上海建工一建集團****
第一章 《總則》
第一條：編制依據
中華人民共和國檔案法 （2023年7月5日）
中共**組織部、國家檔案局組通字（1991）13號幹部檔案工作條例
國家檔案局國家經貿委國家計委 （檔發[2002]5號《企業檔案管理規定》）
財政部、國家檔案局（財會字[1998]32號）
上海市檔案局上海市聲像檔案管理暫行辦法 (2023年2月21日)
上海市建築工程管理局 （滬築管辦字[1993]《上海市建築工程管理局企業檔案分類與編目辦法》）
上海建工（集團）總公司會計檔案管理辦法實施細則
上海建工（集團）總公司檔案管理暫行規定
第二條：編制目的
為了提高檔案管理水平，規範科技檔案、文書檔案、會計檔案、榮譽和聲像檔案、人事檔案的歸檔範圍和歸檔、保管、利用的要求，更好地為企業經營管理發展和社會保障提供服務。
第三條：適用範圍
《文書檔案管理》適用於公司各部門、各投資公司；
《科技檔案管理》適用於公司技術中心、科研課題組、各序列分
公司、專案經理部、機械分公司、投資管理部；
《會計檔案管理》適用於公司財務部（包括內部銀行）、公司工會、各基層單位（包括各序列分公司下屬的各專案經理部）；
《榮譽和聲像檔案管理》適用於公司各部門、各基層單位（包括各序列分公司下屬的各專案經理部）：
《人事檔案管理》適用於公司黨委工作部、紀委、工會、團委、辦公室、人力資源部。
第四條：組織機構及職責
組織機構：公司辦公室（檔案室）是全公司文書檔案、科技檔案、榮譽和聲像檔案、會計檔案、人事檔案集中管理的責任部門。各基層單位辦公室（或棕合管理科）是檔案管理的公司下屬責任單位。
公司各部門是檔案管理的橫向責任單位
責職分工：公司辦公室（檔案室）負責全公司文書檔案、科技檔案、榮譽和聲像檔案、會計檔案、人事檔案的接收、整理、分類、裝訂、保管、利用、銷毀工作。並負責檢查考核、指導各職能部門、各基層單位歸檔材料收集整理、立卷歸案工作。
各基層單位辦公室（或綜合管理科）負責本單位榮譽和聲像檔案
的收集並移交給公司辦公室（檔案室）。負責會計檔案的接收、保管、利用和保管清冊上報工作（不設經理辦公室的由會計檔案產生部門負責）。負責所屬專案經理部工程檔案的催歸檔。
公司財務部、工會、各基層單位財務科負責會計檔案的收集、整理、裝訂、移交工作《公司財務部、工會向公司辦公室（檔案室）》移交，各基層單位財務科向所在基層單位辦公室（或綜合管理科）移交。
各序列基層單位（專案經理部）負責工程歸檔材料的收集整理、立卷歸案工作，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
公司技術中心、科研課題組負責科研歸檔材料的收集整理、立卷歸案工作，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
機械分公司負責裝置歸檔材料的收集整理、立卷歸案工作，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
投資管理部負責基建歸檔材料的收集整理、立卷歸案工作，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
公司黨委工作部、紀委、工會、團委、辦公室、人力資源部負責人事歸檔材料的收集，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
公司各部門負責檔案材料、榮譽和聲像材料及需要歸檔的材料進行收集整理、立卷歸案，並向公司辦公室（檔案室）》移交。
第五條：術語與定義
術語：本規範中所描述的「公司」為企業「上海建工一建集團****」的全稱；「基層單位」為公司所屬分支機構的統稱；「序列分公司」為土建單位的統稱；「投資企業」為易通安裝工程****、申雅裝飾工程****、東順建築工程****、東慶建築勞務****、上海建工大廈投資發展****的統稱；「公司部門」包含黨委工作部、監察室、紀委、辦公室、經營部、施工生產部、技術部、財務部、人力資源部投資管理部、工會、團委；「職工」是指與公司簽訂勞動合同人員。
定義：本規範所稱「檔案」係指公司在生產、經營、科技活動及各項管理工作中直接形成的文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案及榮譽、聲像檔案，並具有儲存價值的各種形式的歷史記錄。
本規範所稱「檔案管理」係指公司各部門、各基層單位從事
整理歸檔各類檔案材料、保管開發利用檔案的一系列活動。
第二章 《文書檔案管理》
第一條：文書檔案的立卷範圍
立卷範圍包括：涉及本公司的上級來文、反映本公司主要工作活動和基本情況的本單位檔案或資料(如總結、規劃等)、向本公司請示或反映重要活動的下級來文、 與本公司業務有關的具有參考價值的同級或非隸屬單位的來文。
第二條：文書檔案的立卷方法
文書檔案的立卷一般按檔案材料的內容、時間、作者和保管期限等進行組卷。檔案材料的種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
乙個部門或基層單位，如有屬不同保管期限的檔案材料，數量較少的可合立一捲，永久儲存的檔案材料放在前面，短期儲存的檔案材料放在卷末。
跨年度檔案材料 (資料)的立卷方法:年末寫成的檔案，到次年初批准發出的，應放在批准年度立卷歸檔、跨年度或多年度的計畫、規劃，應放在開始年度立卷歸檔、跨年度或多年度的總結，應放在最後的年度立卷歸檔、跨年度的請示與批覆、來文與復文，相距時間不長，可按發文日期立卷歸檔、跨年度的檔案(如合同、協議、專案材料等)應放在結束的一年立卷歸檔、跨年度的經營活動、工程等形成的檔案，如數量不多，可把從開始到結束的檔案材料放在一起立卷歸檔。
第三條：文書檔案卷內檔案的排列
卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依次排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；問文(來文)在前，復文在後；**文在前，原文在後；結論在前，依據資料在後；會議記錄、演示文稿等按時間順序排列。如有缺件，立卷時應註明原因。
第四條：文書檔案檔案材料的積累和整理
各部門、各基層單位負責文書歸檔管理的人員應加強平時對本部門、本基層單位檔案材料的收集、積累和整理工作。其他相關人員應將在工作中形成的檔案資料及時移交給本部門負責文書管理的人員。負責文書管理的人員要注意分類存放，以保證本部門、本基層單位檔案材料的完整性。
第五條：文書檔案案卷的裝訂
各部門、各單位負責文書管理的人員應在文書檔案案卷裝訂前仔細檢查卷內排列次序是否正確和妥當，或將已組卷的文書檔案案卷送交檔案室審閱。
文書檔案案卷裝汀前，先拆除檔案部分上的金屬物，在檔案左側留2.5公分寬作裝訂部分，寬度不足或檔案材料有破損的應按裱糊技術托裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷。檔案紙型規格為a4，大小略有不齊的，對案卷的右邊和下邊要求對齊。
要按照「案卷封面一捲內檔案目錄一檔案材料一備考表一封底」次序排列組卷。裝訂採用三孔一線的方法，接頭打在案卷背面。
第六條：文書檔案案卷的書寫要求：
案卷封面填寫要字跡端正，位置適中，內容不漏，整個捲麵應整潔大方（凡是使用電腦檔案管理軟體系統的一律使用軟體系統進行案卷封面的列印）。
案卷標題是案卷的名稱。標題內容要概括、確切、完整，能揭示檔案的內容。標顛的一般結構為「作者一內容(時間、地點)一(檔案)名稱」，使用電腦軟體系統進行案卷封面的列印的正題名應不超過100個字元。
第七條：文書檔案的歸檔要求：
各部門、各基層單位在組卷完畢後，經本部門、本基層單位負責
人審定，於第二年第一季度向檔案室移交歸檔。歸檔時，應使用電腦檔案系統列印（或填寫）移交目錄(一式二份)，與檔案室各持乙份，作為移交和交接憑證。
凡屬密級檔案材料和檔案，在管理和利用時要按國家《保密法》規定嚴格掌握，其密級變更和解密，須按國家規定執行。
第三章 《會計檔案管理》
第一條：會計檔案的日常管理
公司檔案室、各基層單位經理辦公室落實專門保管人員、庫房及裝具，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防汙染等工作，確保檔案的安全、完好。
公司財務部、工會、各基層單位（含下屬專案經理部）每年形成的會計檔案，由產生部門專人負責收集，按要求整理立卷，裝訂成冊。
當年會計年度終了後，由會計檔案產生部門繼續儲存利用一年，期滿後，公司財務部、工會向公司檔案室移交歸檔。各基層單位（含下屬專案經理部）向所在基層單位的經理辦公室移交歸檔。
移交時，應由財務部門編制移交清冊和歷任會計一覽表，各一式二份（接收部門和財會移交部門各乙份），然後由經理辦公室（或產生部門）編制會計檔案分類目錄（俗稱：保管清冊）一式二份（自留和交公司檔案室各乙份）。
第二條：會計檔案的拆封
會計檔案原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，必須經財會部門的主管人員批准，由財會部門和檔案部門經辦人共同拆封整理，在封面上重新蓋章和簽署日期。
第三條：會計檔案立卷的質量標準
會計憑證每冊必須加具封面封底，封面上要載明單位名稱、憑證種類、起訖日期、號數，蓋上會計主管印章。憑證必須包角封口，封口上加蓋騎縫章，裝訂時拆除金屬物，損壞的材料要裱糊好。
會計帳冊啟用表上必須有單位名稱，使用日期，會計主管和記帳人員的簽名蓋章。
會計年報表封面上必須有單位名稱、日期、財會部門負責人和會計主管的簽名蓋章及單位公章。
工資單必須裝訂成冊，封面上有單位名稱、年和月份。
會計檔案每卷冊上要編制檔號、編制的部位要適當。
會計檔案保管期限的編制詳見「附表一」《會計檔案歸檔範圍和保管期限表》。
第四條：會計檔案的編號
按年度、大類、屬類排列，每年編制一本目錄簿，即會計檔案五個屬類，按年度、屬類順序排列編號、案卷順序號按屬類流水。
年度順序號按五個屬類順序排列，每年了結為一本目錄簿。
編法：「８」為大類會計檔案代號，屬類代號為憑證「１」、帳冊「２」、報表「３」、工資單「４」、其他「５」。大類、屬類年份採用「·」間隔號斷開，年份與案卷順序號採用「－」橫槓號連線。
如憑證檔號帳冊檔號報表檔號工資單檔號其他檔號
會計檔案歸檔時，必須在每年的4月底向公司檔案室上報前一年各單位形式的會計檔案的數量（見附表二），公司檔案室根據各單位所報檔案數量編制統一的檔號，再下發各單位，各單位再根據公司下發的《檔號連線表》中本單位的實際檔號，將會計檔案目錄輸入檔案管理軟體系統中。錄入完畢後，在系統中列印出「移交清冊」和「保管清冊」，並簽字和加蓋公章後上交乙份給公司檔案室儲存。
企業聲像檔案規範化管理
摘要 隨著現代科技的發展及辦公條件的改善,企業在各類活動與工作中形成了大量的聲像檔案。這些聲像檔案能夠生動 形象 直觀地反映企業的現狀和原貌,具有文字檔案無法取代的優勢和特點,是企業檔案的有機組成部分,在各項工作中發揮著重要的作用,加強企業聲像檔案管理刻不容緩。本文分析了聲像檔案管理存在的問題，並 ...
人事檔案管理規範
廣西事業部人事檔案管理辦法 為建立健全公司檔案管理制度，對檔案進行有效 妥善的保管以保證檔案材料的有序性 完整性及機密性，以便公司對檔案的有效使用，特明確本管理辦法。一 人事檔案分類 1 人事管理的相關發文 人事管理的相關發文包括 管理制度 作業流程 作業表單 通知 公示 會議紀要等。2 員工檔案 ...
公司檔案管理規範
公司關於文書檔案及重要電子檔案的管理規範 一 目的 為加強公司文書檔案及重要電子檔案的管理，規範文件編號格式，便於檔案的識別 追溯和控制，確保公司重要檔案有唯一命名和編號，保證公司檔案體系有效運轉，有效的保護和利用檔案，為公司發展服務，特制訂本規範。二 適用範圍 本公司體系類檔案 技術類檔案 管理類...