畢業生檔案轉遞須知

日期：2023年3月28日

畢業生同學們:

檔案對你們每個人都很重要,她濃縮著你的大學生活並將伴隨你新的人生之旅，為了她和你都能順利抵達新的人生驛站,請你對下列問題給以關注。

*問:學生檔案由何部門管理?

答:我校學生檔案由學籍管理辦公室檔案室管理（主樓707）。

*問:學生檔案能否由自己攜帶?

答:根據國家有關檔案精神及學校相關規定,畢業生檔案不得由本人攜帶。

*問:是否可以辦理留檔?

答:不辦理留檔。

*問:檔案轉遞的方式有哪些?

答:檔案轉遞的方式有以下兩種:

1.按照有關規定人事檔案必須以機密件由機要通訊方式轉遞到派遣單位。

2.發往秦皇島地區的檔案由學籍辦指派專人送到用人單位。

*問:檔案何時轉遞?

答:我校畢業生檔案通常在七月下旬寄出，可能由於有部分補考的畢業生稍有延遲。

*問: 畢業生填寫《全國普通高等學校畢業生就業協議書》時的特別注意事項有哪些？

答: 畢業生填寫《全國普通高等學校畢業生就業協議書》時，特別是用人單位情況一欄,最好能由派遣單位人事部門填寫或向派遣單位問清楚各項情況後再填寫,做到派遣單位名稱、通訊位址和郵編詳細、準確無誤，以免給七月份的畢業生檔案轉遞工作帶來不必要的麻煩,影響同學們的正常報到。

填寫時還須注意以下事項：

1. 單位名稱不得使用簡稱。

2.要特別注意填寫單位、單位隸屬及檔案轉寄詳細位址三者之間的關係:

(1) 凡派遣單位能通過機要通訊的方式投遞到達的,同時也具有人事檔案保管許可權的(縣級以上黨政軍和國有企事業單位),應提供派遣單位的名稱、詳細位址和郵編。

(2) 凡派遣單位不能通過機要通訊的方式投遞到達的，但具有人事檔案保管許可權的,應填寫派遣單位的直屬上級單位的名稱和詳細位址,由上級單位代轉；如果直屬上級單位仍不能通過機要通訊的方式投遞到達的，還需進一步填寫更高一級的上級單位的名稱、詳細位址和郵編,直至通過機要通訊投遞能到達為止。

(3) 凡派遣單位不符合機要通訊投遞範圍,並且無人事檔案保管許可權的,如派遣到民營、外資、合資、個體等單位的同學,務必提供準確的符合機要通訊投遞範圍並有人事檔案保管許可權的檔案轉遞單位的名稱和詳細位址。例如;聯想集團,其檔案具有保管許可權的是中科院人才交流中心。

(4) 凡派遣單位與上級主管單位不在同一城市的,應提供派遣單位所在城市的具有人事檔案保管許可權的單位名稱和檔案轉寄的詳細位址。例如:深圳亞奧實業****北京分公司,其檔案具有保管許可權的是北京北辰人才交流服務中心。

（5）報到證是地市人力資源和社會保障局的同學，檔案轉到地市人力資源和社會保障局檔案室。

（6）根據近幾年畢業生派遣情況發現有些城市人力資源和社會保障局不接收檔案，畢業生檔案必須派遣到區、縣人力資源和社會保障局或人才交流中心，例如：北京市。

3.考取研究生的學生收到檔案函後及時到註冊辦檔案室辦理調檔手續，有單位的必須與原單位解除協議後方可調檔。

*問:何為機要通訊?

答:機要通訊是較普通郵政更為保密、安全、準確的檔案轉遞渠道,其服務物件主要是縣級以上黨政軍和國有企事業單位。

*問:有關畢業生檔案具體事宜如何查詢?

答:同學們畢業後必須在派遣證規定的時間內到單位或人力資源和社會保障局報到，並到檔案管理部門查詢本人檔案。如檔案郵寄兩個月後仍未收到檔案的可以向我校學籍辦聯絡查詢。

學籍辦將通過秦皇島市機要局查詢檔案下落，機要局查詢檔案有效期限為一年。

特別提醒同學們注意:如檔案未收到,一定要在一年查詢期以內查詢,否則機要局將不再提供查詢服務。

關於檔案轉寄如有其他問題,歡迎同學們向學籍辦諮詢, 諮詢**：0335

東北石油大學秦皇島分校學工部

2023年4月1日