公司關於文書檔案及重要電子檔案的管理規範
一、目的
為加強公司文書檔案及重要電子檔案的管理，規範文件編號格式，便於檔案的識別、追溯和控制，確保公司重要檔案有唯一命名和編號，保證公司檔案體系有效運轉，有效的保護和利用檔案，為公司發展服務，特制訂本規範。
二、適用範圍
本公司體系類檔案、技術類檔案、管理類檔案（包括紙介質檔案和電子檔案）。
三、命名及編號方法
請參照《檔案命名及編號規則》。
四、審批流程
1、檔案起草人發起申請——部門經理審核——行政人事部統一編號——申請人起草文稿——部門經理審核——行政人事部核實編號的準確性——總經理批准——成文；
2、部門經理發起申請——總經理審核——行政人事部統一編號——部門經理起草文稿——總經理審核——行政人事部核實編號的準確性——總經理批准——成文；
3、總經理發起申請——董事長審核——行政人事部統一編號——總經理起草文稿——董事長審核——行政人事部核實編號的準確性——董事長審批——成文；
4、審批需在當天內完成，特殊情況需報備總經理或董事長知曉，事後補齊審批手續，所有檔案最終由行政人事部存檔備案。
五、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合併歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
六、檔案管理人員職責
1、公司制定專人負責檔案材料的管理。
2、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
3、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
4、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
5、工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
七、檔案的借閱
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱審批單》，報部門經理簽字批准，行政人事部簽字批准，總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩周。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不准轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
8、公司任何個人或部門非經允許，不得擅自銷毀檔案資料。
某公司檔案管理規範
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檔案制式要求 公司檔案的標準字型為黑體和仿宋，如無特殊說明，公司所有檔案執行以下標準 一 封面 標題局中，字型使用黑體小初號，加粗 副標題字型使用黑體一號。二 標題 各種檔案中，檔案標題均使用黑體二號字，加粗 副標題用黑體四號字型，不加粗 標題和正文之間空一行。三 logo 均放右上角，封面使用 圖...
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