1、目的
為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為華氏集團各項工作服務，特制定本管理制度。
2、適用範圍
集團總部及其各公司
3、管理職責
1、集團人力資源中心人事檔案的管理職責——
（1）負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制
度與實施等規範；
（2）負責對各公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導；
（3）負責集團直屬部門所有員工人事檔案管理工作，及雙龍地產、
華氏百貨、天豐物業等公司主要負責人及辦公室主任的人事檔案管理
工作。2、各公司辦公室人事檔案管理的職責——
負責執行本制度，按其要求分級建立規範的人事檔案，並負責本
公司所有員工人事檔案管理工作。
4、人事檔案主要內容
1、員工入職資料
（1）個人簡歷
（2）應聘登記表
（3）面試評估表
（4）身份證影印件
（5）學歷學位、資格影印件材料
（6）兩張1寸**
（7）原單位解除勞動合同書或離職證明
（8）試用期考核及轉正評估表等
2、合同協議
勞動合同/聘用合同書、勞動合同變更（補充）協議、保密合同、應
屆畢業生協議、實習協議等。
3、員工薪酬福利資料
《xx集團員工工資、補貼調整審批表》、《高管人員車輛補貼變動
審批表》、社會保險繳納證明等。
4、員工異動資料
員工職務任（免）命書、職位調動通知等
5、員工培訓資料
（1）職前培訓：員工入職前接受的各種專業培訓證書影印件
（2）在崗培訓：新員工入職培訓試卷、《員工個人培訓記錄卡》、
培訓心得、外派培訓總結等
（3）其他培訓：工作期間，員工自費/公費參加與工作有關專業培
訓課程所獲結業證書影印件，培訓服務協議書等
6、員工績效資料
（1）考核記錄：員工月度、年度考核結果相關**影印件、考核
面談記錄等
（2）獎懲記錄：員工的獎勵或處罰相關檔案影印件
7、員工離職資料
離職申請、離職談話記錄、員工離職手續清單、離職證明等
8、其它相關資料
5、人事檔案管理原則
1、實行「一人一檔」歸類管理原則
（1）真實性——員工資訊必須確保真實，有據可查；
（2）完整性——確保員工檔案資訊完整，沒有遺漏；
（3）保密性——人事檔案管理人員必須對員工的個人檔案絕對保
密，除工作和管理需要不得私自向任何單位及個人提供員工個人檔案。
2、人事動態檔案管理原則
（1）新入職員工
在到崗前，各單位人事檔案管理人員根據本管理制度，新建檔案，
並對其人事檔案資料的真實性、有效性進行核查， 如有虛假，可不予
錄用或解聘處理；如核查無誤，則在員工入職3日內將人事資料入檔
並登入於《員工人事檔案資訊表》（附件1）；
（2）在職員工
員工資訊一旦發生變動（如學歷變動，身份證號碼變動，個人技
術職稱變動，婚姻狀況變動等），員工應及時將相關資料影印件交人
力資源部歸檔，原件當場查驗，後由人事檔案管理員在《員工人事檔
案資訊表》中予以更新；員工發生崗位調動後，其個人檔案由原單位
調入新單位，新單位檔案管理人員根據原檔案繼續建檔；
（3）離職、辭退等解除勞動合同員工
各單位設立離職人員檔案封存管理，超過兩年各公司報集團人
力資源中心統一處理。
3、檔案管理要求
嚴格分類、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
六、檔案查閱管理規定
1、各部門因工作需要查閱員工人事檔案，須填寫《人事檔案查閱申請表》（附件2），並經本單位人事檔案負責人批准後，人事檔案管理員方可提供就地查閱，不得帶走。
2、任何單位一般不得跨部門查閱人事檔案，下級員工不得查閱上級員工人事檔案，特殊情況下須經集團人力資源中心負責人批准。
3、集團總裁助理以上級別領導、各公司負責人及集團人力資源中心負責人可直接通過本單位檔案管理員辦理查閱手續。
4、外來單位查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經人事檔案負責人批准後，方可查閱。
5、檔案管理人員應做好查閱登記，並在《人事檔案查閱登記表》（附件3）簽字登記。
8、查閱檔案注意事項：
（1）嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
（2）不得擅自複製（拍攝）檔案內容，如因工作需要從檔案中取證
必須事先經人事檔案負責人同意；
（3）查閱檔案者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節輕重，予以
懲處。——本制度由集團人力資源中心制定並負責解釋，自頒布之日起實施。
附件：1、《員工人事檔案資訊表》
2、《人事檔案查閱申請表》
3、《人事檔案查閱登記表》
集團人事檔案管理制度艾普
第一章 總則 第一條 為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化 規範化 制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為艾普集團各項工作服務，特制定本管理制度。第二條 人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執...
集團檔案管理制度
為了全面加強檔案管理，充分發揮檔案作用，有效地保護和利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。一 檔案管理人員職責 1 集團公司總部及下屬各單位要有專人負責檔案工作。2 檔案管理人員要做到遵紀守法 忠於職守 愛崗敬業 保守秘密。3 檔案管理人員要熟悉業務，做到分門別類 科學規範 方便查閱 按時歸檔。4...
集團檔案管理制度
一 嚴格執行檔案收集 整理 保管 鑑定 提供與銷毀等規定，確保其完整 系統和安全。二 檔案室內懸掛 檔案管理制度 檔案借閱制度 與 檔案借閱流程 三 借出的檔案須按時歸還，檔案借出時間不能超過三天，如有特殊情況不能按時歸還，需要續借手續。利用後的檔案應隨即放回原處。按集團 公司 部門 組的級別放置。...