畢業生同學們，你們好！
你們即將結束大學生活，開始人生新的旅程。在你們忙於畢業的同時，請不要忽略記載你們成長足跡的學生人事檔案。為了每位同學的檔案能夠準確、迅速的轉遞到接收單位, 請你們對下列注意事項一定給予重視，並且嚴格遵照執行。
第一部分：檔案轉遞步驟須知
一、確保在**上填寫的檔案轉遞資訊準確無誤
畢業生在**上填寫檔案轉遞資訊時，應特別注意：請填寫準確的檔案接收單位名稱及詳細位址，單位名稱不得使用簡稱。請畢業生依據個人情況對應以下六種類別。
1、有派遣單位的畢業生
（1）凡派遣單位有接收機要檔案許可權的,比如畢業生簽約單位是國家機關、大型企事業單位、高等院校等，應直接填寫其單位接收檔案部門的名稱及其詳細位址。
（2）凡派遣單位不符合機要通訊投遞範圍的,比如簽約單位是某中學或某個企事業單位，則要填寫與機要局有直投關係的上級單位的名稱及詳細位址。
（3）在「三資」（合資、外資、獨資）或私企等報到單位不符合機要通訊投遞範圍，且無人事檔案保管許可權的單位就業的，應提供其專門指定的符合機要通訊範圍並有人事檔案保管許可權的檔案轉遞單位名稱、詳細位址：
一般單位集體在某人才交流中心開戶的，在《全國普通高等學校畢業生就業協議書》上「檔案轉寄詳細位址」欄填寫某人才交流中心，檔案將被轉遞到該中心；
綜上所述，要特別注意派遣單位和檔案接收單位之間的關係，兩者有可能不是一致的，因而在填寫檔案轉遞資訊時，如有必要，請諮詢單位人事加以確認。
2、檔案轉回原籍的畢業生
凡回省二分的同學，其報到單位、檔案轉遞位址一般為生源地畢業生就業主管部門、當地人力資源和社會保障局、人才交流中心等。上述位址由北京市教委協商各省市畢業生就業主管部門後提供給學校就業指導中心。
3、繼續讀研的畢業生
（1）已經考取校外研究生的同學，請按錄取學校的要求填寫轉檔資訊，一般具體到所錄取學校的院（系、所、中心）的黨委或人事部門。
另外，請將錄取學校的調檔函或錄取通知書交給學院，由學院統一提交檔案室備份留存。
（2）已經保送或考取本校研究生的同學，請填寫錄取院（系、所、中心）的名稱。
4、博士後入站的畢業生
博士後入站的畢業生請按接收單位要求填寫轉檔資訊。
另外，請將接收單位的調檔函或錄取通知書交給學院，由學院統一提交檔案室備份留存。
5、申請出國的畢業生
（1）北京生源確定出國的學生可以把檔案存放在教育部留學服務中心（離校前自己去辦存檔手續）、所在區縣人事局畢業生就業工作部門或家庭所在地街道辦事處。
（2）外省市生源確定出國的學生也可以把檔案存放到教育部留學服務中心檔案室（離校前自己去辦存檔手續）、生源地各省市的畢業生就業工作部門、人事勞動部門、人才交流中心等。
教育部留學服務中心檔案室
位址：北京市海淀區北四環西路56號輝煌時代大廈六層
諮詢**：010-62677800。
（3）按規定，公派出國學生在其留學期間由學校保管檔案。
6、在職、委培的畢業生
在職、委培的畢業生，轉檔單位應填寫原單位，如要更改轉檔單位，需在原單位開具同意更改證明，並把由所在院系及研究生院（或教務部）蓋章備案後的證明，連同在新單位開具的調檔函一併交到人事檔案管理辦公室。
二、查詢自己的檔案轉遞情況
我校畢業生檔案通常在七月中旬左右通過機要形式發出。京內檔案管理部門一般7個工作日內可收到，京外檔案管理部門一般10個工作日內可收到。
一般在畢業後辦理轉檔手續的兩個月內，應向本人檔案接收單位詢問檔案是否寄達。
我校一般通過機要局轉遞學生檔案，應當特別注意機要局只提供一年內的有效查詢期。所以請畢業生高度重視，及時主動查詢。
三、因特殊原因需要辦理暫緩轉遞檔案的流程
畢業生因特殊原因要求檔案暫緩轉遞的，應由個人提出申請，寫明緩發事由，請本人所在院（系）負責人簽字蓋章，或由就業指導中心簽字蓋章，最後由院系統一交到檔案辦備份留存，才可緩發檔案。
按照國家及學校的相關規定，待分生檔案暫存在學校期間，只能辦理與就業相關的手續，其他情況下均不能使用在校暫存的檔案，包括無法辦理出國護照；錄取研究生後不能直接轉遞檔案，檔案需轉回家庭所在地後再轉至錄取學校或單位；不開具出國成績單；不開具婚育、公升學、出國（境）、保險、購房、出生、無犯罪記錄、親屬關係、學歷、經歷、財產繼承等證明。如因出國、考研等確實需要開具證明材料的，須先將其檔案轉回生源地，再由生源所在地的有關部門開具相關證明材料。
第二部分：常見問題解答
有些畢業生可能對自己檔案的重要性、轉遞流程等方面存在一些疑惑，我們在此列舉了一些常見問題並加以作答，希望同學們耐心了解一下。
問：學生檔案的重要性在哪？
答：學生檔案是人事檔案的一部分。
人事檔案具有三大職能：
一是個人經歷的真實記錄；
二是表明乙個人的行政隸屬關係；
三是為單位和個人提供相關人事服務的依據。
學生檔案是記錄學生個人經歷、成長歷程的歷史材料。其中，高中材料、高考材料、學習成績、學位學歷審批材料、各類履歷表登記表以及在校表現等，是許多用人單位聘用人員的重要參考；凡正規的用人單位，都會需要畢業生的檔案並指定其轉遞到專門的檔案保管部門。可以說，有沒有完整的學生檔案資料直接關係到畢業生的順利就業。
因此，保證學生檔案的完整性和一致性，不僅是學校職能部門和院系所中心的責任，同時也需要學生本人給予高度的關注和積極的配合。
問：畢業生檔案能否自己攜帶？
答：人事檔案原則上不能由畢業生自帶。
問：檔案轉遞的方式有哪些？
答：1、按照**組織部和國家檔案局有關規定，人事檔案必須以機密件由機要通訊方式轉遞到單位；
2、凡機要通訊方式無法投遞的單位，或遇緊急情況，可由學校派專人送到用人單位或由用人單位人事部門派專人來取。
問：何謂機要通訊？
答：機要通訊是較普通郵政更為保密、安全、準確的檔案轉遞渠道，其主要服務物件是縣級以上黨政軍和國有企事業單位。
問：為什麼有的畢業生檔案會被退回學校？
答：被退回的畢業生檔案中90%以上都是因為沒有準確弄清「檔案接收單位」和「檔案轉寄詳細位址」的含義，因而這一點需要畢業生格外注意，填寫資訊時保證準確性。
隨著形勢的發展，檔案工作也發生了變化，檔案轉遞過程較過去更為多樣化，時常會出現我們意想不到的情況。所以，請各位畢業生在所在院（系、所、中心）負責就業工作的老師處留下自己長期有效的聯絡方式（本人**確要變更的，可留下家人聯絡方式），以便出現問題時學校能夠在第一時間聯絡到本人或家人。
同學們若遇到檔案相關問題，歡迎隨時與我們聯絡。
諮詢**：
學生工作部檔案管理辦公室位址：大活中心三層
祝願每一位畢業生平安、健康、快樂！事業有成！
學生工作部
2023年4月22日
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