在你的計算機上安裝google desktop。如果可以的話（有時資訊部門不容許這樣），在你的計算機上安裝google desktop。這個簡潔的小軟體建立乙個桌面搜尋引擎把你所有的檔案和電子郵件都編進引索，這樣你就能方便快速的找到它們了。
當你需要找一些不容易被發現的檔案時，尤其方便。
記得備份你的檔案歸檔系統。再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。所有壞過硬碟的人都可以證明！首先保證給計算機定期做備份，再給文件資訊包括聯絡人都做備份。
按行動先後次序整理。利用這些更深入的方法定製你的檔案歸檔系統。這有助於你分清工作優先順序，提高效率。
按日期整理檔案。把資料夾按日期命名。這樣可以幫你在不點開資料夾的情況下確定那個檔案是最近的，例如：
乙個資料夾命名為」guidelines 12 oct07「表明這個指導檔案是2023年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候寫作121007，容易混淆！）
很多人用版本號來區分不同改編過的檔案。例如：」delta traders contract v1″和 「delta traders contract v2.
」這樣也可以幫助我們跟快的找出有用檔案。如果你的檔案是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人把版本號放在檔名一起的同時，還要把版本列表放在檔案中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改型別也要標註。
把每天要完成的工作放在相應的資料夾裡。這樣在每天開始的時候，開啟那天所對應的資料夾，把檔案全部放到桌面上或者放到「today」資料夾中。然後把空的資料夾移到下個月對應的位置。
如果你又是一天不能完成當天的工作，那就把它放到明天對應的資料夾中。這個系統可以幫助你整理記錄每天的任務，也可以作日記本用。
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