人事檔案管理規定

1. 目的

為規範人事檔案管理，降低企業用工風險，為系統的選拔、使用人才提供依據，特制定本規定。

2. 適用範圍

適用於公司所有人事檔案的管理。

3. 管理職責

3.1 人力資源部門：負責人事檔案的建立、收集、錄入系統、儲存、變更及檔案的安全、保密的管理。

3.2 員工個人：負責提供齊全的個人基本檔案資料至人力資源部。

3.3 相關部門：人事檔案的查閱與借用，負責及時登記和歸還。

4. 管理內容

4.1. 人事檔案是指員工自招聘錄用後形成的與員工切身利益、公司管理密切相關的員工個人經歷、業務技術水平、工作表現以及崗位變動等情況的文字、影像記錄資料。

4.2. 檔案內容

4.2.1. 履歷材料：包括員工的應聘資料，含員工應聘登記表、結構化面試評估表、免冠**三張、原單位離職證明原件。

4.2.2.

與勞動合同簽訂及履行相關材料：健康證明，勞動合同及其變更記錄，試用期考核材料、試用轉正資料，崗位變動審批記錄，保密競業限制協議，解除勞動合同協議及其他相關材料。

4.2.3. 學歷職稱材料：學歷證、學位證、專業職業資格證書、技能證書等影印件。

4.2.4. 薪酬資料：薪酬確認單、薪酬變動記錄。

4.2.5.

其他資料：任命、調動、晉公升、降職、免職等檔案影印件，公司出資的專項培訓或深造記錄、培訓協議，公司獎懲記錄等其他材料。部分崗位必須有擔保人相關資料（即擔保書、身份證影印件、戶口本復件、固定資產影印件）。

4.3. 檔案編號

應歸檔儲存的檔案材料，管理人員應分部門、分類別進行檔案編號，做到檔案查詢快速、

管理科學。

4.4. 查閱與借用

4.4.1. 查閱人事檔案應提交書面申請，由其查閱物件的主管副總審批同意後，方可在檔案管理處進行查閱。

4.4.2. 因工作需要需借用人事檔案的，須填寫《員工檔案借閱/借用申請表》，由查閱物件的主管審批同意（主管級需由總經理同意）後，至人力資源部辦理借用手續方可借用。

4.4.3. 《員工檔案借閱/借用登記表》由人力資源部在借閱員工檔案時填寫，所借用檔案需在規定日期內歸還。

4.4.4. 任何個人不得查閱或借用本人檔案，實有特殊情況的，需辦理借閱申請按流程審批。

4.5. 儲存期限：員工解除或終止勞動合同離職後，人事檔案至少儲存五年。

4.6. 檔案銷毀：人力資源部對已超過有效期的離職人員人事檔案定期或不定期申請銷毀，經上級審批後，統一集中銷毀。

5. 評價考核

5.1. 人力資源部每月對人事檔案進行檢查整理，並將檢查評價結果反饋至本部門負責人。

5.2. 所有人員必須遵守以上管理規定，如有違反，視情節嚴重性處理。

6. 相關**

附件1 《員工檔案目錄》

附件2 《員工檔案借閱/借用申請表》

附件3 《員工檔案借閱/借用登記表》

員工檔案目錄

員工檔案借閱/借用登記表

員工檔案借閱/借用申請表

年月日員工檔案借閱/借用申請表年月日

人事檔案管理規定

1 目的 規範員工人事檔案管理。2 適用範圍 適用於行政部。3 內容 3.1 員工檔案內容 員工人事檔案是關於員工個人情況及有關方面歷史情況的記錄材料。其內容主要包 括 3.1.1 應聘登記表 員工登記表 面試評估表 保密協議 背景調查表 已與原單位解除勞動合同宣告 已簽訂的勞動合同 聘用協議 退休...

人事檔案管理規定

第十二條公司檔案的分類及編號 指定資料員經辦公室培訓後，按有關檔案分類及編號要求操作。第十三條在業務中對外簽署的各種經濟合同按 合同管理規定 處理。第十四條借閱 因公司需要借閱文件的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的檔案材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核准後，方可...

人事檔案管理規定

x x 二零一三年十月 第一條總則 為規範人事檔案管理流程，使人事檔案管理制度化 規範化，保護人事檔案材料的完整性，便於人事管理，特制定本辦法。第二條適用範圍 本規定適用于國強五金公司所有入職及在職員工的檔案管理業務。第三章管理原則 人事檔案管理原則 集中統一，分類管理 力求做到真實 準確 完整 安...