一、目的
1．為了使企業人事檔案管理工作制度化、合理化和高效化，促進人事檔案管理能有效地服務企業，特制定本制度。
2．人事檔案是企業的機密資料，必須妥善保管，並做到防蛀、防潮，保持完好無損。
二、基本原則：
安全、保密、清晰和完整。
1．人事檔案是全面考察、了解與正常考評、使用員工的依據，員工資訊是準確了解公司人力資源現狀，以便進行短期和長期人力資源規劃的依據，員工檔案管理工作是人力資源工作的重要組成部分。
2．人事檔案屬公司秘密，人事部門（辦公室）根據國家有關檔案和資訊保密的法規和制度及公司的規定負責管理，確保檔案和資訊的安全。
三、檔案材料分類
員工人事檔案分以下兩大類。
1．試用期員工檔案
（1）分類：基本資料類；試用期考核類；轉正材料類。
（2）材料包括：
①求職書、個人簡歷、面試評價表、員工登記表、技能調查表、身份證學歷證書、及各類資格證書影印件、勞動合同等。
②試用情況反饋表、員工試用期總結及其他試用期考核資料。
③轉正申請、試用期末談話記錄及其他與轉正有關的材料。
2．正式員工檔案
（1）分類：基本資料類、合同/協議類、教育培訓類、考評考核類、薪金變動類、職級變遷類、獎勵懲處類和員工離職類等。
（2）材料包括：
①求職書、個人簡歷、培訓考核記錄（試卷）、員工登記表、技能調查表、身份證、結業證、學位證及各類資格證影印件等個人基本資訊資料；
②勞動合同及補充協議、保密協議等各類協議；
③各類培訓記錄、等相關資料；
④試用期各類考核材料、季度/年度績效考核材料和記錄等資料；
⑤工資記錄、薪資公升/降記錄等；
⑥職位說明書、職務晉公升、職務調動等記錄和資料；
⑦各類獎勵、處罰材料；
⑧離職申請、離職交接手續記錄等。
⑨其他材料。
四、檔案利用方式
人事檔案提供利用的方式是檔案管理部門在可提供利用的範圍內，提供檔案的具體形式。主要有查閱、調閱、出具證明材料和提供人事工作資訊等。
1．查閱：相關利用者可到人事檔案部門去檢視所需了解的檔案材料，無關人員不得要求查閱檔案。檔案管理部門在提供查閱時，應做好查閱的相應記錄。
2．調閱：
（1）相關利用者為了完成某項工作任務，通過查閱不能滿足時，必須將人事檔案借出時，借閱人必須嚴格履行借閱手續，借出時間不得超過兩周。
（2）借出的檔案逾期未還時，檔案管理部門應及時催還或續辦延長手續。
（3）調閱檔案人不得隨著轉借、拆卸、調換、影印檔案。
3．出具證明材料
（1）出具證明材料是在提供利用的範圍內，由管理部門對人事檔案的有關內容進行摘抄或複製，形成單獨材料，以證明該員工情況。
（2）出具的檔案證明應認真核對、審查，加蓋部門公章方可發出。
五、檔案查（借）閱紀律
1．查（借）閱員工內部檔案的人員須是部門、車間負責人或指定指定人員，且只能查（借）其下屬的檔案。
2．除職能部門外，一般不得跨部門查（借）閱員工內部檔案，如確有必要，只能查閱同級及以下人員檔案，並經檔案管理部門負責人同意；
3．查（借）閱員工內部檔案的人員須填寫《檔案查（借）閱登記表》，說明查（借）閱的內容、用途，經管理部門領導批准後方可查（借）閱。
4．公司員工內部檔案一般不外借，特殊情況借閱，借用人須持公司分管檔案管理工作的領導批准後，方可借閱。
5．檔案借出時間不超過3天，如需超期借閱，應補辦手續。
6．借閱人員應妥善保管所借檔案，確保所借檔案的安全和保密。
六、檔案儲存與銷毀
1．公司建立的內部人事檔案原則上屬於永久儲存，對於辭職、辭退和離職人員的檔案，凡是未能轉出的檔案，自離職之日起儲存一年後方可銷毀。
2．檔案管理部門負責對收集的歸檔材料按規定進行整理、裝訂並按員工順序進行有序保管；
3．為確保檔****，每半年對內部檔案進行檢查、核對；
4．每年年底清理當年離職員工檔案，並將離職員工內部檔案分開儲存。
七、附則
本制度經總經理批准後執行，修改時相同。
人事檔案管理制度
第一條人事檔案管理的目的 1 保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。2 維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。3 便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...