1、 目的及適用範圍
1、目的
為使本公司之資材採購作業有所遵循，以能取得適度、適量及適價的貨物，以符合生產作業及客戶之需求，特制訂本制度
2、使用範圍
凡公司資材之請購，採購等管理作業均適用本制度，包括：辦公用品、勞保用品、其他低值易耗品、固定資產和足療店用品、廣告公司、家具廠的採購。
二、採購流程
1、請購
1）周一各部門及各分公司提出物品需求，填製《申購單》，註明：物品的名稱、規格、數量、申請說明（用途），是否指定品牌。單價、金額由採購部負責填寫。
2）《申購單》經總經理批准後須立即送交採購部。
2、採購方式
1）採購部門進行物品採購的依據是經核准的《申購單》，並依據不同貨品數量、規格，確定不同的採購方式。
2）凡公司於該**商已進行了長期合作，且質量穩定，付款方式良好，可立為定點供貨商則可直接採購。
3）未指定點供貨商的，則由採購部門依據質優、價廉確定採購物件。採購部門須及時做好市場調研，了解掌握市場基本**，現場考核**商，需要蒐集**商資訊、產品資訊、**資訊、送貨方式、結算方式及開票情況。多家**後分析**資料，進行詢、比、議價，必要時刻可會同請購、生產等相關單位進行議價作業，寫出《市場分析報告》上報總經理審批。
4）採購部在詢、比、議價作業中，尚需與**商確認交貨日期，假如供貨商的交期無法滿足需求單位的要求時，採購單位需告知需求單位，供貨商確定的交期，以利於需求單位及早採取必要的相關應急措施。
5）確定定點供貨商或採購物品單價5000元以上的（含5000元），採購部須事先上報書面的《市場分析報告》和/或《供貨合同》，經總經理批准後方可執行。
6）採購完成後須將物品採購資訊及時錄入《採購一覽表》，包括：**商名稱、日期、部門、物品名稱、數量、規格、單價、合計、總計。
3、月底對賬
對於長期定點採購的物品，要求**商於每月5號前對上個月我司所採購物品進行彙總對賬，註明：送貨日期、物品名稱、數量、規格、單價及總價。例如：
3/5號前把2/1號-2/29號所採購物品詳細列表發於採購部，採購部確認物品及數量無誤後，再告知**商，開票金額以對賬單為準。
三、採購資金申請與報銷流程
1、資金申請
1）各部門、足療店、廣告公司、家具廠須在每月10日前將總經理批准的申購單提交採購部，採購部根據各部門的申購單，開始預算資金，於周一填寫《資金申請單》申請資金，包括：申請人、部門、額度、申請說明、採購主管意見，申請的資金須控制在超出預算資金的20%之內。
2）《資金申請單》經總經理批准後，採購部去財務部填寫《借據》領取採購資金。
2、報銷流程
1）採購部每週五將《費用報銷單》和單據貼上紙提交行政部，由行政部報經總經理審批。
2）採購部將總經理批准的所有《費用報銷單》和單據貼上紙在與財務對賬時一併提交財務部。
3）每月30日前，採購部需要將所有的《費用報銷單》和單據貼上紙連同資金申請單一併提交財務部報銷並對賬，如果雙方單據相一致，財務部須將原先借據當即退給採購部，有金額不符情況，則實行多退少補。
4）採購過程中，各部門、足療店如緊急需要物品，而當月採購資金又不足的，則採購部需要填寫《資金申請單》按照上述程式臨時申請資金；視具體情況，申請資金的時間可以靈活掌握。臨時申請資金經批准後，採購部須向財務部打借據，如到月底財務核算日，因特殊原因不能提供相應的票據，那麼採購部須次月將相應的票據連同次月的《費用報銷單》一併報銷。
四、 採購型別
採購型別根據具體的實際情況，可大致分為：
1、計畫採購：指辦公用品、勞保用品、其他低值易耗品、足療店用品廣告公司、家具廠等經常性的物資採購業務；
2、 零星採購：指非經常性非批量的物資採購，在《申購單》中未報、漏報但事後經總經理同意的物資採購；
3、緊急採購：指急需使用的，否則會對公司日常經營運作造成影響的物資採購。
五、 物品採購說明
1、採購部須充分了解所採購的物品，嚴格按照申購單採購。緊急性物品，採購部會優先購買。
2、採購須堅持：「時效第
一、質量第
二、**第三」的原則。
3、採購須挑選合格的供貨商，合格供貨商須符合五點：對應性（對方必須要有我方需求的物品）、時效性、質量優、**廉、服務好。
4、零星小件物品採購部可親自去現場自提。
5、計畫物品採購一般以**方式聯絡供貨商，確定交貨(到貨)時間。供貨商送貨後，採購部須仔細檢視物品名稱、規格、數量、單價、總價後，雙方簽署《送貨單》，公司須留存一聯，採購部須當場索要發票或收據。
6、採購部須嚴格按照申購單的名稱、規格、數量購買，如因採購部疏忽導致物品購買錯誤，採購部負一切責任。
7、如各部門、足療店擅自購買任何物品，造成不良後果，採購部不負任何責任。
8、如因《申購單》填寫不清楚或描述不詳細等造成採購錯誤，採購部不負任何責任，已購買的物品由申請人負責。
9、採購部以《申購單》明細進行採購，沒有申購單或申購單上沒有總經理簽字的採購部一律不予購買。
10、採購部須嚴格掌控物品**的變動情況，了解其變動原因，及時採取對策。
六、 定點供貨商的確定
對於需要計畫採購的物品，須先確定定點供貨商。考察定點供貨商須遵循五點：
1、供貨商是否有足夠的資信；
2、供貨商的服務是否到位，能否及時送貨；
3、供貨商的物品是否物美價廉，始終堅持「同等質量比**，同等**比質量」的原則；
4、預先確定至少三家供貨商考察，並要求其提供**單和樣品，樣品須經我方檢驗試用合格，後上報總經理書面的《市場分析報告》，包括：市場的基本**，備選供貨商的基本資訊，備選供貨商各自的優勢和劣勢，認為選擇該供貨商的理由等；
5、確定供貨商後，雙方簽訂合同（原則上由公司提供格式範本合同），明確雙方權利義務，合同期屆滿，如雙方有意向，可續簽合同，長期合作。
七、 採購入庫
1、公司物品入庫
採購完公司物品須及時（一般為當天）將物品移交行政部，並和行政部倉庫管理員、行政部負責人共同查驗物品，如實填寫《入庫單》辦理入庫，採購部須留存一聯。
2、足療店物品入庫
採購完足療店用品須及時（一般為當天）交足療店倉管員，倉管員須在《領貨單》上填寫品項、數量、單位、日期、並簽字。公司行政部須最遲在入庫後第二天到採購部領走《入庫單》存根聯。
八、 附則
本制度解釋和修訂權歸公司採購部。本制度自批准下發之日，即年月日起生效，全體員工須遵照執行，如有與本制度相衝突的，以本制度為準，原有類似制度自行終止。
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