人事檔案管理規定

1 目的

規範員工人事檔案管理。

2 適用範圍

適用於行政部。

3 內容

3.1 員工檔案內容

員工人事檔案是關於員工個人情況及有關方面歷史情況的記錄材料。其內容主要包

括：3.1.

1 《應聘登記表》、《員工登記表》、《面試評估表》、《保密協議》、《背景調查表》、《已與原單位解除勞動合同宣告》、已簽訂的勞動合同、聘用協議、退休人員聘用合同、《身體體檢表》及員工所提供的其它一些證明材料，記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化的履歷等；

3.1.2 《勞動合同審批表》、《管理能力業績考核表》《個人能力業績考核表》、《工資變動通知單》、《員工—年度個人考勤彙總表》等，記錄員工以往工作部門對員工有關能力的階段性考評記錄和年度考評記錄及薪資調整情況；

3.2 員工個人資料變更規定

如員工在《員工登記表》上的資料發生變化時，員工應以書面方式及時向行政部報告，以使員工檔案內有關記錄得以相應更正，確保員工檔案資料的準確性。

3.3 人事檔案保密規定

行政部不得將人事檔案在未經負責人批准的情況下提供給其它部門人員查閱，更不得影印、拷貝、抄寫、傳出或帶出辦公地點。如部門有需要借閱員工人事檔案的，須經行政部負責人批准後，方可使用。

3.4 人事檔案的使用

為人力資源的規範化管理奠定基礎；

3.4.1 統計分析公司人力資源現狀、優勢及劣勢；

3.4.2 為公司人事決策及人力資源規劃提供依據。員工人事檔案為公司管理的決策

部門提供各種人事方面的基本資料，並為人事統計分析提供資料。公司人事

決策人員可以通過對有效資料的分析，了解公司人員結構的變動情況，為製

定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、

鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源

的規範化管理奠定紮實的基礎。

3.5 其它人事檔案資料

3.5.1 建立人事資料檔案，編制人員花名冊。

4 例外

此項無內容

5 解釋

本制度由行政部負責解釋。

6 引用

此項無內容

7 附錄

7.1 《員工檔案借閱登記表》