1．目的
對檔案的編制、批准、發放、使用、更改和作廢等進行控制，確保公司質量管理體系檔案及其他與質量有關的、包括適當範圍的外來檔案處於受控狀態，確保所有與質量管理體系相關的部門及時得到並使用有效版本檔案，防止誤用失效或作廢的檔案。
2．適用範圍
本程式適用於質量管理體系檔案及其它相關檔案的控制。
3．職責
3.1 總經理負責質量手冊、程式檔案的批准。
3.2 管理者代表負責質量手冊、程式檔案的審核，作業檔案的批准。
3.3 品質管理部負責質量手冊的編制。
3.4 各部門經理負責程式檔案的編制、作業檔案的審核，記錄檔案的批准。
3.5 各部門主管負責作業檔案的編制、記錄檔案的審核。
3.6 各部門組長負責記錄檔案的編制。
3.7對於檔案的管理，職責部門根據以下**的許可權、責任區分來實施，其變更和廢除應與此表相同。
4．內容
4.1 檔案的分類
4.1.1 按內容分類
按照內容不同，檔案分為如下幾類：
a) 質量手冊(包括質量方針、質量目標)；
b) 程式檔案；
c) 作業檔案(作業指導書、作業標準、操作規程、規章制度、規範等)；
d) 記錄檔案；
e) 外來檔案(bom料單、技術圖紙等)。
4.1.2按受控狀態分類
按檔案資料的受控狀態分為「受控檔案」和「非受控檔案」。受控檔案記入《受控檔案清單》，檔案管理做到「可跟蹤，有記錄」。受控檔案由編制部門負責人確定。行政部監控執行。
4.2 檔案的製作及書寫方式
4.2.1 質量手冊、程式檔案、作業檔案格式應包含以下資訊
a) 檔名
b) 檔案編號
c) 改正編號（revision）
d) 編制部門
e) 編寫人
f) 審核人
g) 批准人
h) 頁數
i) 實施日期
4.2.2 檔案書寫的專案應包含以下資訊
a) 目的：記述、匯集檔案的目的及意圖；
b) 適用範圍：記述作業的適用區域、部門以及人員；
c) 職責：記述與作業有關的部門和人員的許可權和責任；
d) 內容：記述適當人員在怎樣的機會或狀況下，以怎樣的方式進行特定的業務，會產生怎樣的記錄、報告；
e) 相關、支援性檔案：記錄、引用與該作業有關的檔名稱。
4.2.3 檔案製作時的編輯章節號碼和記述方式
a) 作為編輯章節號碼原則，按照編輯號碼（1），但也可以採用編輯號碼（2）；
b) 給章節編輯號碼時，原則上不得超過3個字，超過時，用a)、b)、c) …代替；
c) 檔案應以縱向排版為原則，如果檔案中確有不能縱向排版某幾頁，則僅這些頁面可以橫向排版，其餘頁面應縱向排版。
4.3 檔案的編號
4.3.1 質量手冊編號規則
wljy—qm
4.3.2 程式檔案編號規則
wljy—qp—xx
4.3.3 作業檔案編號規則
wljy—wi—xx—***
4.3.4 記錄檔案編號規則
wljy—re—xx—***
4.3.5 外來檔案編號規則
wljy—out—xx
原則上外來檔案編號按各自原來的編號，並按收文順序登記；外來檔案無編號的按公司檔案規定編號。
4.3.6 改正編號（revision）
是指發放時以「00」或「a」表示為基本，當增加或更新內容時以連續編號或者連續字母表示。「00」和「a」可以任選一種作為改正編號。
4.3.7 對部門**的劃分（部門應寫全稱）
a) 行政部（xz）
b) 人力資源部（rl）
c) 財務部（cw）
d) 市場營銷部（yx）
e) 生產部（sc）
f) 品質管理部（zl）
g) 工藝技術部（gy）
h) 採購部（cg）
i) 庫房部（kf）
補充：當部門增加時，追加新增的部門**。
4.3.8 對檔案等級的說明
4.4 檔案的編寫和審批
4.4.1 質量手冊由品質管理部負責編寫，管理者代表負責審核，總經理負責批准。
4.4.2 程式檔案由相關部門負責編寫，管理者代表審核，總經理批准。
4.4.3 其它檔案由各部門負責編寫，各部門負責人審批。
4.4.4 檔案的編寫應符合標準化要求，文字精煉、清楚、正確、協調，易於識別。
4.4.5 檔案發放前的審批，應確保檔案是充分與適宜的。必要時，由行政部及相關部門對檔案進行評審與更新。
4.4.6 電子**檔案一般應製成紙張性檔案後，進行手簽或者在紙張性檔案審批單上簽署，並將檔案原搞交行政部儲存。
4.5 檔案的發放與管理
4.5.1 檔案由行政部門統一發放，檔案發放前，由發放部門填寫《檔案發放**記錄表》，確定發放範圍。
4.5.2 未經允許，任何人不得私自影印檔案。
當受控檔案丟失或損壞時應說明原因，報部門經理和檔案發放部門經理批准，重新辦理檔案領用，補領檔案填寫《檔案補領申請表》。若非受控檔案丟失或者增領，直接申請補發。
4.5.3 檔案的實施日期以檔案的發放日期為基準，檔案的使用部門必須管理好分發到的檔案。
4.5.4確保識別產品形成過程中需儲存的檔案，一批產品交付後，要及時清理，並向行政部歸檔質量、技術檔案。
4.5.5 作廢檔案經主管領導批准後須及時銷毀或封存。如需保留，須在檔案上加蓋作廢印章，並簽寫保留字樣，以防止非預期使用。
4.6 檔案的保管及識別
4.6.1 行政部為公司所有檔案檔案的歸口管理部門。
4.6.2 電子形式的檔案資料應儲存在可靠的、易於訪問的介質中，在發放部門應有備份。電子形式文件有條件的，應實現異地備份。
4.6.3 原本：籤有黑色字型的批准簽名或蓋有批准人印章的檔案。
4.6.4 無效檔案：失去效力已蓋上「作廢」章的檔案。
4.7 檔案的借閱及歸還
4.7.1涉及國家、公司秘密的檔案和資料，未經批准一律不得借閱。
其餘檔案資料的外借和公司內部因工作需要借閱檔案，需提出申請，說明借閱原因、內容、期限、儲存介質等，得到本部門經理和對方部門經理批准後方可借閱。檔案借閱需填寫《檔案借閱記錄表》。借閱者應按時歸還所借檔案資料，並保證其不被損壞和外洩。
所借閱檔案不得隨便複製。
4.7.2電子形式的檔案資料的借閱，應通過設定使用者許可權、設定密碼等方法控制借閱範圍，歸還時應刪除借閱人機器中的拷貝。
4.8 檔案的更改及作廢
4.8.1檔案需要更改時，由提出檔案更改部門（或個人）填寫《檔案更改申請單》，註明更改原因，對重要更改部分還應附有充分的證據，檔案更改的審批應由責任部門負責人進行，原則上盡量由原審批人進行，審批人應在《檔案更改申請單》上簽字表示批准更改。
4.8.2 更改檔案時，在現有版本上新增變更內容。
4.8.3 檔案更改實施後，按照《檔案發放**記錄表》收回原失效版本，發放部門加蓋作廢印章並進行保管，確保檔案的更改和現行修訂狀態得到識別。
4.8.4作廢檔案的處置與儲存
a)所有**失效或作廢檔案，由行政部及時加蓋「作廢」章，防止作廢檔案的非預期使用；
b)銷毀作廢檔案後，須填寫《檔案銷毀記錄》；
c)所有受控檔案都必須放在通風、乾燥、安全的地方，防止蟲蝕、鼠咬，易於查詢。
4.9 外來檔案的控制
各個部門收到外來檔案應及時填寫《外來檔案清單》，由接收檔案部門負責儲存，外來檔案管理與內部檔案管理程式相同。
5．相關、支援性檔案
5.1 wljy-qm《質量手冊》
5.2 wljy-qp-02《記錄控制程式》
6 相關記錄
6.1 《受控檔案清單》
6.2 《檔案發放**記錄表》
6.3 《檔案補領申請表》
6.4 《檔案借閱記錄表》
6.5 《檔案更改申請單》
6.6 《檔案銷毀記錄》
6.7 《外來檔案清單》
檔案更改履歷
檔案控制程式管理流程圖
工藝控制程序
空冷器製造過程中，通過嚴格的工藝管理，技術創新等手段，保證產品質量符合設計和標準要求，確保產品質量。適用於空冷器製造過程中工藝質量的控制管理。工藝控制流程圖見附圖 15.1.2.1 工藝責任師負責對圖紙的設計資格印章，技術資料表 設計 校核 審核簽署，設計結構 製造工藝可行性，尺寸標註是否正確及技術...
採購控制程序
1 目的 為確保採購產品符合規定要求，對供方和採購過程進行控制。2 範圍 適用於對本公司提供原材料 輔助材料及其服務的供方的控制。3 職責 市場資源部負責組織供方的調查和評價，編制 合格供方名錄 建立供方檔案。質保部制定採購產品的技術要求，並對採購產品進行驗收。總經理批准合格供方名錄。4 工作程式 ...
管理控制程序
xx公司 管理檔案 編號 x.01.003 2010 第一版 管理檔案控制程式 簽批頁 擬制年月日 審核年月日 會簽年月日 年月日年月日 年月日年月日 批准年月日 管理檔案控制程式 1 範圍 本檔案規定了 xx公司 以下簡稱 公司 管理檔案的編制 分類 編號 存檔 發放 變更 處置的規則和要求，適用...