摘要：網際網路的時代已經到來，資訊科技不斷的發展，現許多檔案都是實行了電子化管理，給紙質檔案帶來了巨大衝擊，傳統的學校檔案管理已不適應今天的資訊化時代，給學校的檔案管理帶來了全新的挑戰。本文通過分析中專電子檔案管理中的現狀，來**學校電子檔案最有效的管理方法。
關鍵詞：中職學校；檔案管理；方法
社會在不斷進步，網路也得到了全面普及，對於紙質檔案而言，電子檔案更方便、快捷、便於尋找和管理。它正逐漸的取代紙質檔案，電子檔案的出現，是一大進步，但也給檔案管理帶來了全新的挑戰。學校的檔案是學校工作最重要的一部分，它關係著學校管理水平的質量，依目前的形式來看，學校檔案管理現狀存在著許多不足的地方。
所以，要提高中職學校檔案管理工作水平，根據中職學校的發展需求，把紙質檔案管理轉換為電子檔案管理，順應時代發展的趨勢。
一、現中職學校檔案管理中存在的不足
（一）檔案管理不重視管理方法不恰當
對於中職學院而言電子檔案管理較鬆散，不引起重視，在管理上方法不恰當、不規範，比較隨意，缺乏嚴謹性。這是因為管理制度不完善造成的。中職學校的教學比較繁瑣、複雜，部門又較多，人手不夠，就導致了乙個部門需負責幾個部門的工作，從而就形成了管理的渙散和不規範。
有些部門在電腦製作的檔案過程中不重視，隨意的更改、刪減對檔案的保真行沒有真正的認識，導致了原始檔案和紙質檔案不相符，歸檔沒有了儲存的意義。還有歸檔方面上，過程不清楚，一些學校在電子檔案儲存時操作程式模糊不清，儲存不集中，不離線，這樣就容易發生電腦臨時出現故障導致檔案丟失或損毀的現象。還有些學校習慣把電子檔案檔案儲存在電腦的硬碟中，如果系統損壞，檔案也會隨之丟失。
如果不鑑定檔案的真實性，就給以後的工作造成了麻煩。所以，要在歸檔中做好鑑定，辨別真假，要以儲存檔案的真實性為原則。如果電腦上的電子檔案不分真偽就進行歸檔，會失去檔案原本的真實價值，對電子文件管理不利，發揮不了檔案原有的價值意義。
（二）缺乏專業管理人才
目前，為了順應當前的管理形式，將紙質檔案轉換為電子檔案，但轉換的過程中，速度較快，一些學校無法及時更新電子檔案管理裝置，所以存在裝置比較落後，管理上專業人手不夠等現象。電子檔案管理對電子檔案管理工作者提出了更高的專業要求，必須要用最專業的手段對其進行管理，確保檔案的真實完整性。要求電子檔案的管理者需熟練的掌握計算機，然後把計算機和檔案管理工作結合起來，這樣才能促進電子檔案的管理。
這就需要學校加大對管理人才的培訓，制定培訓計畫和管理計畫，隨時關注管理不足的地方，然後培訓相關的管理人員，還可以請專家來指導檔案管理人員的培訓，這樣電子檔案的管理人員會有更加專業的手段對其進行管理，從而在管理上發揮專業人才的作用。
（3）電子檔案安全性與保密性問題
由於電子檔案管理是利用計算機進行管理的，它的存放不固定，載體可隨時轉換，資訊開放，存在著一定的風險，容易出現漏洞，使計算機遭到黑客的攻擊，導致檔案的刪除毀壞或洩露。電子檔案一旦遭受到外部的電腦病毒或是蓄意損壞檔案的「黑客」的影響，就會導致電子檔案的資料丟失而且沒有辦法恢復，載體上的資訊出現缺失現象，最嚴重的會出現整個資訊系統的癱瘓，使學校管理系統處於崩潰狀態。沒辦法正常對教師的績效和學生的思想品德評價提供客觀的依據，給電子檔案管理系統造成了嚴重的損害。
二、中職學校電子檔案管理的具體措施
（一）建立健全的管理體系對制度進行完善
由於管理體系的不健全，規章制度的不完善導致了檔案管理工作中真偽難辨的情況。這就需要建立健全的管理體系，完善檔案管理網路。中職學校檔案管理它能客觀記錄學校的各類工作狀況，例如老師的教學績效，學生的學業成績以及思想品德等。
這樣便於為學校管理提供最有用的依據，因為這關係著教師評優和學生健康成長，所以必須要建立健全的管理體系，完善制度管理。對於中職學校的檔案的整理、收集、歸檔工作都要明確管理到位，要推動學校檔案管理工作的發展。
（二）加強檔案管理規範
檔案管理工作中，最重要的工作是收集資料，因為這對後面的工作的進度有著至關重要的作用。學校電子檔案的規範直接影響到檔案的完整性和真實性，對以後檔案的使用價值也有著深刻的影響。這就必須要加強檔案管理的規範化，。
電子檔案跟紙質檔案相比，它的草稿一般不用進行歸檔，為歸檔節約了時間成本。但是電子文件儲存時要注意列印出乙份紙質文件做備用，以防計算機發生故障導致檔案丟失。在學校電子檔案管理中要充分發揮計算機優勢對其進行管理，來符合新時代對檔案管理的要求。
其次，歸檔工作千萬不能模糊不清，因為歸檔工作比較特殊，需要有責任心和嚴謹性意識比較強的人來操作。它需要將文件歸類後再定其屬性，然後拷貝到可離線的存載體上。這一環節不能出現差錯，一旦出現差錯就會導致檔案失去儲存的價值。
（三）不同的檔案歸類採用不同的歸檔方法
文件要進行歸類，把不同的文件進行分類管理，電子檔案適應的環境不同，歸檔方法也不同，所以，要以儲存載體來歸檔電子檔案。歸檔時要做好辨真偽工作，把電子文件存入計算機後，再列印乙份紙質文件，兩種儲存方式，以防弄丟檔案資訊。為了確保電子檔案真實性，中職學校電子歸檔管理中，將兩種文件分別歸屬兩個部門管理。
這樣有利電子文件的管理，為管理部門減輕工作量。通常採用的歸檔電子檔案標準格式是：txt、doc、dbf、jpg 四種格式儲存檔案，歸類文件時還要標註電子檔案執行的幻境，這樣便於查詢。
要規範電子檔案的檢查審核制度，為文件保障文件的真實性，需做好備份，因為電子文件和紙質文件都具有法律效力，所以發揮電子檔案的作用同時，還要做好紙質檔案的備份。定期檢查電子檔案管理工作，保證文件在儲存時具體有真實性、完整性，歸檔時程式不可迷糊不清，遵循歸檔的原則，完善管理制度的查閱，努力實現歸檔管理工作的最終目的即後續開發利用。檔案管理工作不容忽視，它要求嚴格、準確，不容出現誤差，不管是對電子文件的管理還是紙質文件的鼓勵，都必須要做到認真、負責，都要經過相關部門的的審批、按照程式嚴格執行。
特別要注意，電子檔案不能隨意的貼上複製，因為這樣會容易出現誤差，影響檔案的真實性。
（四）增加學校硬體裝置為檔案管理提供保障
為了更好的管理文件，需要加大投入力度，增加硬體裝置。在電子檔案管理中硬體裝置相當重要，好的硬體裝置能為管理工作者提供良好的管理環境，可以提高工作的效率，因此，學校需大量的投入，購置裝置，加強檔案管理工作，為電子檔案工作配備相應的裝置，為電子檔案儲存提供新的載體。同時還要注意裝置的管理，要加大其維修力度，及時更新系統，修復漏洞，保證文件的安全。
（五）加強管理力度順應時代發展
隨著資訊化不斷發展，電子檔案管理也在迅速的發展，這就對管理人員提出了更高的專業要求，他們將面臨乙個全新的挑戰，既要熟練的掌握好計算機技術，還要熟悉檔案方面的知識。所以，中職學校必須要全方面的培養管理人才，加大管理隊伍，提高管理能力，為電子檔案管理打下堅實基礎。引進人才的同時，還要充實檔案隊伍，建立乙個良好的管理環境，保證管理工作有序正常的進行。
特別需要引進計算機技術人才、通訊技術人才、檔案管理專業人才等方面的人才，人才引入後要加大培訓的力度，盡早進入到檔案管理工作中來，滿足檔案管理工作對人員的需求。
結束語綜上所述，電子檔案會隨著時代的發展逐步的取代紙質檔案，這也未來的必然趨勢，也是檔案管理工作中首要任務。中職學校必須根據自身實際情況，制定出一套優秀的管理方案，從本質上認識到電子檔案管理工作的重要性與必要性，對電子檔案工作引起重視，完善的規章制度，加大相應的裝置的投入，重點培養相關人才，從而提高檔案管理工作的水平，促進學校的健康發展。
參考文獻
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北部灣職業技術學校秦金桃 摘要 電子電工實訓是中職學校實踐教學的重要環節之一，是不可忽視的部分。對於還沒有學習專業知識的來說，通過電子電工實訓可以提高學生的學習興趣，培養學生在電子電工方面的基質能，還可以掌握許多專業基礎知識，不僅對學生的動手能力 工程創新思維的初步形成起著奠基的作用 而且對學生的後...
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