學籍檔案管理是學校教學管理與學生管理的乙個重要組成部分。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，是客觀真實反映每乙個學生在校期間德、智、體、美全面發展過程中的原始記錄，也是乙個人接受某種教育程度的經歷和他所達到的學識水平的信用憑證。同時學籍檔案也是教育管理部門和教師了解、掌握學生基本情況的重要渠道，它也是學校教育部門和教師針對每個學生特點，開展因材施教，促進學生全面發展的重要依據。
學籍檔案管理工作做得好與差，直接影響到了學校的教學質量和社會聲望，如何提高學籍檔案管理工作水平，以適應當前教育形勢發展的需要，也成了學校學籍檔案管理人員思考和解決的重要課題。下面我結合自己的工作實際，就學校學籍檔案管理中存在的問題、原因以及解決建議談一點自己的看法。
一、學籍檔案管理工作存在的主要問題
近年來，學籍檔案管理中存在的主要問題有：一是檔案意識不強，職責範圍不清。這主要是指在學籍檔案的形成過程中，無論是教育管理部門人員，還是教師、學生都對學籍檔案缺乏正確的認識，不清楚自己的職責範圍，也都沒有把它當作是學校整體工作中一項十分重要的工作來做。
因而造成了學籍檔案資料的收集不齊全，不能完整的反映出學生在校成長過程的真實表現。二是學籍檔案管理的制度不夠健全，管理觀念落後。這主要是指學校缺乏完善的學籍檔案管理制度，制度不健全，就容易造成工作上的隨意性，就會使管理人員缺乏責任心，也就容易導致學籍檔案資料的管理無序、堆放雜亂，這樣給學籍檔案的鑑定和整理就造成了很多麻煩。
加之學籍檔案管理人員大多為兼職，因其思想保守，觀念陳舊，不學習檔案業務知識，對學籍檔案特點、規律和價值作用認識不清，故而工作中缺乏積極性和主動性，更談不上有所創新，這種效率低下的學籍檔案管理現狀，就會阻礙學籍檔案在教學管理、教學研究和學生管理工作中作用的發揮。三是學籍檔案質量偏低。學籍檔案中有許多內容都是在班主任老師的指導下學生自己填寫，但由於個別老師檔案意識不強，不能按規範來要求學生，造成個別學生使用原子筆和鉛筆填寫學籍**，並且出現字跡凌亂和塗改現象，還有的欄目填寫不完整，內容不準確，致使學籍檔案不能很好地體現出它應有的作用和價值。
四是缺乏必要的監督和審查機制。許多學校沒有把學籍檔案管理工作和學校的其他工作一樣對待，雖有布置，但缺乏檢查、落實、獎懲的相關措施。分管領導更沒有履行好定期督促檢查的職責，因而難以確保學籍檔案的真實可信。
二、產生問題的原因
1、學校領導對學籍檔案工作重視支援的力度不夠。表現在：一是沒有為學籍檔案管理工作的規範化開展，提供必要的設施裝置等方面的條件和財力支援。
二是在學校日常教育管理中沒有很好的明確學籍檔案管理人員的職責和待遇，影響了相關人員做好這項工作的積極性和主動性。三是對師生的學籍檔案意識教育不到位。很多師生對學籍檔案的內容、形式、要求以及作用等相關知識不清楚，更談不上對學籍檔案內容收集、整理、歸檔工作的重視。
2、缺乏有效的學籍檔案管理的相關規章制度和監督機制。沒有規矩，不成方圓，沒有制度，何以約束。學籍檔案管理制度和監督機制的不健全，很難保證在學籍檔案的各個管理環節中不出問題。
也很難保證學校的學籍檔案管理工作做到抓實抓好。
3、對做好新形勢下學籍檔案管理工作的認識不足。隨著改革開放的深入，隨著社會經濟的快速發展，不僅各級領導和職能部門對學籍檔案資料要求更加全面、詳細、快捷、準確，而且利用需求也日益頻繁。因此，認識不到位，就很難適應形勢需求，就很難做到學籍檔案管理工作滿足學校教育、教學工作的需求，就很難使學籍檔案成為反映學生的成長經歷的真實記錄。
三、做好學籍檔案管理工作的建議
1、完善學籍檔案管理體制，建立相關制度，提高管理意識。建立健全規範的管理制度不僅是搞好學籍管理工作的基礎，更是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善學籍檔案管理的相關制度和機制，要圍繞學校的中心工作和主要工作節點抓好學籍檔案各環節的工作，要樹立「以服務為主」的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和資料，提高學籍管理的效率。
同時還要將學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責範圍，做到每學期按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑑別，保證其真實可靠。還應制定好考核管理制度和激勵機制，做到獎罰分明。
2、分清職責，統一管理。學籍檔案管理必須遵循學籍檔案自身形成的規律，制定統一標準，建立健全收集整理、檢查核對、鑑別歸檔、保管利用、轉送移交等方面的相關規章制度，做到有章可循，責任明確。分管領導、學籍檔案管理人員和教師要加強溝通協調，以確保學籍檔案在形成過程中的質量和真實性。
3、加強學籍檔案管理人員培訓，提高自身業務素質。學籍檔案管理是一項非常細緻的工作，具有極強的程式性和專業性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業務知識和一定的科學文化知識；必須熱愛檔案事業，忠於職守、遵守紀律；必須有極大的責任心和學習精神，既要加強檔案業務和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，又要經常研究和解決工作中出現的新情況，新問題，還要掌握新形勢下學籍檔案管理的特點，逐步提高自身業務素質水，保證學籍檔案管理工作的嚴肅性與持續性。
4、加大審查監督力度，提高學籍檔案質量。學校分管領導和學籍檔案管理人員要經常深入到教研組和班級，宣傳學籍檔案知識和相關要求，定期組織檢查，及時糾正不應出現的各類問題，保證學籍檔案材料真實完整、齊全規範。特別是在學籍檔案整理時必須做到一是學籍檔案內容的填寫必須全面、準確、及時，不得塗改、疏漏；二是要用碳素墨水筆填寫，字跡工整清晰，以便長期儲存；三是裝訂規範，排列有序；四是編寫目錄索引，方便查詢。
只有這樣，才能保證學籍檔案的質量。
5、利用資訊科技，促進學籍檔案管理工作逐步邁向現代化管理。現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學管理學籍檔案的基本條件。隨著學生人數的不斷擴大和學籍檔案利用需求的增加，應用計算機進行學籍檔案管理已迫在眉睫。
學籍檔案電子化管理具有傳統管理方式無可比擬的優勢，可大大提高學籍檔案管理的效率，不僅儲存資訊量大，檢索迅速、查閱方便，而且儲存時間和空間幾乎不受限制。這是資訊科技、網路技術的快速發展給學籍檔案管理帶來的新的機遇。因此，學籍檔案管理工作要依託校園網建立學籍檔案管理資訊系統，將科學的資訊管理技術引入學籍檔案管理工作中。
將學生在校期間的各項資訊匯集在一起，建立學生學籍檔案管理資料庫，可隨時呼叫和統計分析，使各教學部門能互換資訊，也便於各級領導和部門掌握情況。學生可通過網路直接查詢學籍資訊、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍檔案內容的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍檔案管理工作邁上科學化、規範化的新台階。
總之，學籍檔案管理工作是一項細緻、繁忙的業務管理工作。作為學籍檔案管理人員必須具有高尚的職業道德和敬業精神，具有廣博的科學文化、教育理論和檔案業務知識，具有一定的決策、組織和協調溝通能力，同時還要抱著對事業熱愛、對學生負責的態度，盡心盡職的做好學籍檔案管理工作，並在實踐中不斷總結、提高，只有這樣，才能使學籍檔案管理在促進教育事業發展、培養更多優秀人才中發揮出更大的作用。
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