檔案編號：lc-hr-gc10
版本：v1.0
1 目的
將企業人事檔案管理工作制度化，規範化維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。
便於相關人事檔案材料的借閱和使用。
2 適用範圍
公司所有員工。
3 人事檔案分類
員工人事檔案分為以下四大類：
4.1 入職檔案
1、入職資料：個人簡歷、入司申請表、員工履歷表、承諾書、上一家單位的離職證明（員工承諾書）、員工擔保書、擔保人身份證影印件、員工身份證影印件、學歷學位證書、各類資格證書影印件、體檢資料、員工**等個人入職基本資訊。
2、勞動合同、保密級禁業限制協議、裝置領用協議等。
3.2職位檔案
1、職位說明書、員工調動審批表。
2、試用期考核表、試用期轉正申請表、員工試用期工作總結。
3.3薪酬檔案
調薪申請單、調薪/降薪記錄。
3.4 離職檔案
1、離職申請書；
2、工作交接單；
3、離職交接清單；
4、專案交接單；
5、離職證明存根。
4 社會保險及住房公積金材料
4.1 員工社保和公積金的增減員表
4.2員工轉移保險的轉移表
5 員工企業檔案的保管、收集和歸檔
5.1員工企業檔案的保管
1、檔案捲皮、目錄和檔案袋的樣式、規格使用專用檔案物品；
2、檔案存放地需堅固、防火、防潮、防蛀。
5.2員工企業檔案的收集和歸檔
1、及時通過有關部門收集員工的入職、任免、調動、等新材料，充實檔案內容。
2、收集到的材料，必須經過認真的鑑別。屬於歸檔的材料應真實，完整齊全，文字清楚，物件明確，手續完備。需經所在單位審查蓋章或者本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入檔案。
3、收集到的材料要及時整理、登記、歸檔；在檔案卡上登記相關材料名稱及有關內容，將新材料放入檔案，並做好標記。
4、入檔材料需使用a4規格的紙張。
6 人事檔案的核查核對
6.1 重要性
檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如檢視檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。
6.2 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
1、 突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後。
2、對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
3、 發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
7 人事檔案編碼
人事案編碼規則：首4位由浪潮嘉信拼音第乙個字母的大寫「lcjx」，後四位從0001開始編碼，一次類推。
8 人事檔案保密規定及儲存期限
8.1 人事檔案保密和儲存工作要求：
公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、塗改、變更或銷毀，並且嚴格保密，不得擴散。
8.2人事檔案儲存期限：
公司的內部各類人事檔案原則上永久儲存，對於已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年後方可銷毀。
9 附件
《檔案登記卡》
浪潮嘉信員工檔案編號：lcjx 0001
2023年3月7日
人事檔案管理制度
第一條人事檔案管理的目的 1 保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。2 維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。3 便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...