背景隨著資訊化的逐步深入，檔案生成機構的電子檔案的數量與日俱增，電子檔案的管理需求也日益迫切，目前檔案生成機構的電子檔案管理主要存在以下問題：
2.不完整的電子檔案管理：目前，很多機構的電子檔案管理依附於檔案管理系統，只涉及了歸檔檔案的電子檔案，實質上是電子版歸檔檔案的管理，大量按照現行檔案管理辦法不需要未歸檔的電子檔案大多散落在業務系統中，甚至在業務承辦人員的單機中。
另一方面，納入管理的電子檔案的資訊也是不完整的，大多只管理檔案最終版本，檔案關鍵的過程稿及形成過程缺失；
3.功能缺失：目前的電子檔案管理系統僅包括電子檔案的著錄、檢索、瀏覽等基本功能；無法和前端業務系統，實現電子檔案的自動捕獲；無法實現電子檔案的綜合利用，和後端的電子檔案長期儲存缺乏銜接，不能做到電子檔案生命週期全覆蓋。
4.檔案安全性無法保證：目前大部分單位的電子檔案管理主要從資料共享角度考慮，對電子檔案的真實性、完整性缺乏支援。
黨和**高度重視電子檔案管理，先後發布《電子檔案管理暫行辦法》、《國家電子檔案管理工作規劃(2011-2015 年)》等檔案，於2023年成立「電子檔案管理部際聯席會議」，並組織產業界、學術界、使用者等多方面專家編制了《電子檔案管理通用功能要求》， 規範電子檔案管理系統功能要求。2023年初，電子檔案管理部際聯席會議正式發文啟動電子檔案管理第一批試點試用工作，通過試點試用，驗證正在研製的標準，提出實現建設目標的技術手段和管理制度
xx電子檔案管理系統是依據《電子檔案管理系統通用功能需求》（徵求意見稿）、《電子檔案移交與管理辦法》（徵求意見稿）和《電子檔案通用元資料規範》（徵求意見稿）開發，以內容管理技術為基礎，對各級**文電、應急、文秘、人事等業務系統生成的公文、郵件、**、音像資料等資訊資源進行有效的組織、管理、處置、利用的管理系統。
主要功能
xx電子檔案管理系統功能主要分為四類，包括：檔案瀏覽和檢索、檔案管理配置、檔案管理業務、安全和系統管理。
1.檔案瀏覽和檢索：本功能面向匿名使用者和普通使用者，根據許可權瀏覽和檢索公文，匿名使用者可以檢視公開的電子檔案，登入普通使用者可以檢視授權的電子檔案。
2.檔案管理配置：檔案管理配置是面向機構的檔案管理員，配置電子檔案管理系統執行需要的業務資料，目前包括電子檔案型別配置、電子檔案分類方案、電子檔案保管期限、儲存配置、安全配置、工作流配置。
3.檔案管理業務：本模組面向各級檔案管理處理人員，直接針對電子檔案進行捕獲、整理、統計、鑑定處置、利用審核等操作。
包括：捕獲登記 、電子檔案整理、電子檔案統計、電子檔案利用處理、鑑定處置。
技術特點
1.集中化管理，分布式儲存；
2.採用基於xml資料交換格式、基於b/s多層體系架構；
3.支援多種資料捕獲方式；
4.支援各種資料格式和元資料標準，可以儲存和管理各種型別的資料；
5.支援專題庫內容的組織，保證使用者多樣化的電子檔案管理需求；
6.完善的許可權管理與安全機制，提供多層次顆粒度的許可權控制；支援版式檔案轉換，實現檔案的顯示固化；支援檔案加密、數字簽名等安全措施，保證檔案的安全；
7.資訊數位化手段完善，無縫整合多通道採集工具；
8.內容檢索手段豐富，提供全文檢索，支援跨分類檢索；
9.通過規範的元資料設定和電子檔案格式，實現電子檔案的規範化形成和移交。
電子檔案管理系統
更新時間 2004 04 12 系統概述 電子檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統既可以自成系統，為使用者提供完整的電子檔案管理和網路查詢功能，也可以與本單位的oa辦公自動化和dpm設計過程管理，或者與mis資訊管理系統相結合，形成更加完善的現代化資訊管理...
uml用例 電子政務檔案管理系統
電子政務檔案管理系統 檔案管理系統的主要目的是利用軟體實現檔案的歸檔，查詢，借閱和歸還的流程，使工作人員對檔案的管理工作更加容易，提高工作的效率，降低管理的成本。檔案管理系統中需要對檔案的借閱流程進行處理，其重要實現檔案借閱的申請，審批，提醒和歸還功能。此外，還需要配置一些管理人員，人員的數目使根據...
電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法
1 總則 1 1 對電子檔案的形成 積累 鑑定 歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。1 2 電子檔案形成部門負責電子檔案的積累 保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。1 3 電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供...