gddd-07012-2
呈報：總經理、副總經理
致送：酒店各部門
發出：總經辦
日期：二○○七年四月十五日
主題：關於檔案檔案和人事檔案的管理規定
為了進一步規範和完善酒店檔案和各類檔案管理，特制定相關管理規定，具體如下：
一、行政檔案管理規定
1、隨時收集各部門辦理完畢的檔案（含會議檔案），資料按「條款類目」分別存放，翌年經檢查齊全後，整理立卷歸檔。
2、卷厚度一般在1.5公分至2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好檔案材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小氣摺疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
3、案卷按年代、部門排列，永久與長、短期案卷分開保管，每個箱要編上順序號及註明存放案卷年號與卷號。
4、注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固（或檔案櫃要隨時上鎖），做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
5、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的安全。
6、對於已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑑定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批後銷毀。
檔案整理原則：
a) 制定一套能充分解決飯店檔案記錄儲存問題的檔案制度。無論歸檔方法是按字母順序排列，按題目分類，還是按地區、時間等等形式分類，其目的都是為了查詢的迅速方便，因此都必需在檔案平時清楚地標明並把檔案儲存好，對每乙份檔案都要清楚地註明它歸入的檔案類目。
b) 每天都要進行清理歸檔，以免資料堆積。
c) 熟悉自己管理的檔案，了解各部的歸檔制度。
d) 每年要清理一次檔案，及時清除不必要儲存之材料。
e) 準確地做好檔案索引，以便於查詢。
f) 歸檔要注意清潔，歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類別分組裝入乙個待辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目的查詢。
g) 立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內檔案要把正文和底稿，檔案和附件，請示和批覆是在一起；卷內頁號一律在右角。
二、行政檔案檔案借閱規定
1、借閱檔案(包括檔案、資料)，必須在檔案借閱登記簿（要求登記內容：日期、時間、借閱人與借出人簽名、檔名、檔案型別、檔案頁數並註明檔案是否有損壞等）登記後方可借閱；秘密級1級以上的檔案檔案須經飯店領導批准方能借閱。
2、借閱期限不得超過五日，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
3、借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、影印、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法規追究當事人責任。
4、借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，雙方簽名確認，如發現遺失或損壞，應立即報告領導。
5、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閱。但不能帶離酒店。
6、外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
三、員工人事、工作、培訓檔案管理規定
人事檔案管理是人力資源管理和開發的重要環節，為了使酒店人事檔案管理更加規範化、制度化，特制定如下管理制度：
1、人事檔案建立
（1）酒店每位新招的員工，自入店首日起即開始為其建立個人檔案，檔案應包括：①五洲大酒店務工申請表；②身份證影印件；③畢業證、職業資格證書等相關影印件；④個人完整的免冠1寸**。
（2）員工入職培訓成績應入檔。
2、入檔內容
（1）員工在酒店的一切晉公升情況，經批准後應入檔；
（2）員工在店期間的一切考核資料應入檔；
（3）員工在店期間的一切獎懲情況應入檔；
（4）員工工作崗位變動的情況應入檔；
（5）員工在入店後，所簽定的勞動合同應入檔；
（6）員工在職期間所參加的培訓的情況，包括外出培訓、協義書應入檔；
（7）上述入檔內容涉及材料應由總經辦行政文員歸檔保管。
3、人事檔案借（查）閱規定
（1）人事檔案統一由酒店總經辦行政文員負責管理，對總經辦主任負責；各部門負責人若需查閱下屬人事檔案均需知會總經辦主任，經同意後，當場查閱；
（2）因工作需要上級主管對重要人員查檔應先知會總經辦主任，方可查閱；
（3）原則上任何人不得將個人人事檔案借離總經辦，甚至帶出酒店。未經總經理同意，禁止個人以任何理由借查本人檔案。否則，以嚴重過失處理。
4、人事檔案保管
（1）酒店總經辦主任是檔案管理的第一直接責任人；總經辦主任對行政人力資源總監負責，應做好對檔案管理工作的檢查、指導和監督。
（2）人事檔案保管存放應注意保密、安全，消除各種隱患，檔案存放整齊有序，編號以部門為單位，員工工號為準；
（3）行政文員應增強工作責任心，在崗與非在崗期間均不得以任何形式對外透露人事檔案內容；
（4）所有入檔的資料、資訊（包括行政類檔案）均需輸入電腦，並做好電腦人事系統的保密工作。
（5）總經理、副總經理、行政人力資源總監、總經辦主任有權知道全體員工的個人資訊。
四、《財務檔案管理規定》
由酒店財務部根據實際工作情況並結合集團公司相關的管理制度另行規定、報批。
五、其他檔案管理制度
1、集團公司各類下發檔案和酒店各類證件（只能為影印件）的存檔有總經辦負責分類保管。
2、各部門檔案管理參照如上檔案管理辦法有部門自行制定，報總經辦審核，總經理批准後執行；主要包括：有營銷部的《各類銷售檔案》、營銷部和各一線部門的《客史檔案》、保安部的《消防安全管理檔案》、總經辦的各類員工活動的檔案和影象資料、工程部的《重要裝置維修檔案》和各部門的《客戶投訴檔案記錄》和《部門培訓檔案》、酒店和部門的制度和程式規範類檔案以及其他各類檔案等。
3、各部門所有檔案記錄每月必須進行彙總整理後全部報總經辦存檔；總經辦需要對各部報存的檔案進行分類存檔管理；具體管理辦法按《行政檔案管理規定》執行。
4、酒店各部門檔案管理辦法和檔案進行銷毀制度按《行政檔案管理規定》執行。
本規定於2023年5月1日起執行，解釋權歸總經辦所有。
發出審核複審批准
總經辦行政人力總監副總經理經考協調小組
酒店人事檔案管理制度
員工工作檔案由員工所在部門負責收集 整理和管理，人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行彙總 鑑別 分類和歸檔。員工離店或部門之間調動時由所在部門將員工工作檔案轉入人力資源部。2 部門工作檔案 人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案 工資福利檔案 教育培訓檔案和行政人事檔...
企業人事檔案管理
摘要 人事檔案的管理工作是人事工作的乙個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的資訊參考。新時代 新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企...
人事檔案管理規定
1.目的 為規範人事檔案管理，降低企業用工風險，為系統的選拔 使用人才提供依據，特制定本規定。2.適用範圍 適用於公司所有人事檔案的管理。3.管理職責 3.1 人力資源部門 負責人事檔案的建立 收集 錄入系統 儲存 變更及檔案的安全 保密的管理。3.2 員工個人 負責提供齊全的個人基本檔案資料至人力...