一、總則
1 為了規範公司的檔案管理工作，做好外來檔案的收發、存檔工作及公司各類檔案擬定、簽發、歸檔工作，特制定本辦法。
2公司檔案包括收文、發文，是公司在進行經營管理活動中形成的具有管理效力和規範體式的文書，是公司進行管理的重要工具。
二、收文
1.許可權規定：
（1）外來檔案原則上由行政部統一簽收，將該檔案的原件交董辦機要秘書存檔，影印件按所對口的系統交由以下責任人簽收：
（2）如外來檔案是由對口系統直接簽收的，須將原件交交董辦機要秘書簽收、存檔；
（3）外來檔案的簽核、督辦和存檔由董辦機要秘書負責。
（4）承辦部門請按檔案要求如期完成相關工作，並按機要型別，做好檔案的備份工作；
（5）處理結果須報系統分管領導。
2、收文流程：
說明：1）由行政部填寫《收文登記及督辦表》中的「日期」，「發文單位」，「標題」等，
並擬寫「擬辦意見」並交公司總裁（或副總裁）批辦。
2）檔案簽核時，經辦部門須上交檔案原件。
3、操作**：
收文登記及督辦表
三、發文
1、許可權規定：
1）公司發文統一由董辦行政專員負責管理；
2）經核准後，檔案的蓋章存檔統一由行政專員負責；
3）各經辦或責任部門負責檔案的擬定、複核、會簽審批及下發落實。
2、發文流程：
說明：1）由擬稿部門填寫《發文審批表》中的「檔案標題」，「內容介紹」，等，並經部門主管和分管領導審核意見後，報系統分管領導複核。
2）需會簽時，由擬稿部門負責溝通落實；
3）需總裁簽審時，由擬稿部門呈報審批；
4）審批後，由行政專員負責蓋章下發。
3、操作**：
發文審批表
紅標頭檔案發文審批表
四、存檔銷毀
1、許可權規定：
1）檔案存檔統一由董經辦行政專員負責；
2）檔案型別：
3）檔案的銷毀由行政經理主持，相關部門參加，組成檔案鑑定小組，半年度對檔案資料明細，提出存毀意見，報請總裁批准後，方可銷毀。
4）銷毀材料，要由二人以上並在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
五、檔案格式：
1：封面、目錄、頁首、頁尾，正文部分：目的、適用範圍、術語和定義、管理要求、相關檔案、記錄**、附錄標示。
1）封面：主要針對正文內容較多，獨立成冊的檔案。封面內容包括：企業名稱、檔案編號、檔名稱、受控狀態、分發號、發布和實施日期等。
2）目錄：檔案編訂成冊後檔案主要內容、章節的頁碼索引。
3）頁首：頁首的內容包括：檔案型別、檔名稱、檔案編號、版本及修改狀態、頁碼，要求用**形式反映，且正文的每一頁都應有相同形式的頁首。
4）手冊編號格式
tr/qem－01
手冊的版本號
質量環境手冊代號
5）質量環境管理體系程式檔案的編號方法
tr/qp（x
檔案順序號
程式檔案代號
6）**檔案的編號方法
tr/qc-***-xx檔案順序號
部門代號
管理檔案代號
注: 部門代號如：
寺 /qr-***-xx
順序號檔案編號
記錄代號
8） 頁首中版本及修改狀態的規定：版本及修改狀態次一律用「第1版第0次修改」表示。如果檔案修改次數較多已達3次(不含)或整體內容改動較大已佔到檔案內容的50%以上章節，就應更新版次，以1→2→3類推，檔案編號中的年代號隨換版時年號的改變而改變。
9）頁尾：在檔案的末頁用**形式標明檔案的編制、審核、批准人及時間。
2、檔案字型、字型大小要求
3、檔案資料版式要求
檔案資料版式一般採用國際標準a4型（210㎜×297㎜），左側裝訂。
頁邊距設定要求：上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。
「行距」設定成「單倍行距」，或可根據實際情況調整「固定值」。
紙張頁面方向的設定要求，正文需設定為「縱向」排版；圖、表、附件可根據實際需求設定成「縱向」或「橫向」排版。
紙張大小的設定要求為標準a4列印紙。
4、檔案資料頁碼的要求
檔案資料需插入頁碼，並體現在檔案下邊距居中的位置。首頁不顯示頁碼。
彙編本的技術性檔案。如：子檔案不是同彙編本同時發放時，可單獨設定頁碼。其它型別檔案頁碼必須連貫。
六、違規處罰：
1、相關責任人違規操作者，視情節輕重處罰20-100元/次；
2、相關工作未落實者，視情節輕重處罰100-500元/次；
3、丟失檔案或未做好檔案歸檔工作者，視情節輕重處罰50-200元/次；
公文管理制度
內蒙古韓錦化學工業 公文管理制度 第一章總則 第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程式，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化 制度化，特制定本制度。第二章公文處理原則 第二條公司公文是實施管理 處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達 發布指示 請示和答覆...
公文管理制度
一 目的 為了使公司公文處理工作規範化 制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。二 適用範圍 本辦法適用於公司各部門。三 歸口管理 行政部是公文管理歸口管理部門，負責公文的收發 存檔等相關工作。四 公文管理制度流程 一 內部檔案 需要發文的部門擬稿並交由行政部行政專員核稿 列印，列印後的擬稿交...
公文管理制度
落款 寫部門全稱，應當標註於正文右下方，以最後簽發負責人的簽發時間為準。七 文別格式及適用範圍 a 紅標頭檔案 僅適用於公司內部重要公文。b 內部檔案 適用於公司各級部門的各類公文。c 對外檔案 適用於以公司名義的各類對外公文。d 對客檔案 適用於以各客服中心名義的各類對業主 住戶 的公文。e 集團...