工作報告
呈：江總
經過四天對公司現行體系檔案及其他相關檔案查閱並與公司相關人員訪談，對公司現行體系的執行、檔案的編制與管控現狀有了初步的了解。茲就體系執行、檔案編制及管理控制方面存在的問題提出本人的看法與建議，並根據公司的實際情況制訂本人未來6個月的工作計畫。敬請審閱！
一、體系執行存在問題與改善建議
1、體系執行
1）存在問題
從訪談與查閱現行檔案中了解到，公司推行的質量管理體系未能得到很好的貫徹實施。管理體系自2023年公司開始推行以來已達5年時間，2023年剛推行時施行的是iso9001:2000版本，但公司自2023年9月起開始將原2000版轉換到新的2008版，公司轉版時僅只將程式檔案的版本號及發布時間做了修改，並未對檔案內容的適應性進行評估與修訂。
且公司自2023年以來管理體系的執行基本處於休克狀態，在這段時間公司並沒有進行內審和管理評審工作。現場的運作已經與公司體系檔案的要求完全脫節。因而體系檔案實際上也就成了一紙空文。
2）改善建議
針對以上問題，建議公司應重新對各流程現行的運作狀況進行評估、梳理並改善，同時根據各部門的實際運作流程重新修訂程式檔案，使各部門的實際運作與程式檔案的要求完全一致並符合iso9001:2008各條款的要求。
2、體系檔案
1）存在問題
1.1）檔案管控：
根據《檔案管理程式》的規定，公司當前所有管理體系檔案的管控均應由廠辦公室負責管理。但因公司質量管理體系未按要求執行。所以，廠辦公室在體系檔案的管理方面也沒有按《檔案管理程式》的要求予以管控，以至於體系檔案管理處於失控狀態。
公司檔案的收發與及時更新均未得到有效的控制，這樣就造成體系檔案管理的混亂。在相關部門需要使用檔案時找不到檔案而影響工作效率，從而給公司的管理運作帶來困擾。
1.2）檔案格式：
原體系檔案中《檔案管理程式》的編寫過於簡單，程式檔案只是對檔案的編號、收發管理、更新廢止等做了說明，並沒有對檔案的規範格式等作詳細的說明，而各部門在編寫檔案時也沒有按照程式檔案的要求去做，以至於各部門在編寫檔案時僅憑各自的感覺與喜好選擇檔案格式，最終導致公司現存盤的檔案格式多樣、版本雜亂無章（如：現存的作業指導書和考核表以及現在正在發行的一些通知、通告檔案等）。
2）改善建議：
針對檔案管控與不規範格式存在的問題，建議重新修訂《檔案管理程式》，將《檔案管理程式》（kd/pd01）與《檔案控制程式》（q/kd201.4）進行融合，細化檔案管理的各個環節，使之成為乙個質量管理體系、標準化體系、技術體系均可以通用的程式檔案，並要求檔案管控部門對於檔案的收發、換版更新、廢止等須嚴格按照《檔案管理程式》的要求執行。這樣既能保證檔案得到有效的控制又能保證檔案版本格式的規範化。
二、工作計畫
未來6個月工作計畫見下表：
2023年4月23日～10月30日工作計畫表
三、結束語
一套優質的管理體系如果能得到成功推行，它會使公司的管理規範化，從而提公升公司的管理素質，提公升公司的運作效率、社會形象及公司在市場的競爭力。但要能成功推行，必須要有強有力的執行力、持之以恆的信念和決心。如能完全按照體系程式檔案的標準要求去做，並按照pdca管理迴圈模式不斷改進，則公司的管理效率和業績將會得到飛速的提公升。
以上問題、建議和工作計畫僅是本人一些不成熟的想法，敬請領導指正。
謝謝！ 呈報人：羅文
2023年4月22日
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