人事檔案管理制度

第一條總則

1、目的

為規範公司人事檔案管理工作，保證公司員工基本資訊、培訓、薪酬福利等的完整性和延續性，對以往工作進行有效記錄，同時確保日後工作順利開展，特制定本制度。

2、適用範圍

公司人事檔案管理。

3、制定程式

第一條本制度由公司人事部負責編制、修訂和解釋，總經理審核批准。

第二條公司管理範圍

負責公司內全體人員的檔案的建立與管理工作。

第三條人事檔案管理工作執行細則指導

1、檔案分類

（1）勞動人事檔案；

（2）儲備人才檔案；

（3）培訓檔案；

（4）員工年度福利（費用）檔案；

（5）員工年度社會及商業保險檔案；

第四條人事檔案管理

1、自員工入職之日建立個人檔案。檔案分為電子檔案和文字檔案兩種，電子檔案建立便於查詢、分類及篩選，文字檔案力求資訊全面完整。

2、人事部為員工建立個人檔案袋，及時有效的收存員工個人及工作中形成的書面檔案資料。

3、檔案內容主要包括：檔案目錄、員工應聘登記表、面試評估表、身份證影印件、學歷證影印件、職稱/資質證影印件、員工一寸彩照四張、勞動合同、保密協議、競業協議、公升遷、人事變動表、各類獎懲檔案和考評記錄表等相關資料。

4、人事檔案調閱程式

(1)員工檔案屬保密資料，除人事部及員工所屬部門經理及以上人員，其他任何人不得調閱。

(2)調閱員工個人檔案需在人事部提供的《檔案調閱登記表》（附件一）上簽字登記，並由人事部經理核准後方可執行調閱。調閱員工薪酬及福利方面的檔案，必須總經理批准。調閱檔案時間最長以兩日為限，若需續借，需在登記表上再次登記標註。

檔案不得轉借、調換，如需影印，需由人事部相關人員完成。

(3)呼叫許可權為部門經理以上人員可調閱本部門人員，總經理應根據公司人事檔案管理制度合理調閱員工檔案，所調閱範圍不含個人薪酬檔案。

4、人員經批准調至其他單位時，其人事檔案按程式批准後隨本人一同調走，檔案袋由人事部密封。

第五條儲備人才檔案管理

1、為縮短招聘週期，提高招聘效率，由招聘專人負責建立儲備人才檔案庫為企業發展所需人才提前作好準備工作。

2、儲備人才檔案庫里的資料**：

（1）面試中不完全符合任職條件而未被錄用，但在某些方面有明顯優勢或具可塑性的；

（2）面試中企業的相關情況暫時不符合求職者的標準而未入職的；

（3）從其他人才渠道收集的符合條件的人才資訊；

（4）儲備人才檔案可以電子和文字兩種方式存檔，招聘專人負責資訊的不斷收集和保管。

第六條培訓檔案

1、培訓是公司人事部針對員工個人專業知識積累、工作技能提公升、員工職業規劃、增強文化氛圍、提公升公司整體實力而展開的系列活動。培訓檔案是公司培訓計畫實施的有效文字記錄，是後續培訓改進和完善的參考資料。

2、培訓檔案應設立專門的電子文件和文字檔案夾分類進行管理，凡公司組織的集體培訓、專業培訓、外派培訓等期間形成的相關檔案均作為培訓檔案建立專門資料夾儲存。

3、培訓檔案儲存資料為：年度培訓計畫、單項培訓計畫、費用預算、培訓需求調查、培訓評估、考核試題及成績、教案、課件、案例等檔案；培訓檔案應按年度存檔，並建立目錄，便於分類查詢。

3、培訓專人負責收集、整理培訓檔案，定期移交人事部檔案管理員集中管理。

第七條檔案的儲存、銷毀及注意事項

1、公司在職員工的檔案由人事部統一儲存。

2、離職員工的人事檔案自其離職日起儲存三年，部門經理以上及重點崗位人員儲存五年。人事部在檔案儲存期過後，經人事部經理批准並進行書面登記後集中銷毀。

3、檔案保管注意事項

（1）檔案櫃必須由專人保管。

（2）員工檔案每年核對一次，以免檔案流失。

（3）嚴禁任何人私自儲存檔案材料。

（4）管理人員不得與無關人員談論、洩露有關檔案內容。

（5）閱檔時要注意愛護，不可在檔案中劃圈、塗改、摺疊，更不能損壞或隨意複製，如確需影印某份材料時，須經人事部經理同意後，由檔案管理員辦理。

（6）閱讀檔案的員工對檔案內容要注意保密，摘抄的材料不能給無關人員翻閱，更不能給本人看，違者一經查出要追究責任。

（7）若遺失、損壞、塗改或偽造檔案材料的，公司將視情節給予嚴重處罰。

第八條相關記錄

附件《檔案調閱登記表》

附件一檔案調閱登記表

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