檔案控制程式
1目的確定質量管理體系檔案的控制方法，確保檔案發布前得到批准，並使用適用檔案的有效版本。
2適用範圍
適用於質量手冊、程式檔案、規範等體系檔案的控制，包括對工藝技術檔案、外來檔案的控制。記錄控制各部門按照《記錄控制程式》處理。
3職責 總經理負責《質量手冊》、《程式檔案》的批准。
管理者代表負責《質量手冊》、《程式檔案》及各種規範的編制、更改控制，負責組織對體系檔案的評審。
各部門負責相關規範的編制，由綜合部整理後報管代批准。
綜合部負責檔案的列印、編號、登記、發放和備案、存檔管理。
4工作程式
4.1檔案的分類編號：
4.1.1質量手冊編號：
sc--x/x
版次/修改次數
質量手冊代號
4.1.2程式檔案編號：
程式檔案代號
4.1.3作業規範類檔案編號：
gf-xx-x/x
規範類檔案代號
4.1.4記錄的編號：
記錄序號
標準章節號
記錄代號
4.2檔案狀態
檔案分為受控檔案和非受控檔案。受控檔案包括《質量手冊》、《程式檔案》和各種規範等質量管理體系所需的檔案，由綜合部統一加蓋「受控」標識，編號登記，供企業內部使用，並控制其更改、分發。非受控檔案加蓋「非受控」標識，供對外提供使用，不受更改的控制。
4.3檔案的發放
檔案在發布前應得到總經理或相關人員批准，綜合部依據批准的發放範圍發放。
發放時，由領用人在《檔案發放登記表》上簽字，綜合部在檔案上加蓋受控標示，註明領用部門（崗位）、檔案分發號和領用日期。
4.4檔案檔案管理
綜合部將每份檔案連同批准件一起存檔，批准件應保留批准人的簽名。
所有檔案應在《檔案一覽表》上分類登記，分類管理，在歸檔檔案封面上加蓋「存檔」標識，妥善儲存。
4.5使用管理
4.5.1檔案領取後，持有者應在本部門《檔案一覽表》上登記，確保在使用場所得到有效的受控檔案。
4.5.2內部不得使用未加蓋「受控」標示的影印件或加蓋「非受控」標示的檔案。
4.5.3任何人不得在所使用的受控檔案上亂塗、亂改、亂劃，確保檔案的清晰、整潔和完好。
4.5.4因檔案嚴重破損，影響使用時，按照檔案發放程式由檔案使用人申領，綜合部收回破損檔案，補發新檔案。新檔案分發號仍沿用原檔案分發號，將破損檔案進行銷毀。
4.5.5當使用人將檔案丟失後，按照檔案發放程式，**件使用部門和綜合部批准後，予以補發。檔案管理員在補發檔案時應給予新的分發號，並註明丟失檔案作廢。
4.6檔案的更改
4.6.1檔案需要更改時，由檔案更改提出人或部門的負責人填寫《檔案更改申批表》，註明需更改檔案的名稱、編號、更改原因、條款號、更改後的內容等。
4.6.2檔案的更改由原審批人員進行批准。若指定其它部門審批時，該部門應獲得原審批部門所依據的背景資料。
4.6.3由綜合部收回更改前的檔案，發放更改後的檔案，並標明重新發布的日期。
4.7檔案的換版與作廢
檔案經多次更改或需大幅度修改時應進行換版，原版本收回作廢。
4.7.2作廢檔案由綜合部填寫《檔案作廢申批、銷毀記錄表》，經管理者代表批准後統一銷毀，需作資料保留的作廢檔案，加蓋「作廢存檔」標示，方可保留，避免作廢檔案的非預期使用。
4.8外來檔案的控制
4.8.1各部門負責識別、收集相關法律法規、國家（或行業）標準及外部技術資料，報綜合部統一編號並填寫《外來檔案登記表》，發放至相關部門。
各相關部門負責對所擁有的外來檔案的使用和管理。
4.8.2綜合部負責通過網路、報刊、雜誌、行業檔案等，及時對外來檔案進行更新，確保使用最新、有效的外來檔案。
4.8.3對已作廢的外來檔案，由綜合部填寫《檔案作廢申批、銷毀記錄表》，經管理者代表批准後統一銷毀，需作資料保留的作廢檔案，加蓋「作廢存檔」標示。
4.9檔案的評審
一般情況下，檔案評審作為管理評審的輸入之一，通過管理評審對檔案的適宜性、充分性、有效性進行評審；特殊情況需要更改檔案時，由管理者代表組織有關部門進行評審，報總經理批准後實施。
相關檔案與記錄
jl-4.2.3-01《檔案一覽表》
jl-4.2.3-02《檔案發放登記表》
jl-4.2.3-03《外來檔案登記表》
jl-4.2.3-04《檔案作廢申批、銷毀記錄表》
jl-4.2.3-05《檔案更改申批表》
01檔案控制管理程式
檔案管理控制過程烏龜圖 1.目的 通過職責劃分 明確工作程式及要求，確保公司管理體系有關的檔案編寫 修改 發行 廢除和管制等得到有效控制。2.範圍 本程式適用於與管理體系有關的所有檔案的控制。3.職責 3.1檔案編制 修訂 審核 批准許可權 3.2質量部是管理體系檔案控制的歸口管理部門，負責批准後的...
01檔案控制程式
1 目的 2 範圍 適用於與質量管理體系有關的所有檔案 3 職責 3.1總經理負責批准 質量手冊 3.2管理者代表負責編制 修訂 質量手冊 和 質量系統程式 的批准 3.3其它與質量體系有關的檔案由各相關部門負責編制 修訂 3.4管理部文控中心負責所有受控檔案的登記 編號和發放 4 過程實施 4.1...
01檔案控制程式
1.目的 為使管理體系執行的每個場所都能使用相應一致的有效版本的檔案及對外來檔案實施有效的控制，本程式規定了體系檔案和技術檔案的審批 修改 頒發 保管 作廢的管理辦法和對外來檔案的控制方法。2.範圍 本程式適用於公司體系檔案 技術檔案 外來檔案和資料的管理和控制。3.職責 3.1集團辦負責體系檔案的...