檔案管理制度
檔案建設是全面建設和長遠發展的最基礎性的、不容缺失的重要內容。全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識，從每個人員、從每項工作、每個環節做起，認真加強檔案建設。
（一）檔案收存的範圍
1、行政檔案：
①上級下發的各類檔案
②發出的的各類檔案
③及各部門工作計畫、規劃、總結、請示、報告、函覆、文稿等
④各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等
⑤出具的或蓋章的信函、報表等
⑥各類統計資料
2、人事檔案
①在編人員的檔案材料
②人員招聘的相關材料
③各類工作人員的登記表、花名冊、及相關資料。
④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關資料。
⑤掛靠人員相關資料以及掛靠單位的委託通知、協議、待遇及支付方式等。
⑥工作人員政治身份、職務、級別、崗位、待遇變化的相關資料。
⑦工作人員年度考評資料、鑑定及各類獎懲的組織正規結論及相關材料。
⑧工作人員申請、申訴及其它資訊資料。
3、財務檔案
①日常支出的財務憑證、賬目、審批手續及報表。
②年度預算、中期預算調整、決算及審批資料。
③專項收、支的立項計畫、執**況及審批資料。
④對外投資、借貸及合作專案的財務執**況跟蹤監管的相關資料。
⑤各種稅費、社保金交納的相關資料。
⑥固定資產購置、使用、核銷的相關資料。
⑦年度、季度及專項財務分析報告。
4、業務檔案
①歷年以省局名義或經濟發展中心、培訓中心、職業技能鑑定指導中心名義上報、下發的相關培訓、職業技能鑑定及其它業務專案檔案。
②歷年培訓、職業技能鑑定及其它業務工作計畫、總結及相關資料。
③各類教材、教案、大綱、複習題庫等資料。
④教員、考評員隊伍相關資料。
⑤各類、各批學員報名、學習、考試、考評發證或學分登記相關資料。
⑥各類業務會議紀要（記錄）、合作協議、專案意見書等相關資料。
⑦因業務需要購置的（或上級下發的）雜誌、圖書、資料、音像製品及自製的**、錄相、錄音資料等。
⑧網路建設相關資料。
⑨重大專項活動的籌備、組織實施、總結等專題專案資料。
⑩歷年物業管理、機關食堂管理的相關資料。
其它有價值的資料。
（二）檔案管理體制：
檔案實行統一管理。部門分類管理的二級管理體制。
1、建立檔案室，對及各部門檔案資料正本統一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政財務檔案由直接管理。業務檔案由各部門專（兼）職檔案管理員負責對本部門檔案資料進行採集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門使用。
3、分管主任為檔案建設責任人。各部門主任為部門檔案建設責任人。及各部門專（兼）職檔案管理員對各自負責的檔案負直接責任。
4、根據工作需要，主管會計可在財務室保留當年和前一年的財務檔案，爾後逐年建檔移送檔案室保管。各部門業務檔案副本在部門保留時間控制在五年以內。第六年起向檔案室移交。
（三）立卷和歸檔
1、各部門辦理完畢的檔案、資料經過挑選，分項或分類立卷、編號歸檔。
2、一般檔案資料應分級、分類按時間先後編號立卷。原則上一年成捲。年終歸檔。
3、人事檔案分綜合與個人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個人檔案隨機立卷並歸檔。
4、重大專項活動一般在立項時建檔，專案完成後成卷並及時歸檔。
5、各部門業務檔案（除專項檔案外）要在年初分類立卷，次年初歸檔。
6、凡具有法律性文書，一經生效即要歸檔。凡涉密性檔案，即時形成，即時歸檔。
7、各類圖書、雜誌、報紙、音像資料要及時收集，立卷歸檔。
8、對有價值的外部資訊，網路維護員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時收集，立卷歸檔。
9、歸檔要求：①檔案必須具有真實性。所有資料應為原始資料。
②檔案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價值性。
立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項、分目清晰；要避免重複立卷，同一事件只立乙個卷目；要準確分類，不同型別的資料，不能混合立卷。
（四）檔案保管和使用
1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號、登記註明立案單位、姓名、類別、內容頁數，並對案卷確定密級編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便於查閱。
2、檔案室要設定防潮、防蛀、防火的檔案櫃（箱），安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。
3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動時，要認真做好移交。
4、檔案管理人員要加強責任心，切實按要求管理好檔案，切實做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷（含音像網路資料）。
5、要強化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規執行。
6、檔案借閱必須填寫申請表，經分管領導批准後方可借出，並按申請使用時限及時收回。複製檔案必須報經分管領導批准。未經批准借出、複製、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責任。
文書檔案的整理方法
一、概念
文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。
行政性檔案是本單位為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的檔案主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。
簡單地說，就是各單位制發的「紅標頭檔案」和「白頭檔案」（如總結、領導講話、情況匯報、合同、協議等等歸檔檔案材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。
二、歸檔檔案規範整理的基本要求和基本步驟
1、歸檔檔案規範整理基本要求
歸檔檔案規範整理是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關係到檔案的保管和利用。歸檔檔案的收集範圍應按國家檔案局第8號令公布的《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》和經區檔案局審批的「三合一」制度執行。整理方法應符合《歸檔檔案整理規則》（da/t 22）和《湖北省歸檔檔案整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規定，在計算機和專用檔案管理軟體輔助歸檔的前提下，遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有關聯絡，區分不同價值，便於保管、利用和移交進國家綜合檔案館。
檔案歸檔工作應按照國家「雙軌制」管理的業務要求，將紙質歸檔檔案與電子歸檔檔案同步規範整理。
2、歸檔檔案規範整理基本步驟
歸檔檔案規範整理按《歸檔檔案整理規則》、《湖北省歸檔檔案整理實施細則》的規定進行。以「件」為單位進行規範整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環節。
三、歸檔檔案的整理方法
1、收集。即是對本單位應歸檔的檔案材料的接收。如何確保檔案材料的收集齊全完整？概括為十句話：
一是處理完畢的檔案材料要隨時收；
二是經常用的檔案，要履行借用手續定期收；
三是本單位發文，在蓋章時當時收；
四是會議材料，要事先做好工作及時收；
五是內部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；
六是常規性的檔案材料，要逐項收；
七是在機構人員變動時，要提前收；
八是結合年終檢查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷過程中，發現不全要反覆收。
那麼，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》明確界定了機關應歸檔的檔案材料和不應歸檔的檔案材料的範圍。
機關應歸檔的檔案材料：
（1）上級檔案材料。需要貫徹執行的政策法規性檔案；代上級機關草擬並被採用的檔案最後草稿和印件；檔案中涉及到本單位的檔案材料等。
（2）本機關的檔案材料。這是重點，也更加符合8號令關於收集的核心是「以我為主」的要求。包括各類紅標頭檔案和白頭檔案等。
主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料等。
（3）同級機關和非隸屬機關的檔案材料。主要包括雖不是本單位主管業務但需要貫徹執行的法規檔案；對本單位檢查的重要檔案；重要的來往檔案等。
（4）下級機關的檔案材料。如報來的重要工作計畫，總結等法規性備案檔案。
強調一點：凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
機關不應歸檔的檔案材料：
（1）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、**記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（3）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
（4）下級機關的檔案材料中，供參閱的演示文稿、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。
2、裝訂
（1）檔案的修整。修裱破損檔案、拆除金屬物或塑膠殼，複製字跡模糊或易褪變的檔案（主要指傳真件）。
（2）檔案的裝訂。採用袋裝結合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除後，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的檔案，先線裝（「三孔一線」），再裝入斜口袋。
3、分類。即依據一定的標準，按照檔案的**、時間、內容和形式特徵的異同點，對檔案進行有層次的區分，並組成具有一定從屬關係和平行關係的管理體系。
分類方案的設定：
一般機關按「年度—機構或問題—保管期限」**分類；歸檔檔案少的單位可按「年度—保管期限」兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。
如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規定：
永久保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（3）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（4）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（5）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（6）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（7）上級機關製發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
文書檔案的整理方法
一 概念 文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。行政性檔案是本單位為貫徹執行法規 在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關 部門使用和形成的檔案主要由 命令 令 指令 決議 ...
檔案的整理與編目方法x
一 檔案整理概述 一 檔案整理的概念和基本要求 檔案的整理，就是對辦理完畢的 具有儲存價值的檔案材料進行系統化 條理化的過程。檔案整理的基本要求 遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡 區分檔案材料的價值，確定檔案的保管期限 便於保管和利用。檔案整理的基本方法有兩種 1 以案卷為單...
行政執法檔案的法律功能及其管理責任
南陽市檔案局技術保護中心，河南南陽 摘要 到目前為止，中國還沒有構建出具有全國性意義的法律層 責任機制以及管理制度的構建是非常有必要的。面上的管理責任機制以及管理制度。在 公信力日趨下滑的現 在，中國在現階段的首要目的是構建出具有全國性意義的法律層 面上的管理責任機制以及管理制度。行政執法檔案具備著...