4.3:總經理、管理者代表負責內部體系檔案的審核、批准。
4.4:文控負責所有體系檔案電子文件的管理、儲存。文控室原稿（包括電子文件）均為受控檔案，無須蓋受控檔案章，但要記錄於檔案清單上，以利查詢。
5 程式
5.1外部檔案控制流程說明
5.1.1:接收
5.1.1.1當客戶e-mail圖紙或其它技術資料來我司時由業務人員將e-mail資料按客戶分類儲存在電子文件中,而後要求列印乙份交給文控中心。
5.1.1.2當客戶以傳真的形式傳送技術資料時由文控中心負責人將圖紙接收後影印乙份進行留存。
5.1.2:外來檔案識別、分發管制
5.1.2.1文控接收到檔案後首先將其記錄於《外來檔案清單》。
5.1.2.2文控根據相關部門需要影印相應份數的資料。
5.1.2.
3影印完成後將原稿按客戶的型別分類儲存於文控中心原稿檔案中，影印件由文控將其蓋上藍色《外來檔案章》後分發，要求分發時將分發的份數、日期、接收人等記錄於《檔案分發/**記錄表》中。
5.1.2.4接收部門接收檔案後要求將外來檔案進行分類儲存,並且要得到明確的標識;而且在現場不可以出現作廢或已變更的檔案。
5.1.2.5 接收檔案的標識日期或類別記錄於《索引表》中，便於查閱。
5.1.3:外來檔案變更\報廢管制
5.1.3.1當客戶的要求以書面的形式變更時(其中接收和分發同以上5.1.1、5.1.2中要求一致)由文控將舊版本的檔案進行收回,而後將新版本進行分發。
5.1.3.2外來檔案版本的標識:以外來檔案接收的日期作為版本標識。
5.1.3.
3當圖紙變更後已經確認以後都已不再使用時由文控將其收回,並且統一的銷毀,文控需將作廢檔案原稿進行儲存;而其中現場或相關部門認為有必要儲存變更檔案時,可由文控加蓋藍色《參考檔案章》以便識別,如是報廢檔案則需在其檔案正面蓋紅色《作廢檔案章》。
5.1.4:外來檔案其它補充說明
5.1.4.1本公司其它的外來檔案由文控中心統一的分類後將其中的接收、審核、儲存部門、是否需要受控等明確於《外來檔案清單》中，並分發至所需部門。
5.2內部檔案控制流程說明
5.2.1:制定、審核、批准許可權
5.2.2:編號方式
具體依《檔案編號辦法》執行。
5.2.3:內部檔案接收
5.2.3.1各部門主管或管理者代表將審核、批准後的檔案統一將原稿交至文控受控。
5.2.4:分發、修改管制
5.2.4.1 文控接收到檔案後首先將其記錄於《受控檔案清單》。
5.2.4.2文控根據相關部門需要影印相應份數的資料。
5.2.4.
3影印完成後將原稿按檔案的型別分類儲存於文控中心原稿檔案中，影印件由文控將其蓋上藍色受控檔案章後,再根據分發的部門分別蓋上藍色部門印章後分發，要求分發時將分發的份數、日期、接收人等記錄於《檔案分發/**記錄表》中。
5.2.4.4接收部門接收檔案後要求將內部檔案進行分類儲存或貼示,並且要得到明確的標識和保護;而且在現場不可以出現作廢或已變更的檔案。
5.2.4.5當檔案需要修改時由提出部門填寫《檔案（新訂、修訂、廢止）申請單》及修改好後的檔案交相關部門責任人審批後交文控中心受控，修改的記錄需登入於《檔案履歷表》中。
5.2.5:內部檔案變更\報廢管制
5.2.5.1當相關部門管制要求變更時(其中接收和分發同以上5.2.3、5.2.4中要求一致)由文控將舊版本的檔案進行收回,而後將新版本進行分發。
5.2.5.
2內部檔案版本/次的標識:第一版本用(a)代表,第二版本用（b）代表，以此類推。版次即為修改的次數，新版發行為0，修改一次為1，修改兩次為2，以此類推。
如a/1表示版本為a，修改次數為1。
5.2.5.
3當內部檔案變更後已經確認以後都已不再使用時由文控將其收回,並且統一的銷毀,而要求文控作廢檔案原稿要進行儲存;而其中現場或相關部門認為有必要儲存變更檔案時,可由文控加蓋藍色參考檔案章以便識別,如是報廢檔案則需在其檔案正面蓋紅色作廢檔案章.
5.3檔案的使用管制
5.3.1 任何檔案資料,均不得任意影印及外流.
5.3.2 為防止不法盜取、洩漏,受控檔案原件須集中歸檔存放特定地點或櫃,欲借閱應經管理者代表同意.
5.3.3 為了執行方便或展示說明而節錄檔案區域性內容時,應加蓋受控章並確認內容一致無誤,涉及內容變更時由使用部門重新提出修正.
5.3.4 因工作需要,其它部門需到文控中心借閱檔案時,應於《檔案借閱登記表》上登記記錄,借閱人應妥善保管好檔案並及時歸還.
5.3.5 如檔案遺失時遺失部門主管需向文控申請補發檔案,其中補發檔案的記錄與分發檔案所使用的記錄是一致(但必須在記錄中註明是補發)。
5.4電子檔案的管制
5.4.1如各部門需使用的電子檔案，文控中心應拷貝電子檔案給使用部門並將電子檔案設定為[唯讀]格式。
使用者應建立電子檔案清單(以電子檔或紙張的形式),必要時以拷貝備份等方式進行儲存.
5.4.2各使用者應與計算機維護員聯絡進行計算機防病毒處理及其它必要的軟體,硬體維護.
6 引用檔案、附件和編號
無7 引用表單及編號
7.1檔案(新訂/修訂/廢止)申請單（qr-4201）
7.2 受控檔案清單qr-4203）
7.3 索引表qr-4205）
7.4 檔案借閱登記表qr-4212）
7.5 外來檔案清單qr-4213）
7.6 檔案分發/**記錄表 （qr-4214）
QP41檔案與管理程式
1.目的 對與質量管理體系有關的檔案進行控制，確保相關部門及時得到並使用有效的版本。防止誤用失效和作廢的檔案版本。2.範圍 適用於質量管理體系有關的檔案控制。3.職責 3.1總經理負責批准發布質量手冊和程式檔案。3.2 管理者代表負責審核程式檔案。3.3 文控中心負責體系檔案歸口管理，對現有體系檔案...
01檔案管理程式
模板是在編制檔案時所使用的基礎樣式，以確保編制的檔案在樣式上具有高度的一致性，宜採用word的文件模板 dot 形式發布。3.7 管理手冊 管理手冊是用於闡述並規定公司全過程管理的範圍 方針 目標 基本結構 職責 過程之間的相互作用等內容的綱領性檔案。3.8 程式檔案 程式檔案是指描述某些特定過程的...
3 01檔案管理程式
1 目的 為了對資訊保安管理檔案的編制 審核 批准 標識 發放 管理 使用 評審 更改 修訂 作廢等過程的實施有效控制，特制定本程式。2 範圍 本程式適用於檔案管理。3 職責 3.1 總經理 負責批准資訊保安管理檔案的制訂 修訂計畫，負責批准 資訊保安管理手冊 含資訊保安方針 和 資訊保安適用性宣告...