人事檔案管理制度

1. 目的

將企業人事檔案管理工作制度化，規範化

維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。

便於相關人事檔案材料的借閱和使用。

2. 適用範圍

適合公司總部及全國各辦事處及分支機構

3. 人事檔案分類

員工人事檔案分為以下四大類：

3.1 入職檔案

3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書影印件等個人入職基本資訊。

3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。

3.2 培訓檔案

新員工入職培訓試卷、培訓心得。

參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。

培訓服務協議。

3.3 職位檔案

職位說明書、職務說明書、職務任命書。

職務變動申請、職位職務變更記錄。

3.4 薪酬考核檔案

試用期考核表、員工試用期總結表。

季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。

3.5 其他檔案

個人黨、團相關資料。

各類獎勵、處罰記錄。

離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、

其他補充協議。

4. 人事檔案的歸檔

歸檔的程式如下：

首先對各類人事檔案進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求。

按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

在目錄上補登材料名稱及有關內容。

將新材料放入檔案。

5. 人事檔案的核查核對

檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如檢視檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後。

對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。

發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。

6. 人事檔案的轉遞

檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程式如下：

取出應轉走的檔案。

在檔案底賬上登出。

填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。

按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。

另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

7. 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

7.1 查閱

設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關許可權人員可以到人事檔案管理部門進行檢視，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。

7.2 借出使用

相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時採用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在「借閱登記表」上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，並到期歸還。

7.3 出具證明材料

一般由於使用人因入黨、入團、提公升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章後方能生效。

8. 人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證

8.1 查閱手續

查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。

8.2 外借手續

首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批准然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚並由借檔人員簽字；最後，歸還時，及時在外借登記上登出。

8.3 出具證明材料的手續

單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

9. 人事檔案保密規定及儲存期限

9.1 公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散。

9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久儲存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年後方可銷毀。

員工跨部門流動管理規定

1. 目的

1.1 從公司全域性利益角度出發，優化公司崗位配置，為員工發展提供公開、公平、公正的機會。

1.2 為保證員工內部流動的有序性，解決員工流動過程中產生的工作銜接問題，特制訂本規定。

2. 適用範圍

公司所有勝任工作的員工。

3. 員工個人提出調動申請的條件

3.1 在同一部門連續工作滿3年以上的員工，可直接向所在部門和人力資源部提出申請，部門應創造條件，支援員工的調動。原則上，部門經理不得限制員工流動。

3.2 在同一部門連續工作滿2年不滿3年的員工，必須徵得本部門經理同意後，向人力資源部提出申請

3.3 在同一部門連續工作不滿2年的員工，原則上不能因個人原因申請內部流動。

3.4 申請流程

3.4.1 員工可通過公司內部主頁或人力資源部諮詢崗位需求資訊，填寫「跨部門調動申請表」，本部門總經理簽字同意後向人力資源部提交申請。

4. 公司業務需要

提出人員調動申請的條件遵循滿足公司級業務和員工職業發展需要的原則，公司會進行員工崗位的調整，保證每一年比列的流動。

4.1 對於公司級業務需要，如內部招聘大區外派人員、公司投資的合資企業的人員派出或對新成立的部門的人員支援等，資格條件由牽頭部門事先與人力資源部共同協商制訂。

用人部門需首先以部門檔案的形式向人力資源部提出用人申請，並可以從對公司業務負責的角度提出候選人，但不允許直接和其他部門的員工面談。

人力資源部審核申請並報總裁室審批同意後，和部門共同組織在公司內部進行公開招聘。

4.2 對於到崗半年以內的新員工，由於招聘時相互之間了解不充分，導致業務需要和員工本人能力不匹配，部門和員工協商一致後，可以部門檔案的形式向人力資源部提出調整員工崗位的申請。

5. 工作交接手續

5.1 同意錄用：根據以上要求和流程，員工被新部門錄用後，人力資源部將結果通知本人和調出部門，原部門從接到人力資源部通知之日起開始安排工作、相關檔案資料、財、物等的交接。

5.2 交接時間：調動員工應主動配合原部門進行各項工作的交接，原部門安排交接的期限一般為30天。特殊情況下最長可延至2個月。

5.3 相關手續：交接完畢後，調動者需要到行政部及資訊部分別辦理固定資產調撥手續、電子郵箱和通訊資訊等的變更手續。

5.4 報到：調動者將全部手續辦理完畢的「跨部門調動申請表」交到人力資源部後，到新部門報到。

5.5 特別注意：在上述流程辦理期間，員工必須繼續做好本職工作；對該員工的日常管理及考核等仍原部門。

待人力資源部將員工到新部門報到的資訊通過郵件通知員工本人、原部門和新部門後，調動方完成。

6. 違規流動的處罰

人力資源部接受來自於各方面對不規範流動的投訴，對於不遵守上述規定流程，給其他部門工作造成不利影響的行為，一經發現，必嚴肅處理。

6.1 對於調動申請未經原部門和人力資源部批准即自行確定接收部門的員工本人，將取消其調動資格。

6.2 對於員工的調動申請未被批准即承諾其他部門的員工調入的部門負責人，將予以通報，追究其幹部管理的責任。

6.3 對於不辦理交接手續自行到新部門上班的員工，在原部門的脫崗時間按曠工處理。

7. 內部崗位調整

員工在部門內部的崗位調整由部門根據業務的需要來確認，部門需將完成的「部門內部崗位調動申請表」交到人力資源備案。崗位調整時間以將表交到人力資源部的時間為準。

員工辭職管理規定及流程

1. 目的

規範員工的辭職管理，使之符合國家的法律法規以及公司的規章制度。

2. 名詞解釋

辭職：員工本人提出與公司解除或終止勞動關係的行為。

3. 適用範圍

全體員工

4. 辦理流程

4.1 員工申請

有辭職意向的員工須提前30天提交辭職申請（試用期的員工須提前3天）；與公司簽署了服務協議的員工，按公司規定履行。

4.2 上機審批

4.2.1 直接上級在收到員工辭職申請的5個工作日內與員工進行溝通，部門經理在收到上級意見的5個工作日內與員工進行溝通。

4.2.2 時間要求：簽批的日期必須在員工離職日期的前5天，同意離職的日期最長不嫩超過員工提出辭職申請日期後的30天。

4.2.3 延期說明：若確因工作需要員工的離職日期需超過30天的，須與員工協商一致後，填寫員工的離職日期，並說明延遲原因。

4.2.4 審計：

若因工作需要需對離職員工進行審計的，部門經理可向審計部提出審計需求，並按「幹部離任審計辦法」辦理審計手續後，再按本規定辦理離職手續，若審計未結束，員工須推遲相應離職日期。

4.3 員工確認

員工在收到部門經理審批通過的辭職申請後，核准確認相關資訊；員工的辭職申請獲得批准後，需按公司要求在離職前辦理工作交接及離職手續；員工的直接上級配合員工進行工作交接，並保證工作交接的效果。

4.4 人力資源面談

4.4.1 在部門經理簽批通過員工的辭職申請後，人力資源部需主動與員工取得聯絡，核准員工的離職資訊（特別是服務協議部門），並進行離職面談。

4.4.2 時間要求：人力資源部須於員工離職前面談完畢，並在員工辭職申請表上簽字；負責面談的人力資源部工作人員在面談完畢後5個工作日內須填寫面談記錄表。

4.4.3 職責劃分：

員工離職由所在系統/分割槽的人力資源專崗負責離職面談，經理離職由系統/區域總部的人力資源總監負責離職面談，總監級（含）以上幹部離職由人力資源部負責幹部管理的總監進行離職面談。

4.5 員工離職手續辦理

員工於離職日期前3個工作日，憑辭職申請表到人力資源部/分割槽人力資源專崗處領取「員工離職手續辦理單」，開始辦理離職手續。離職手續須在員工離職之日辦理完畢，離職手續包括但不限於以下方面：

4.5.1 由直接上級確認工作交接是否完成。

4.5.2 歸還公司物品（包括固定資產、借用物品、部門資產等）。

4.5.3 結算財務（包括借款、報銷等）。

4.5.4 履行相關協議，服務期限未滿的員工，須按協議約定向公司交納違約金：

簽訂了「應屆畢業生接收協議」且服務期未滿，因公司辦理解決戶口、兩地分居等原因而簽訂的服務協議未到期限，公司出資外派培訓、出國等原因而簽訂的服務協議未到期限。

4.5.5 辦理人事相關手續：辦理檔案/戶口的轉移，辦理相關證件的轉移或清理，交還ic卡，辦理解除勞動關係等手續。

4.6 員工的離職手續未能按規定辦理的處理方法

4.6.1 直接上級代辦：如員工在離職日期後2個工作日內仍沒有辦理完離職手續，由離職員工的直接上級代為辦理。公司有權追究員工未按規定辦理離職手續而給公司帶來損失的責任。

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