第一章總則
第一條為了加強某某某（簡稱公司）專案採購（以下簡稱外採）管理，確保採購質量過關、**合理、服務周到，規範採購流程。結合公司實際，制定本細則。
第二條本細則適用於公司本部及分公司的外採管理。
第三條外採管理遵循公開、公平、公正、科學、擇優的原則，與**商建立長期合作、互惠互利、共同發展的夥伴關係。
第四條外採範圍：
一、公司現有生產能力保證不了的產品；
二、公司生產成本高於社會化生產成本；
三、公司生產週期滿足不了產品交貨期。
第二章機構與職責
第五條公司採購部負責產品的外採實施和管理工作，主要職責是：
(一) 組織制定產品外採管理規章制度；
(二) 組織對外採產品**商進行管理；
(三) 負責對外採業務的成本控制；
(四) 組織簽訂採購合同、並跟蹤合同執**況；
(五) 協調處理外採合同執行過程中的相關問題；
(六) 負責外採產品質量和進度，業務完結後建立**商考評記錄；
(七) 負責外採合同以及相關檔案資料的管理。
第六條外採業務相關部門及主要職責是：
結算部，主要職責：
(一) 負責根據銷售訂單下請購單，並完成請購單的審批工作；
(二) 負責產品外採進度監督工作,並配合採購部就採購中的問題與銷售人員進行溝通。
產品事業部（技術部門），主要職責：
(一) 負責簽訂外採產品技術協議等相關技術檔案，並做好採購評審及採購合同評審中技術評審部分；
(二) 參與外採產品**商推薦、考察及評估工作；
(三) 負責協調處理外採產品售後相關事宜。
財務部，主要職責：
(一) 負責接收採購部提供的外採發票入賬；
(二) 負責催要外採合同交印花稅；
(三) 負責根據採購部提交並已審批完成的付款單進行付款。
第三章外採產品**商管理
第7條詳細參看《物資**商管理實施細則》。
第四章外採業務的成本控制
第8條控制採購成本對公司的經營業績至關重要。採購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在利潤的增加，以及企業競爭力的增強。公司採購成本控制應嚴格遵照以下三點執行：
（一）一筆外採業務要向至少3家合格**商詢價，填寫《採購評審表》（附件1），並附上各個廠家的書面**，以供公司領導核實。選取**最低的一家採購。
（二）採購部建立**檔案和**評價體系，要對所有採購材料建立**檔案，對每一批採購物品的**，應首先與歸檔的材料**進行比較，分析**差異的原因。如無特殊原因，原則上採購的**不能超過檔案中的**水平，否則要作出詳細的說明。對於主要材料的**，要建立**評價體系，由公司有關部門組成**評價組，定期收集有關的****資訊，來分析、評價現有的**水平，並對歸檔的**檔案進行評價和更新，**評議一季度一次。
對於重點專案的採購，應經過採購委員會開會評審後，才可進行採購。
（三）公司本部及分公司的外採工作，**均需經過本部採購管理組審核，不能超出預算。如果採購員報過來的最低價，經過採購管理組核實，還能再降，則會對採購員實行考評扣分懲罰，詳見《採購部季度考核方案》。
第五章採購合同的簽訂與執行
第九條經過前期定商定價環節，並且有公司與**商雙方簽字蓋章的技術協議或技術檔案，可以簽訂採購合同。原則上要使用我公司審核過的合同模版（附件2）。
第十條如供貨商有嚴格規定，必須由供貨商來提供合同，則採購部須仔細閱讀合同的每一項條款，並對其中的不合理、對我方不利的條款，與供貨商協調更改。合同標的物型號、數量、供貨期必須和結算部下的請購單保持一致。
第十一條所有採購合同均須經過採購評審流程後方可簽訂，《採購合同評審表》（附件3）上涉及的各部門評審人員需仔細閱讀合同，慎重寫下評審意見。若因評審人員出差等情況，不能及時在《採購合同評審表》上簽字的，則採購部至少留有該評審人員簡訊或郵件確認後，才能進行下一步評審。但事後，採購部必須及時找到該評審人員補簽字。
第十二條通過評審，100萬元以上的合同，法定**人出須由公司總經理簽字；100萬元及以下金額的合同，法定**人處可由採購部經理**簽字。合同蓋章按行政部的用印流程走評審。
第十三條採購合同經供需雙方（簽字）蓋章後生效。所有採購合同須保留供需雙方（簽字）蓋紅章的原件至少兩份。如因急於排產等原因，可以先用合同傳真件代替，開始執行，但事後必須及時催回合同原件。
第十四條合同生效後，督促供貨商嚴格按照採購合同條款供貨並提供服務。若在合同執行過程中，如供貨商無法保質、保量、保工期供貨，則須有書面說明發至採購部，採購部須依照合同規定追究其違約責任，並與結算部溝通、協調善後事宜。
第十五條合同付款：對於簽訂合同的付款專案，嚴格按照合同付款條款進行付款。所有付款均需向財務部提交《付款審批表》、合同影印件、發票及驗收單。有如下幾點說明：
(一) 支付預付款：依照合同中規定，因採購金額較大或者定貨時間較長等原因，需在合同簽訂後支付佔合同總額一定比例的預付款。這種情況在支付預付款時不需附驗收單和發票，餘款支付前應先取得全額發票。
(二) 款到發貨：由於產品的特殊性或是公司在外地的情況，**商要求先款後貨的，應在付款前取得全額發票。
(三) 貨到付款：合同中規定，貨到驗收合格後付款的情況，驗收合格後，憑經公司認可的驗收單可申請付款。
第十六條公司本部與分公司定期（一季度一次）簽訂採購合同，合同簽訂範圍為該季度分公司開具給公司本部並經公司本部入賬的發票中的貨物明細。
第六章建立**商考評記錄
第十七條每月進行一次**商考評，公司本部及分公司採購部應組織相關人員對本月完成供貨的所有**商進行考評，填報《**商月度考核表》（附件4）至北京本部**商管理組，作為**商管理的依據。
第七章合同、檔案管理
第十八條公司檔案是對業務分析、總結的第一手資料，檔案管理是提高工作效率和工作質量的必要條件。採購部人員必須重視採購部檔案的管理。
第十九條採購部檔案範圍：
(一) 檔案材料：指和**商之前收發的以公司名義出具、有公司負責人簽字或蓋章的檔案。
(二) 採購檔案：是指全面系統記錄反映採購活動的採購檔案，包括《請購單》、《採購詢價單》、《**商**單》、《採購評審表》、《合同評審表》、採購合同原件、《驗收單》等檔案資料。
第二十條歸檔要求：
(一) 依據檔案**、時間、題目、內容、字母順序等分成若干層次和類別。
(二) 歸檔檔案材料應齊全完整，按照檔案的自然形成規律保持檔案之間的歷史聯絡，整理成捲。卷內檔案要排列有序，依次編寫頁號，並編制卷內目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。案卷標題要簡明確切，裝訂整齊結實。
(三) 做好檔案檔案櫃的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。
(四) 執行完的採購合同，其相關檔案資料轉交有行政部保管，採購部不再留底。
第十八條檔案借閱：
(一) 採購部檔案原則上只允許採購部人員查閱。其他部門查閱檔案要經過採購部經理批准。採購部部門內人員查閱檔案須經檔案管理人員批准；
(二) 查閱檔案人員要愛護檔案，不得圈畫、塗改、增刪、抽頁、剪裁、摺疊、損壞、丟失。
(三) 查閱檔案原則上當日歸還；摘抄和複製檔案材料需經檔案管理人員批准；檔案原件原則上不得借出，特殊情況下需要借出，須經採購部經理批准，並應限期歸還。
(四) 查閱檔案人員要嚴格執行安全和保密制度，不得洩密。
附則第二十二條本制度由公司本部採購部負責解釋。
第二十三條本細則自印發之日起執行。
附件1：
附件2：
合同編號
買賣合同
買受人：
註冊位址/住所：
法定代表人：
組織機構**
出賣人：
註冊位址/住所：
法定代表人：
組織機構**：
根據《中華人民共和國合同法》及相關法律法規，本著平等互利、誠實信用、等價有償的原則，買賣雙方就簽約事宜協商一致，訂立本合同。
第一條合同標的物
第二條標的物的技術標準（包括質量要求）
本合同項下標的物的技術標準主要按下列第（3）項執行，未提及部分按照第（1）項及第（2）執行，標的物應當符合國家有關環境保護的法律、法規和hse（安全、健康、環保）要求。
1、按國家標準。
2、按行業標準。
3、按出賣人與終端使用者及總包方簽訂的技術協議執行 。
4、質量保證期限從貨物驗收合格之日起一年。在保證期限內，該批貨物出現任何質量問題，出賣人應在接到買受人通知後的24小時負責處理缺陷或更換有損壞的部件。以上行為均為免費。
此外，出賣人須賠償買受人因此遭受的所有損失，包括預期可得利益。
5、買受人派員或委託第三方監造裝置，並不替代或解除出賣人對產品質量的責任。
第三條標的物的檢驗（驗收）
1、驗收標準：依據本合同和技術協議中約定的相關標準驗收。
2、驗收地點：買受人指定地點
3、如果未能就驗收結果達成一致，將由買受人安排第三方檢驗，並有權向出賣人索賠。
4、貨物數量以交貨地點接貨人書面簽收量為準。
第四條對標的物提出異議的時間和辦法
1、終端使用者在驗收期間和質量保證期間，如發現標的物的品種、型號、規格、質量不合規定或約定，應妥善保管，並在七天內向出賣人提出書面異議；在此期間，買受人有權拒付不符合規定的貨款。
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