進入新世紀，電子資訊科技的發展不可謂不迅猛，辦公自動化水平快速提高，對檔案資訊的管理模式也從原先的利用紙筆進行記錄到現在通過電子檔案完成資訊的處理和保管。目前，電子資訊科技已經深入到各行各業，國家在進行一些大型水利工程建設時，需要進行大量資料、資訊的記錄、儲存、管理工作，顯然通過紙筆完成這方面工作已跟不上時代腳步，在一定程度上影響工程進度，文件的電子資訊化勢在必行。不過電子文件和傳統文件一樣需要人工錄入，管理，處置，這三個步驟都不可省。
檔案部門全權負責電子檔的管理工作，這就需要加快檔案部門進行管理模式的改革，加快電子資訊化，辦公自動化程序。筆者就水利部門電子資訊化中電子檔案的應用現狀與問題以及進一步改善策略進行分析。
1 水利電子檔案檔案管理的特點
水利電子文件是指在水利工作中，通過電腦等辦公裝置建立並儲存的相關資料，包括電子文件，電子**，電子工程圖等，電子文件管理有四大特點。
第一，水利電子文件並非通過傳統的紙筆進行記錄，必須通過計算機等辦公裝置才能進行儲存、瀏覽、刪改、使用。水利電子文件只有在滿足基本條件的情況下（資料庫錄入等），工作人員才能夠通過鍵入檔案號，查詢到對應的文件進行瀏覽。
第二，水利電子檔案管理操作直接在電腦等辦公裝置上進行。在進行水利工程建設完成後，可以在電腦上進行相關電子檔的歸檔操作，把不同的檔案、資訊歸類到不同的目錄下，並進行檔案號標記，設定幾級目錄，二級目錄在一級目錄之下，檔案號（工程代號）標記在目錄之下方便工作人員進入資料庫，查詢調閱。
第三，水利電子檔案管理不受地域和時間的限制，可以實現共享。水利電子文件具有共享的特性，若檔案管理人員擁有一級管理許可權，只需知道檔名稱，並進行共享，那麼同凡是在同一網段的電腦都可以進行該檔案的查詢，並對查詢到與其相關的其他一些檔案，檔案管理人員的工作量相應也隨之減少。
第四，水利電子文件管理在理論上不需要很大的操作空間，只要能夠放置下必須的辦公裝置以及工作人員的辦公空間就可以，但對環境的其他方面要求比較高，溫度、防磁等有一定規範。電腦、印表機等硬體裝置對環境有一定的要求，例如，溫度應該盡量不低於17℃，不高於20℃，而濕度則最好不要低於35℃，也不要高於40℃，另外，還要有比較好的防塵和防火措施，以保障水利電子文件能得到妥善保管不被遺失。
2 水利電子檔案管理在歸檔方面的現狀與分析
筆者就現在的情況進行了研究調查，發現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
2.1 硬體與軟體設施的不足
由於電子檔案受到硬體裝置的影響，並且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文件的備份。想要做好電子文件備份必須做好兩方面工作，一是每份檔案在建立時就做好備份，一式多份，儲存在不同的硬體裝置中；二是電腦、硬碟這些儲存裝置容易損壞。電子文件和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬體裝置的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公裝置，否則不能進行瀏覽、閱讀、查詢、整理。
2.2 電子文件管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對資訊足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行資訊化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公裝置，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公裝置操作的學習，使這些資源浪費了。
2.3 存在一定的安全隱患
由於電子檔案的資訊資源是利用網路進行共享和傳輸的，而網路的受眾面非常廣，任何人都可能通過網路手段竊取資訊甚至篡改，網路本身也存在不穩定因素。而電子文件在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文件中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
2.4 出現虛假資訊
在水利檔案管理部門資訊化過程中，需要將過去的紙質文件轉變為電子文件，在進行電腦操作輸入時，由於工作人員的疏忽，容易出現資訊的錯漏，檔案的資訊就在不經意間被篡改，而且由於電子文件在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版檔案的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文件原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文件原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人**的，而電子文件形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文件往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生資訊丟失或刪改，而電子文件儲存的形式種類也很多，在使用不同硬體裝置，以不同格式進行儲存時也會發生資訊的缺損，所以，電子文件的完整性也難以保證。
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