1. 目的
為使公文管理制度化，規範公文傳輸及承辦途徑，提高公文處理的質量和效率，特制定本制度。
2．適用範圍
2.1 本制度適用於xx集團各單位。
2.2 本制度適用於常規性公文的傳遞，對於重大、緊急事項的資訊傳遞參照《重大事項報告制度》執行。
3. 公文定義
本制度所指「公文」是指集團內部、外部的往來文書，包括管理制度、決定、決議、通知、通報、報告、請示、批覆、批示、會議紀要、函等，包括書面與電子文字兩種形式。
4. 公文管理原則
4.1 歸口管理原則。
4.2 備案制原則。
4.3 保密原則。
5. 職責
5.1人事行政中心為公文收發的歸口管理部門。
5.2 職能部門為相關公文的具體處理部門，須遵守本制度的相關規定。
5.3 各公司（研究院）與xx集團總部的往來公文處理須遵守本制度的相關規定；其它往來公文可根據具體情況參照本制度執行。
5.4 各公司辦公室對下傳公文的落實負有督查責任；對上傳下達公文的合理性及真實性負有審核責任。
6. 發文
公文必須簡明扼要，一事一文，語言措辭力求準確、規範、簡練。
6.1 公文的製發流程
本流程主要針對xx集團總部，各公司參照執行。
6.1.1 集團檔案（紅頭文）
主要流程為：主辦單位擬稿；主辦單位負責人審核；分管領導審批；人事行政中心文員審核並編排文號；人事行政中心主任審核；集團總經理（或其授權人）簽發；人事行政中心繕印；主辦單位校對；用印；歸檔；發文。
6.1.2 機密檔案
6.1.2.1檔案密級的確認
密級分為絕密、機密、秘密及內部公開四個等級。
密級確認流程為：主辦單位擬稿人提出公文的密級；主辦單位負責人審核；分管領導簽批；人事行政中心主任審核確認；人事行政中心文員備案。
6.1.2.2機密檔案的發文
主要流程為：主辦單位擬稿；主辦單位負責人審核；分管領導審批；人事行政中心文員審核並編排文號；人事行政中心主任審核；集團總經理（或其授權人）簽發；人事行政中心繕印；主辦單位校對；用印；人事行政中心文員保密編號登記；登記發文；歸檔。
6.1.2.3人事行政中心文員保密編號登記
在機密檔案用印後，人事行政中心專職文員在紅頭文的每份右上角和檔案的每份中間用小五號圓形數字章按照總份數每份有序蓋號，然後人事行政中心文員按照領用人領走的不同序號檔案進行登記，嚴格備案。
6.1.3 部門及專業文書
主要流程為：主辦單位擬稿；主辦單位負責人審核；分管領導簽批；人事行政中心備案；主辦單位繕印；用印；發文。
6.2 集團公文格式（見附件1）
6.2.1 文頭部分
6.2.1.1 密級字型為宋體，字型大小與正文相同。
6.2.1.2發文字號應包括單位代字、年號、順序號。字型為仿宋體，字型大小為三號。
6.2.1.3簽發人在橫線上右側，字型、字型大小與發文號相同。
檔案的編號按照各擬制檔案的職能部門進行分類編號，單獨排序，格式如下：
(1)集團檔案***x集團字[201x]xx號
(2)人事行政中心 ***x集團辦字[201x]xx號
***x集團人字[201x]xx號
(3)財務管理中心 ***x集團財字[201x]xx號
(4)運營管理中心 ***x集團運字[201x]xx號
6.2.2 公文標題包括發文事由和文種兩部分。字型為宋體，字型大小為二號。
6.2.3 正文部分
6.2.3.1 採用word預設格式。
6.2.3.2 正文內容採用三號仿宋體，首行縮排2個字元。
6.2.3.3 檔案落款為發文單位全稱或規範簡稱，字型字型大小同正文。
6.2.3.4 頁尾統一採用「第幾頁，共幾頁」的格式。
6.2.3.5 層次標註：第一層用「一」，第二層用「（一）」，第三層用「1.」，第四層用「（1）」。
6.2.3.6 正文內容如分層次，對第一層「一」標題用三號黑體；第二層「（一）」標題用仿宋三號，標題加深
6.2.4 文尾部分應包括主題詞、發文範圍、發文時間和發文份數。
6.2.4.1「主題詞」三字採用三號黑體字，主題詞內容採用三號仿宋體字。
6.3 集團內部公文的傳輸流程
6.3.1 下行公文
6.3.1.1 集團公文
主要流程為：人事行政中心登記下發；各公司辦公室登記備案；轉有關領導及部室；簽收。
6.3.1.2 部門及專業文書
主要流程為：人事行政中心審核、登記、下發；各公司辦公室登記備案；轉有關領導及部室；簽收。
6.3.1.3 通知
xx集團總部各職能中心下發的通知需經人事行政中心登記、備案，統一編號後方可下發。編號如下:
***x集團通知【201x】***號
6.3.2 上行公文
公司辦公室填寫集團檔案辦件登記表；各公司辦公室登記備案；人事行政中心登記備案；分轉至相關領導、部門。
7. 收文
7.1 收文分類
7.1.1 a類：凡關係重大，足以影響公司權益的公文。
7.1.2 b類：需承辦的通知、函件及業務往來公文。
7.1.3 c類：與業務無直接關係的報表、宣傳或印刷函件。
7.2 集團所有外來公文均由各級辦公室負責統一接收。
7.3 通過傳真等形式直接傳送至各部門的a、b兩類公文應到辦公室備案後再做處理。
7.4 收文的規則
7.4.1 公司公文與私人檔案分開，私人檔案直接送達本人或由其部門人員代收，重要私人檔案應履行登記手續。
7.4.2 辦公室專人直接收發並開啟公司公文，並根據其歸類分別處理。
7.4.3 涉及法律事務的公文由分管法務的部門決定是否接收並對接收的公文進行登記。
7.5 收文的承辦流程
7.5.1 a、b類公文：
主要流程為：人事行政中心簽收；拆封、登記；填寫《批件辦理登記表》；總經理批示；分送主辦部門分管領導；主辦部門處理；《批件辦理登記表》註明落實結果；附處理資料；送交人事行政中心；歸檔。
7.5.2 c類公文：根據職責分工，人事行政中心直接分轉至相關部門分管領導，由相關部門負責處理
7.6 外來**接收
7.6.1外來**分類：分為機密、普通
7.6.2外來**處理
凡屬機密來電，來電接收人接收後及時填寫來電資訊記錄表和來電登記簿；呈報辦公室負責人；分管領導批示；承辦單位辦理；人事行政中心登記簿備案。
8. 公文的印製
8.1對外發文：雙面印製
8.2內部流轉檔案：雙面印製
8.3部門內部檔案及草稿：雙面印製或已用過紙張背面印製。
9. 罰則
對違反公文發放流程，未經登記、審批擅自發文或違反公文傳遞流程，使公文傳遞不到位，造成工作延誤，經核實對責任人處以100—500元的罰款。
10. 本制度自頒布之日起執行，解釋權歸xx集團人事行政中心。
附件1：紅頭文印發格式
***x控股集團****檔案
（仿宋三號）
***x集團字【201×】××號
★題目（宋體二號）
主送單位：（仿宋三號）
正文（仿宋三號）
××××××××（仿宋三號）
一、×××××× （黑體三號）
仿宋三號）
二、×××××× （黑體三號）
（一仿宋三號，標題加深）
（二仿宋三號，標題加深）
三、×××××× （黑體三號）
仿宋三號）
附件：1仿宋三號）
2仿宋三號）
（上空三行，仿宋三號）二○一×年×月×日
（蓋章）
（黑體三號）
主題詞仿宋三號
***x控股集團**** （仿宋三號） 年月日印發
（共印份）
附件2：公文擬稿紙式樣
***x控股集團****
公文擬稿紙
附件3： 批件辦理登記表
總經理批件辦理登記表
密級（絕密機密秘密內部公開） 緩急（特急緊急急一般）№ a字
填表人填表時間：
注：填寫本表並將處理資料附上，交回人事行政中心。
附件4：檔案會簽表
***x控股集團****檔案會簽表
密級(絕密機密秘密內部公開緩急(特急緊急急一般)
製表製表時間：
附件5：通知格式
關於××××××的通知（宋體，三號，居中）
***x集團通知【200×】××號（宋體，小四，居中）
主送單位：（仿宋，小四，加深）
宋體，小四）
一宋體，小四，加深）12
3二、×××××××（宋體，小四，加深）
附件：1
2（上空三行，宋體，小四）發文部門
二〇一×年×月×日
附件6：來電資訊記錄表
來電資訊記錄表
公文管理制度
內蒙古韓錦化學工業 公文管理制度 第一章總則 第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程式，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化 制度化，特制定本制度。第二章公文處理原則 第二條公司公文是實施管理 處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達 發布指示 請示和答覆...
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一 目的 為了使公司公文處理工作規範化 制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。二 適用範圍 本辦法適用於公司各部門。三 歸口管理 行政部是公文管理歸口管理部門，負責公文的收發 存檔等相關工作。四 公文管理制度流程 一 內部檔案 需要發文的部門擬稿並交由行政部行政專員核稿 列印，列印後的擬稿交...
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落款 寫部門全稱，應當標註於正文右下方，以最後簽發負責人的簽發時間為準。七 文別格式及適用範圍 a 紅標頭檔案 僅適用於公司內部重要公文。b 內部檔案 適用於公司各級部門的各類公文。c 對外檔案 適用於以公司名義的各類對外公文。d 對客檔案 適用於以各客服中心名義的各類對業主 住戶 的公文。e 集團...