模板是在編制檔案時所使用的基礎樣式，以確保編制的檔案在樣式上具有高度的一致性，宜採用word的文件模板（*.dot）形式發布。
3.7 管理手冊
管理手冊是用於闡述並規定公司全過程管理的範圍、方針、目標、基本結構、職責、過程之間的相互作用等內容的綱領性檔案。
3.8 程式檔案
程式檔案是指描述某些特定過程的檔案，通常是針對管理手冊某個過程的進一步闡述，或是針對某項複雜業務管理所作的概括性描述。
3.9 管理標準/管理性檔案
指對公司內部需要協調統一的管理事項做出規定的檔案，如管理手冊、程式檔案以及規章制度、管理標準等**檔案及相關記錄等。
3.10 技術標準/技術性檔案
指對需要協調統一的技術事項做出規定的檔案，如採用的產品標準、試驗方法、各類操作規程、檢定（修）規程、工藝卡片、應急預案和相關記錄等。
3.11 職責劃分手冊
職責劃分手冊是描述公司內部各部門歸口管理職能和支援職能關係的檔案。
3.12 工作標準/崗位說明書
工作標準是指為保障管理性檔案、技術性檔案得到有效實施，而對設定的機構與崗位的職責、人員基本技能、工作內容及要求與方法等做出具體規定的檔案。公司的工作標準即為崗位說明書。崗位說明書是對公司崗位的任職條件、崗位目的、指揮關係、溝通關係、職責範圍、工作標準和考核評價內容等做出具體規定的檔案。
3.13 外來檔案
公司執行相關法律法規和其他要求的管理規定，識別來自公司外部的檔案，其中直接採用的這類檔案稱為外來檔案。
3.14 通知
用於布置工作，階段性有效的規範性檔案。
3.15 會議紀要
會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項，要求相關單位執行的規範性檔案，經相應許可權的與會領導簽發。
3.16 受控公文
特指按受控要求分發管理的公司公文。
3.17 公司級檔案
本程式所指公司級檔案是指中國石油化工股份****金陵分公司所發布的檔案。
3.18 部門級檔案
本程式所指部門級檔案泛指公司內各部門（單位）（我未弄清楚它的定義（是否需要定義）。它是指各職能部門和公司所屬各二級單位和總稱？還是單指各執行部？
若是後者，以下定義還算正確，否則容易引起歧義）所發布的，僅適用於本部門（單位）內部的檔案(是否可理解為安環處等部門以公司名義發布的檔案為公司級檔案，以部門名稱發布的檔案為部門級檔案？儘管這類檔案不僅在本部門適用，也適用於公司範圍？)。
3.19 oa系統
oa是office automation的縮寫，指實現企業內部資訊交流、共享、流轉處理的和實現辦公自動化和提高工作效率的各種資訊化裝置和應用軟體。本程式中特指「金陵石化辦公自動化系統」。
3.20 一體化管理體系**
是公司檔案有效發布的唯一網上平台，發布位址由企業管理處及時通告周知。
4 職責
4.1 企業管理處是公司檔案管理工作的主管部門。負責制（修）訂相關的檔案管理規定、檔案編制規範；負責檔案的體系編號編制；負責組織制（修）訂《管理手冊》、《職責劃分手冊》、程式檔案；負責審核各部門制（修）訂的公司級管理性檔案，並進行監督、檢查、考核。
4.2 總經理（外事）辦公室負責公司行政公文的歸口管理以及上級下發的公文的傳閱、歸檔管理，是公司各類公文最終歸檔部門。
4.3 黨委辦公室負責黨內公文的歸口管理以及上級下發的黨內公文的傳閱、歸檔管理。
4.4 公司紀委負責紀律檢查類公文的歸口管理以及上級下發的紀律檢查類公文的傳閱、歸檔管理。
4.5 公司工會辦公室負責工會系統公文的歸口管理以及上級工會組織下發公文的傳閱、歸檔管理。
4.6 公司團委負責共青團系統公文的歸口管理以及上級團組織下發公文的傳閱、歸檔管理。
4.7 人力資源（組織）處負責組織編制和發布崗位說明書。
4.8 資訊中心負責公司oa系統、一體化管理體系**的維護、資料備份及系統的完善工作。
4.9 各部門、中心負責制（修）訂和審核職責範圍內的公司級管理性、技術性檔案，並負責宣貫和監督執行；負責制（修）訂本部門、中心職能範圍內的記錄格式；負責識別、發布、宣貫本部門、中心職能範圍內的外來檔案。
4.10 各執行部負責制（修）訂和審核職責範圍內的部門級管理性、技術性檔案，並負責宣貫和監督執行；負責制（修）訂本執行部專有的記錄格式。
4.11 各部門（單位）負責本部門（單位）所使用的檔案收集、整理、歸檔、保護，按程式進行處置，並編制本部門（單位）「受控檔案清單」（檔案清單包含的範圍可能比較大，受控檔案清單只包括各部門使用的涉及體系管理的必須受控的檔案（也是外審時關心的檔案），有可能比檔案清單（包括受控及不受控檔案）範圍小。）以備查。
5 工作程式
5.1 檔案分類
5.1.1 按檔案層次和型別劃分
a)第一層次檔案（t10）：管理體系手冊（含管理方針）、目標和指標、職責劃分手冊。（內控手冊？）
b)第二層次檔案（t20）：程式檔案。（我認為職責劃分手冊等應劃為第二層檔案，按理說職責劃分是體系策劃的結果）
c)第三層次檔案：作業檔案
——管理性檔案（t30），包括規章制度（t31）和其他管理性檔案（t32）；
——技術性檔案（t40）；
——崗位說明書（t50）；
——記錄格式（t60）；
——模板（t70）；
——外來檔案；
——受控通知；
——會議紀要；
——受控公文。
d)第四層次檔案：記錄。
5.1.2 按屬性劃分，分為管理性檔案、技術性檔案和崗位說明書。
5.1.3 按**劃分，分為內部檔案和外來檔案。
5.1.4 按載體劃分，分為電子版和紙質版兩種形式，電子版受控檔案需在一體化管理體系**中發布。
5.1.5 按管理狀態劃分，分為「受控檔案」和「非受控檔案」兩種。
5.2 檔案標識
5.2.1 版本標識
a）檔案有版本號時，以「版本/修改」標識，採用英文大寫字母/阿拉伯數字，版本以英文大寫字母a、b、c、d……表示，每換一版遞進乙個字母；修改次數用阿拉伯數字表示，從「0」開始，每更改一次遞進乙個數字；
b）檔案無版本號時，以檔案編號中「年代號」、「實施時間」標識。
5.2.2 受控標識
a）一體化管理體系**上所發布的所有現行檔案均為受控檔案；
b）紙質版檔案只有在加蓋綠色「受控」章和發放流水號時，方可視為受控檔案。發放流水號從阿拉伯數字「1」開始按自然數順序遞增；
c）紙質版受控檔案的影印件視為非受控檔案；
d）紙質版檔案受控管理：
——單行本檔案。在封面右上角加蓋綠色「受控」印章和發放流水號；
——彙編本檔案。除在封面右上角蓋綠色「受控」印章和發放流水號外，還須在目錄頁右上角蓋綠色「受控」印章；如彙編本包含非受控檔案時，應在目錄頁後加頁標明彙編本中受控檔案的名稱和編號，並在加頁的右上角加蓋綠色「受控」印章。；
——與體系管理有關的公文須受控管理。
5.2.3 保密標識
檔案的保密標識執行《檔案編寫管理標準》（jlsh-t32.10.01.001.2011）。
（檔案編號也是一種標識，編號規則是否應予說明？是在《檔案編寫管理標準》中規定了嗎？是否應在此有所說明呢？編號是否要滿足總部企管部關於制度標準化改造的要求？）
5.3 檔案起草、會簽、審核、批准和發布
5.3.1 檔案起草
5.3.1.1 編寫分工
a)企業管理處組織編寫管理體系手冊（含管理方針）、職責劃分手冊。
b)總經理辦公室負責彙總年度目標和指標。
c)各部門、中心按業務「誰主管，誰負責」的原則，負責組織專業目標、程式檔案、作業檔案的編寫。
d)各部門（單位）負責編寫本單位使用的各類檔案。
5.3.1.2 編寫要求
a）載體要求：公司制定的檔案一律要有電子版檔案。
b）格式要求：檔案的編寫均要符合《檔案編寫管理標準》（jlsh-t32.10.01.001.2011）的要求,公文正文起草按照總經理（外事）辦公室確定的規範。
5.3.1.3 起草人應把握檔案內容的準確性、合理性及其專業法規要求的符合性；合理設定發放範圍、正文屬性和關聯檔案，明確檔案的會簽單位、審核人、批准人。
5.3.2 檔案會簽、審核和批准
5.3.2.1 檔案審核前，應當經過會簽。檔案起草後，由歸口部門（單位）通過oa系統進行會簽，涉密或有其他特殊要求的檔案，以「辦文稿紙」的形式進行書面會簽。
5.3.2.2 檔案中有涉及其他部門（單位）管理內容的，必須送會簽；會簽部門（單位）負責審核檔案涉及本部門（單位）內容的準確性、合理性及其專業法規要求的符合性。
5.3.2.3 檔案會簽按照檔案涉及部門（單位）——法律事務室——企業管理處的順序進行。
5.3.2.4 凡涉及到使用法定計量單位的，必須經計量管理中心對法定計量單位使用的合法性進行審核。
5.3.2.5 法律事務室負責審核檔案通用法律法規的符合性。
5.3.2.6 企業管理處負責審核：
a）職責劃分的合理性；
b）文字格式的符合性；
c）與已發布檔案的相容性和協調性；
d）與內部控制的符合性；
e）會簽流程的合理性等內容。
5.3.2.7 歸口部門應說明不同會簽意見的處理情況及未採納會簽意見的理由，書面送審核時應如實附上所有會簽意見。
5.3.2.8 審核人應審核檔案內容準確性、合規性，確認檔案內容、發放範圍和關聯檔案設定的完整性。
5.3.2.9 批准人主要審核此前審批環節是否完成，審核會簽意見的處置情況，確定檔案是否可發布實施。
5.3.2.10 不同類別檔案的起草部門、審核人、批准人的最低要求見表1。
表1 表1（續）
01檔案控制管理程式
檔案管理控制過程烏龜圖 1.目的 通過職責劃分 明確工作程式及要求，確保公司管理體系有關的檔案編寫 修改 發行 廢除和管制等得到有效控制。2.範圍 本程式適用於與管理體系有關的所有檔案的控制。3.職責 3.1檔案編制 修訂 審核 批准許可權 3.2質量部是管理體系檔案控制的歸口管理部門，負責批准後的...
3 01檔案管理程式
1 目的 為了對資訊保安管理檔案的編制 審核 批准 標識 發放 管理 使用 評審 更改 修訂 作廢等過程的實施有效控制，特制定本程式。2 範圍 本程式適用於檔案管理。3 職責 3.1 總經理 負責批准資訊保安管理檔案的制訂 修訂計畫，負責批准 資訊保安管理手冊 含資訊保安方針 和 資訊保安適用性宣告...
AB MP 004檔案管理程式
程式檔案 檔案管理程式 檔案編號 ab mp 004 版本號 a 0 受控狀態 編制 房敏軍日期 2014.02.10 審核 李新雯日期 2014.02.10 批准 馬憲超日期 2014.02.10 發布 2014 02 10實施2014 02 10 山東安博機械科技股份 發布 1 目的 為確保公司...