檔案的管理、整理方法、檔案號編制及目錄格式
檔案管理制度
檔案建設是全面建設和長遠發展的最基礎性的、不容缺失的重要內容。全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識，從每個人員、從每項工作、每個環節做起，認真加強檔案建設。
（一）檔案收存的範圍
1、行政檔案：
①上級下發的各類檔案
②發出的各類檔案
③各種會議記錄及會議要
2、人事檔案
①在編人員的檔案材料
②人員招聘的相關材料
③各類工作人員的登記表、請假條、遲到、曠工等資料。
④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關資料。
⑤工作人員年度考評資料
3、財務檔案
①日常支出的財務憑證、賬目、審批手續及報表。
②各種稅費、社保金交納的相關資料。
③年度、季度及專項財務分析報告。
4、技術部門
①各個型號機械裝置的圖紙。
②每次出差的售後服務回饋單歸檔。
（二）檔案管理體制：
檔案實行統一管理。部門分類管理的二級管理體制。
1、建立檔案室，對及各部門檔案資料正本統一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政檔案由辦公室助理和辦公室主任直接管理。
3、技術部門檔案直接彙總到檔案室；
4、根據工作需要，主管會計可在財務室保留當年和前一年的財務檔案，爾後逐年建檔移送檔案室保管。
（三）歸檔
歸檔要求：①檔案必須具有真實性。所有資料應為原始資料。
②檔案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價值性。
立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項、分目清晰；要避免重複立卷，同一事件只立乙個卷目；要準確分類，不同型別的資料，不能混合立卷。
（四）檔案保管和使用
1、檔案管理人員要對檔案卷宗分類編號、類別，分類存放，做到分類清晰、放置有序，便於查閱。
2、在人員變動時，要認真做好移交。
3、檔案借閱必須填寫申請表，經分管領導批准後方可借出，並按申請使用時限及時收回。
文書檔案的整理方法
一、概念
文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。
行政性檔案是本單位為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的檔案主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。
簡單地說，就是各單位制發的「紅標頭檔案」和「白頭檔案」（如總結、領導講話、情況匯報、合同、協議等等歸檔檔案材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。
二、歸檔檔案規範整理的基本要求和基本步驟
1、歸檔檔案規範整理基本要求
歸檔檔案規範整理是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關係到檔案的保管和利用。歸檔檔案的收集範圍應按國家檔案局第8號令公布的《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》和經區檔案局審批的「三合一」制度執行。整理方法應符合《歸檔檔案整理規則》（da/t 22）和《湖北省歸檔檔案整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規定，在計算機和專用檔案管理軟體輔助歸檔的前提下，遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有關聯絡，區分不同價值，便於保管、利用和移交進國家綜合檔案館。
檔案歸檔工作應按照國家「雙軌制」管理的業務要求，將紙質歸檔檔案與電子歸檔檔案同步規範整理。
2、歸檔檔案規範整理基本步驟
歸檔檔案規範整理按《歸檔檔案整理規則》、《湖北省歸檔檔案整理實施細則》的規定進行。以「件」為單位進行規範整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環節。
三、歸檔檔案的整理方法
1、收集。即是對本單位應歸檔的檔案材料的接收。如何確保檔案材料的收集齊全完整？概括為十句話：
一是處理完畢的檔案材料要隨時收；
二是經常用的檔案，要履行借用手續定期收；
三是本單位發文，在蓋章時當時收；
四是會議材料，要事先做好工作及時收；
五是內部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；
六是常規性的檔案材料，要逐項收；
七是在機構人員變動時，要提前收；
八是結合年終檢查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷過程中，發現不全要反覆收。
那麼，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》明確界定了機關應歸檔的檔案材料和不應歸檔的檔案材料的範圍。
機關應歸檔的檔案材料：
（1）上級檔案材料。需要貫徹執行的政策法規性檔案；代上級機關草擬並被採用的檔案最後草稿和印件；檔案中涉及到本單位的檔案材料等。
（2）本機關的檔案材料。這是重點，也更加符合8號令關於收集的核心是「以我為主」的要求。包括各類紅標頭檔案和白頭檔案等。
主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料等。
（3）同級機關和非隸屬機關的檔案材料。主要包括雖不是本單位主管業務但需要貫徹執行的法規檔案；對本單位檢查的重要檔案；重要的來往檔案等。
（4）下級機關的檔案材料。如報來的重要工作計畫，總結等法規性備案檔案。
強調一點：凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
機關不應歸檔的檔案材料：
（1）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、**記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（3）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
（4）下級機關的檔案材料中，供參閱的演示文稿、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。
2、裝訂
（1）檔案的修整。修裱破損檔案、拆除金屬物或塑膠殼，複製字跡模糊或易褪變的檔案（主要指傳真件）。
（2）檔案的裝訂。採用袋裝結合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除後，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的檔案，先線裝（「三孔一線」），再裝入斜口袋。
3、分類。即依據一定的標準，按照檔案的**、時間、內容和形式特徵的異同點，對檔案進行有層次的區分，並組成具有一定從屬關係和平行關係的管理體系。
分類方案的設定：
一般機關按「年度—機構或問題—保管期限」**分類；歸檔檔案少的單位可按「年度—保管期限」兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。
如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規定：
永久保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（3）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（4）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（5）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（6）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（7）上級機關製發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
（8）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（3）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（4）本機關一般性事務管理檔案材料；
（5）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（6）上級機關製發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；
（7）上級機關和同級機關製發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（8）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料；
（9）下級機關報送的年度或年度以上計畫、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。
機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的裝置類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久儲存。
4、排列
（1）盒內歸檔檔案排列。在同一保管期限下，按「事由結合時間」排列。運用電腦和軟體輔助歸檔的，可採用隨辦隨歸，按檔案辦理時間先後順序排列。會議檔案、統計報表等成套性檔案集中排列。
一件檔案的排列順序：
發文與定稿為一件，發文在前；
收文處理籤和檔案為一件，收文處理簽在前；
正件與附件為一件，正件在前；
請示與批覆為一件，批覆在前；
**件與被**件為一件，**件在前；
原件與複製件為一件，複製件在前；
無定稿的發文與簽發單為一件，發文在前。
（2）檔案盒上架排列。按「三合一」制度中分類方案設定的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。
5、編號
（1）檔號的編制。由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。
在編制檔號時，注意五點：
全宗號是指區檔案館給各單位的代號。
年度號是指歸檔檔案形成的年度。
類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。如「w01」表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）
④保管期限按照永久、30年、10年編制。用「y」代表永久、「30」代表30年、「10」代表10年。
⑤件號（即檔案的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標註，如「001」。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。
即同乙個保管期限的，件號都是從「1」開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從「1」開始編乙個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從「1」開始編乙個流水號；同一年度、不同類別（或問題）的，從「1」開始編乙個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。
檔號舉例：如「013—2009—w01—y—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；「013—2009—w01—30—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；「013—2009—w01—10—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。
(2)、頁數的編制：
頁數指每件檔案的總頁數（包括處理籤、發文稿紙、底稿等），在每件檔案首頁的右上角，用鉛筆編寫。
酒店檔案檔案和人事檔案的管理規定
gddd 07012 2 呈報 總經理 副總經理 致送 酒店各部門 發出 總經辦 日期 二 七年四月十五日 主題 關於檔案檔案和人事檔案的管理規定 為了進一步規範和完善酒店檔案和各類檔案管理，特制定相關管理規定，具體如下 一 行政檔案管理規定 1 隨時收集各部門辦理完畢的檔案 含會議檔案 資料按 條...
多級檔案目錄的檔案管理系統
山東理工大學計算機學院 課程設計 作業系統 二 一一年六月二十四日 課程設計任務書及成績評定 題目的目的和要求 鞏固和加深對作業系統 os 原理的理解，初步掌握作業系統組成模組和應用介面的使用方法，提高進行工程設計和系統分析的能力 通過選做上面的課題，實現os最基本模組的管理功能，重點放在資料結構設...
檔案的管理方案
工程概況 技術檔案管理按照湖北省檔案館關於工程歸檔要求進行。工程技術檔案管理分為施工技術檔案和竣工技術檔案，企業內部和專案部分別設定專人負責這項工作。1 加強對施工技術資料管理的領導，實行專案主任工程師 技術負責人 負責，建立全崗位責任制。2 工程技術資料應隨施工進度及時整理，應按專業系統歸類，認真...