廣西事業部人事檔案管理辦法
為建立健全公司檔案管理制度，對檔案進行有效、妥善的保管以保證檔案材料的有序性、完整性及機密性，以便公司對檔案的有效使用，特明確本管理辦法。
一、人事檔案分類：
1、人事管理的相關發文：
人事管理的相關發文包括：管理制度、作業流程、作業表單、通知、公示、會議紀要等。
2、員工檔案：
員工檔案包括：員工入職檔案（應聘登記表，身份證影印件乙份、免冠一寸**5張、學歷證書影印件一張、最近一家工作單位離職證明書——收原件、健康證原件，防損、前台需由轄區派出所開具「政審表」；**員須提供證明函，**管理協議書原件）；員工考核評估；職位異動、薪資調整；獎勵或違紀記錄以及員工其他相關材料或檔案。
3、企業紀事：
企業大事記：公益活動，新店設立，周年慶典，員工活動。
二、人事檔案的建立：
人事檔案須以文字及電子兩種方式設立檔案：
（一）、文字檔案的建立和維護：
1、「人事管理相關發文」檔案：
a、發文許可權部門：人事行政部
以人事行政部發文，依照《人事（行政）審批許可權》審批簽署的檔案方可視為有效檔案，總部與門店間以傳真或掃瞄的方式收發審批檔案。其他各部門需發放的檔案須提交人事行政部統一發文，各部門自行發放的檔案視為無效檔案。
b、發文格式：
頁首：左上角註冊商標，右上角「冠超市廣西事業部」；
行文第一行右側：註明「發文門店」 +「發文類別」+「檔案號」；
發文類別：（管理）制度、（作業）流程、（作業）表單、通知、公示、會
議紀要等。
檔案號：年月日+當天檔案編號（01、02……）。
檔案歸檔：使用資料夾按同一發文類別依檔案號排序歸檔，
2、員工檔案：
根據公司性質及管理實際需要，員工檔案管理將分別以總部各部門、門店各部門為單位，建立檔案管理體系。
員工檔案歸檔原則：一人一檔，**員可以「同乙個**商」一檔，將資料放置於統一標準的檔案袋內，並於檔案袋正面目錄中標明檔案編號、部門或分店名稱和所存檔案的目錄，並註明歸檔經辦人姓名，以編號順序排列。
檔案須區分在職和離職員工檔案，人員離職後其在公司發生的檔案編入各單位離職人員檔案中，原則上不歸還本人，在兩年內不予以銷毀。
（二）、電子檔案的建立和維護：
1、「人事管理相關發文」檔案：
建立人事管理電子資料夾，在此資料夾下分別建立：（管理）制度、（作業）
流程、（作業）表單、通知、公示、會議紀要等子資料夾。以word為主要行文載體（表單以excel為主），電子檔案命名方式：「發文日期+檔案內容」；排列方式：
以「名稱」「自動排列」進行排列。
2、員工檔案：
員工電子檔案資料以實物檔案檔案為基準，以員工工號、及姓名區分存檔，電子檔案檔案要全面準確體現員工實物檔案檔案初始及變動資訊。電子檔案檔案可以員工檔案材料的種類分類建檔，如某某店員工績效考核彙總表，某某部門薪資調整彙總表。
附：工號格式及**資訊：
門店**+部門**+課別**+入職日期（年月日）+人員編號
a、門店**：門店所在地地名的大寫拼音的第乙個字母加分店編號，如都安一店da01,二店da02……；平果一店pg01……
b、部門**：總經辦：00；人事：
01；生鮮：02；食品：03；百貨：
05；資訊、商管：06；前台：08；財務：
88； 防損：09；工程部：10；企劃：
11；南寧辦：18；開發部：168。
c、課別**：用大寫英文本母
食品糧油：a；休閒：b
百貨清潔：a；針織：b；日用文體：c
生鮮蔬果：a；熟食：b；幹雜：c；水產：d；肉類：e；採購:f
前台收銀：a；客服：b
資訊、商管資訊：a；商管：b；搬運：c
屬於**員的一律在工號的尾巴加上大寫p（**）以區分內部員工。
例：、都安二店百貨部針織課2023年09月18日入職的部門第一名員工，他的工號：da0205b10091801
、平果一店生鮮部熟食課2023年08月19日入職的部門第一名**員,他的工號為: pg0102b10081901p
三、檔案管理規定：
1、員工檔案管理實行部的專人管理，並建立檔案室存放，按照資料的性質
進行分類存檔，定期進行彙編、整合，統計人力流動情況，根據需要報相關部門備案。任何員工不得擅自將檔案材料帶出檔案室，不得私自查閱或影印檔案材料，如有上述需求，應由總經理批准後主可向人事部辦理查閱手續。如有違反以上規定的，將根據情節輕重給予通報、降級和開除處理。
2、每月5日前（遇節假日順延），各門店人事部指定專人整理、彙總各門店、各部門實物檔案檔案形成電子檔案檔案（包含人員編制、人員流動、員工考核評估結果；職位異動、薪資調整；獎勵或違紀記錄等人事行政檔案相關電子檔案。）交總部人事專員，由總部人事專員每月10日前（遇節假日順延）初彙編公司總部及各門店上月的電子檔案檔案報公司領導。
四、檔案管理原則：
使用目錄；樹狀管理；保持整潔，隨手歸位。
人事行政部
2023年10月18日
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摘要 人事檔案的管理工作是人事工作的乙個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的資訊參考。新時代 新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企...