***************xx公司
管理檔案
編號：***x.01.003-2010（第一版）
管理檔案控制程式
簽批頁 擬制年月日
審核年月日
會簽年月日
年月日年月日
年月日年月日
批准年月日
管理檔案控制程式
1 範圍
本檔案規定了***************xx公司（以下簡稱「公司」）管理檔案的編制、分類、編號、存檔、發放、變更、**、處置的規則和要求，適用於公司管理檔案的管控。
2 定義
管理檔案
指用於對公司產品實現全過程所需的設計、採購、生產、監測、檢測、人資、銷售等活動進行管控的檔案，包括：體系手冊、控制程式、標準、規範、辦法等。
3 職責
3.1 運營管理部
3.1.1負責公司管理檔案的標準化檢查工作。
3.1.2負責公司管理檔案的編號、存檔、保管、發放、變更、**、處置等工作。
3.2 各部門
負責該部門承辦的管理檔案的編制、修訂、簽批等工作。
注：各部門承辦的管理檔案清單見《質量環安管理體系手冊》(***x.01.002-2010)
4 管理內容和要求
4.1管理檔案分類和編號規則
4.1.1管理檔案的分類和編號規則見表1。
表14.1.2表1所示編號規則中已列示的字母、數字、點號、橫槓符為固定內容，流水號、年份號、「*」號為可變內容。
流水號為三位阿拉伯數字。年份號為四位阿拉伯數字。「*」號為一位中文數字，按年份號從「一」開始順序遞增編號。
年份號是該檔案首次產生或修訂時的年號。
4.2管理檔案編制規則
4.2.1結構
管理檔案由封面、簽批頁、前言、正文、附錄構成。其中封面、簽批頁、正文為必選元素。前言為可選元素，前言屬非正文內容，是對檔案本身情況的說明，需要時可選擇。
附錄是條件必選元素，當檔案涉及單獨的指導性資料或涉及過程事件辦理表單時為必選元素，即必須在正文之後附上這些資料或表單模版，若表單類附錄借用其他檔案時，則指明借用的檔名稱和表單名稱即可。
正文由章、條、段構成。
4.2.1.1章
章是管理檔案正文內容劃分的基本單元。應使用阿拉伯數字從1開始對章編號。每一章均應有標題，表明章的內容。標題應置於編號之後並與其後的條文分行。
章的標題架構和及要求見表2
表24.2.1.2條
條是章的細分。應使用阿拉伯數字對條編號。第一層次的條(例如5.
1,5.2等)可分為第二層次的條(例如5.1.
1,5.1.2等),需要時一直可分到第五層次(例如5.
1.1.1.
1,5.1.1.
1.2等)
同一層次中有兩個以上(含兩個)的條時才可設條。例如，第10章的條文中如果沒有10.2條就不應設10.1條。
第一層次的條宜給出標題。標題應置於編號之後，並與其後的條文分行。第二層次的條可同樣處理。
在某一章或條中同一層次的條有無標題應統一，例如，10.1條有標題，則10.2條也應有標題。
4.2.1.3段
段是章或條的細分。段不編號。
4.2.2格式和排版
本檔案電子檔儲存於運營管理部作為管理檔案格式和排版的標準模版，編制檔案前應請運營管理部提供本檔案電子檔，以本檔案電子檔中各元素部分的頁面布局、頁邊距、頁首頁尾布局、文字大小、字型、段距、行距、對齊模式、排版模式為標準，設定新編制管理檔案中各對應元素部分的格式和排版，使其各對應元素部分的格式和排版與本檔案完全保持一致。
推薦方法：將本檔案電子檔換名另存後再編制可確保新編檔案的格式和排版與標準模版完全一致。
4.2.3管理檔案編制軟體
管理檔案編制軟體統一採用microsoft office word，採用其他軟體編制的管理檔案應轉換為microsoft office word格式。
過程控制流程圖編制軟體統一採用microsoft office visio，在visio中編制好後複製到word中。
4.2.4管理檔案版本號
4.1.1條的編號規則中「年份號(第*版)」為管理檔案的版本號，管理檔案普通修改時版本號不變更，當管理檔案內容或架構產生重大變更時，版本號應按編號規則重新確定。
4.2.5管理檔案列印
管理檔案應採用雙面列印。
4.3管理檔案的管理
檔案的管理包括：編號、登記、存檔、發放、變更、**、處置。
4.3.1各部門在計算機中採用microsoft office excel軟體建立《管理檔案管控表》(以下簡稱《管控表》)，採用《管控表》對管轄檔案的存檔、發放、變更、**、處置等資訊予以登記和管控。
4.3.2《管控表》標準模版見附錄1，其電子檔隨本檔案儲存於運營管理部，各部門應請運營管理部提供標準模版電子檔，用以建立本部門的檔案管控表。
在不影響標準模版已明確要素的前提下，各部門可根據實際需要對檔案管控表模版進行等效的調整或改造。
4.3.3管理檔案發放前應在首頁上加蓋「有效」鮮章。
4.3.4作廢但不銷毀而需繼續儲存的管理檔案應在首頁上加蓋「作廢」鮮章。
4.3.5登記管理檔案應對管理檔案進行連續的存檔編號(見附錄1中示例)，將存檔編號採用人工手寫的方式標寫在檔案紙質檔首頁的右上角。
同一大類的檔案實物按存檔編號依序儲存在一起，並將儲存位置登記在《管控表》中。
4.3.6《管控表》每產生一次變更，其電子檔應進行一次備份，使用表與備份表應儲存於不同的計算機上，同時列印一次《管控表》作為紙質臺帳存檔，替換舊的紙質臺帳。
4.3.7管理檔案電子檔存放於計算機中的檔名稱命名方式統一為：
「編號檔名」，編號與檔名之間以空格間隔，例如：「***x.02.
001-2010(第一版) 管理檔案控制程式」。
4.3.8運營管理部在計算機中採用microsoft office excel軟體建立《檔案變更記錄表》，用以對管理檔案的變更情況進行記錄。《檔案變更記錄表》格式見附錄3。
4.3.9運營管理部建立紙質《檔案發放/借閱記錄表》,需要時，作為檔案發放/借閱交接簽字的確認臺帳，執行檔案發放或借閱時，接收人或借閱人應在《檔案發放/借閱記錄表》臺帳中相應位置手工簽字，檔案歸還時，檔案管理員應在《檔案發放/借閱登記表》臺帳中相應位置手工簽字以示確認。
《檔案發放/借閱登記表》格式見附錄4。
4.3.10管理檔案紙質檔原件和電子檔應儲存10年以上（有特殊要求的應書面提出經部門領導批准的儲存期限要求），各部門每年應按年份打包封存。
公司每10年組織一次清理。每年應按年份打包封存。公司每10年組織一次清理。
4.3.11對於過失損壞、丟失管理檔案者，公司將追究責任並按50元/份給予經濟處罰。
5 過程控制
5.1管理檔案的編制發布，
5.1.1管理檔案編制發布流程見圖1。
圖15.1.2管理檔案發布前均應經過簽批，檔案簽批步驟一般為：擬制、審核、會簽、批准。審核、會簽、批准人層級的依據《授權管理辦法》確定。
5.1.3管理檔案簽批後，擬制部門應將檔案紙質檔原件和電子檔交運營管理部，運營管理部將檔案紙質檔和電子檔進行登記、存檔、發布。
5.2管理檔案的變更
5.2.1管理檔案的變更流程見圖2
圖25.2.2執行檔案變更前，應將已發放的被變更檔案全部收回，完成變更後再重新發放。
5.2.3《檔案變更通知單》格式見附錄2
6．本檔案附錄清單
附錄1：管理檔案管控表模版
附錄2：檔案變更通知單模版
附錄3：檔案變更記錄表模版
附錄4：檔案發放/借閱登記表模版
附錄1：管理檔案管控表模板
管理檔案管控表
附錄2：檔案變更通知單模版
檔案變更通知單編號：
附錄3：檔案變更記錄表模版
檔案變更記錄表
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