4．個人電腦必須設定開機密碼，並不少於三個月更換一次。涉及財務、人事的保密、重要檔案還應設定檔案密碼。所有檔案均為公司財產，未經許可任何人不得私自複製及對外傳播。
各部門經理應對本部門的檔案安全起到安全管理、監督及負責等責任。
三．檔案排版一般要求：
1．中文信函，除特殊情況外，必須使用中文文字表達。
2．所有函件必須段落分時，邏輯清晰，主題明確，簡單明瞭。必須使用正確的中文，不得有錯別字及口語化的詞彙及語句出現。
3．所有函件，必須保證版式統一：中文函件由始至終均為中文（特殊情況除外，如外籍人士姓名、公司名稱暫無中文等）：英文函件由始至終均為英文（特殊情況除外，華裔人士姓名以拼音形式出現）。
4．所有函件，致送及發出必須遵循對等的原則。即：公司對公司，部門對部門，職稱對職稱。
a) 正式檔案、信函只能使用紙張單面列印，且不得使用環保紙（單面已列印後，再次使用之紙張）。
b) 頁面設定為：通常情況下左右邊距為2.5cm（或1），上下邊距不作限定，但應該避免「頂天立地」的情況出現，以使版面美觀且方便閱讀。
c) 字型：中文字型為「宋體」，英文本型為「times new roman」，數字字型與文件所用字型統一。
d) 字型大小：正文應首選「五號」（即10.5號）字型，或可根據版面情況選擇「四號」（即14號）字型；標題應首選黑體「小二」（即18號），或可根據版面情況選擇「三號」（即16號）字型；頁碼與文件號為「小五」（即9號）請留意，在乙份檔案中所選用的字型大小大小必須前後一致，且字型與文件字型必須統一。
e) 行距：通常應為1.5倍行距。但可根據檔案的大小、版面作調整。在保證檔案格式美觀的同時，盡量排版在同一頁。
5．在序號後面不加標點符號，如：「—」「﹑」。
6．字間距：為「標準」且不空格。
7．色彩：通常情況下所有正式檔案的文字應使用黑色。個別檔案如：建議書、及有關報表等必須採用彩色文字。
8．所有的檔案必須由相關部門負責人簽署後，予以發出；檔案傳真後需要加蓋「faxed」及日期章後再存檔。
9．如需提醒對方注意，該檔案屬機密性質，應在檔案上加蓋「機密（confidential）」，傳送前必須與對方致電告知。緊急文件處理方式與上述機密性質文件相同。
10．裝訂：所有正式的合同、建議書、及其它有關檔案均在左側1/2的1/2處裝訂。
11．所有傳送海外（包括港、澳、臺地區）的中文信函必須使用繁體字。
12．日期形式可根據情況採用以下二種方式之一：
i. january 21,2011
ii. 二零一一年一月二十一日。
的規格：高1.38cm，寬2.99cm
公文管理制度
內蒙古韓錦化學工業 公文管理制度 第一章總則 第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程式，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化 制度化，特制定本制度。第二章公文處理原則 第二條公司公文是實施管理 處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達 發布指示 請示和答覆...
公文管理制度
一 目的 為了使公司公文處理工作規範化 制度化，結合公司的實際情況，特制定本實施細則。二 適用範圍 本辦法適用於公司各部門。三 歸口管理 行政部是公文管理歸口管理部門，負責公文的收發 存檔等相關工作。四 公文管理制度流程 一 內部檔案 需要發文的部門擬稿並交由行政部行政專員核稿 列印，列印後的擬稿交...
公文管理制度
落款 寫部門全稱，應當標註於正文右下方，以最後簽發負責人的簽發時間為準。七 文別格式及適用範圍 a 紅標頭檔案 僅適用於公司內部重要公文。b 內部檔案 適用於公司各級部門的各類公文。c 對外檔案 適用於以公司名義的各類對外公文。d 對客檔案 適用於以各客服中心名義的各類對業主 住戶 的公文。e 集團...