美美力誠百貨****管理檔案
美司字[2008]00 號總經理簽發日期：
第一章總則
第一條為了規範公司採購行為，規範資採購程式，加強內部控制，減少資金占用，保證採購質量，控制採購**，提高採購效率，明確經濟責任，確保生產經營持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的商品、辦公用品、酒店用材料（主要原料、輔助材料、燃料等）、包裝物、固定資產、低值易品、備品備件、機物料、勞保用品、宣傳資料、產品標籤和其他物資等均屬於本制度規範範圍。
第三條採購實行計畫審批採購制度。
第二章採購計畫的制定
第四條公司各部門及外店按商品品種編制《商品銷售計畫》，由商品部進行彙總後作出採購計畫，經公司總經理或財務總監批准後傳送財務部及呈報給總經理。
第五條餐飲公司廚師長編制需求計畫，採購部門根據公司材料庫存量編制《採購計畫》，經公司總經理或財務總監批准後傳送採購部門和財務部。
第六條公司辦公用品由各部門編制需求計畫，由人力資源部根據公司庫存編制《辦公用品採購計畫》，經總經理或財務總監審核批准後，傳送採購部門和財務部。
第七條固定資產及其他物資由需用部門填製採購申請單，經公司總經理或財務總監審核批准後，傳送採購部門和財務部。
所有《採購計畫》報公司總經理，並由財務部監督執行。
第八條月度物資採購計畫應在上月底制定；季度物資採購計畫應在上個季度結束前制定；年度物資採購計畫應在上年度結束前制定；填製《採購計畫》。
對於零星物資採購，應在物資採購前提出採購計畫，填製《材料請購單》。
第九條無採購計畫或者未按規定許可權審核批准的，不得進行採購，財務部不得支付貨款。
第三章採購責任部門
第十條公司商品由總經理陳龍負責採購。
第十一條酒店用材料由酒店採購部負責採購。
第十二條固定資產、機物料和低值易耗品等由財務詢價、採購部負責購買。
第十三條產品合格證、產品標籤、產品說明書、宣傳資料等由相關部門進行設計、製作樣本，由人力資源部統一組織印刷。
第十四條辦公用品、勞動保護用品、及其他材料物資由財務部詢價、採購部購買。
第十五條各外店所需的物資由經理或店長協同店員兩人一起進行採購。
第四章採購活動
第十六條採購計畫經審核批准後，由採購責任部門組織實施採購。
第十七條採購責任部門應做到「貨比三家、價廉物美」。
第十八條採購責任部門組織大批量或者大額物資採購，財務部經理應參與合同洽談、簽訂過程。
採購部應對整個洽談過程做好洽談記錄，參加洽談人員應簽字確認。
第十九條採購部門與客戶簽訂的物資採購合同，應在簽訂當天及時傳送財務部監督執行。
第二十條禁止在採購環節發生收受禮品（或者回扣）等利用職權謀取私利的行為。
第五章採購原則
第二十一條採購應該遵循公開、公平、公正、擇優和效益原則，保證質量、價廉物美，
減少中間環節，降低成本，維護公司利益。
第六章採購方式
第二十二條一次性採購量較大，市場上質價差異較大且涉及範圍較廣的物資採購可採取公開招標的形式進行購買。
第二十三條固定廠商、長期**採購。
第二十四條即時詢價採購。
第七章採購程式
第二十四條需要部門填製《物資採購申請單》，報公司領導批准。
第二十五條申請部門將領導批准的《物資採購申請單》傳送至採購部門。
第二十六條採購部門根據傳至的《物資採購申請單》確定採購人員。
第二十七條採購人員進行市場調研，了解有關廠家供貨的情況，了解該物資的品牌廠家及當前**。
第二十八條如要議標的，由議標工作組制定議標檔案或詳細購物標準，安排購物日程，準備有關資料。
第二十九條向有關廠家或單位發出採購物品的名稱、規格、效能、質量、數量等資訊或邀標函，要求他們在規定時間內提供樣品、文字材料、**書等，競標廠家或單位應具有國家權威部門頒發的產品檢驗合格證書、資質證明、營業執照、稅務登記證、經營許可證、衛生許可證等規範證件和說明企業生產規模的基本材料，外地產品應具有進揚許可證。所有文字材料要指定專人先行審核並填寫《公司物資投標一覽表》。**書或標書由供貨單位蓋章並封存，形成暗標，存入保險櫃，議標會前任何人不得拆封。
第三十條如確有必要，在議標工作前應安排人員到有關廠家或單位考察。
第三十一條舉行議標會議，對各廠家或單位的樣品編號按購物標準進行匯議，當場拆封暗標，綜合質量、**，確定一家或幾家為中標單位。
第三十二條和中標的供貨單位簽訂購物協議，規定成交物品的交接時間、驗收方式、付款辦法及違約處罰等內容，貨款結算應嚴格執行質量保證金規定。購物協議由財務部審核後，方可付款。
第三十三條大件、大宗物品由公司組織驗收，重要物品和精密儀器還需請專業質檢人員參加。驗收後填寫《公司物資驗收登記表》。發現問題，採購人員應即時追蹤。
第三十四條採購完成後，須將全套議標材料分類立成卷宗，歸入公司檔案室。
第八章付款程式及方式
第三十五條採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經財務經理審核，財務部總監或總經理批准後辦理預付款手續。
第三十六條採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經財務經理審核，財務總監或總經理批准後辦理報銷付款手續。
第九章採購紀律
第三十六條採購大宗物品必須集中進行，不得化整為零處理。
第三十七條在大件、大宗物品採購的過程中，公司採購人員不得接受供方贈送的禮品、禮金和回扣，不得接受供方的宴請。如實在無法謝絕，應按規定及時登記上報，否則將追究紀律責任。
第三十八條議標人員必須遵守採購工作中的保密要求，不得直接或間接向供貨方洩露公司內部有關採購的秘密。
第三十九條採購物品的驗收，要以樣品為準，嚴格把好質量關。如因實物與樣品不符或出現數量不足等問題應按協議追究供貨方責任並及時上報；經辦人不驗收或發現問題不報告，必須追究紀律責任並給予經濟處罰。
第四十條一些需要長期購買的批量物資，應對**物資實施跟蹤監控，並對供貨單位實行淘汰制，定期評議並重新議標，不搞一次議標定終生。
第四十一條公司購置大件、大宗物品未按本辦法執行，公司財務部門一律不得報銷或預付貨款。
第十章採購人員職責
第四十二條採購管理制度的執行和實施。
第四十三條配合公司進行採購管理資訊庫的建立。
第四十四條根據公司需要制定《採購計畫》。
第四十五條根據《採購計畫》要求，提前做出《材料請購單》。
第四十六條在材料採購招標主持人的指導下完成公司許可權範圍內的採購招標檔案的擬定。
第四十七條負責供貨方所供材料的現場驗收。
第四十八條負責認質認價材料（裝置）的質量、數量、資質證明、**等方面的核實和確認。
第四十九條有責任對供貨方所供材料（裝置）是否符合質量要求和設計要求情況的監督。
第五十條負責對**商誠信度初步審核。
第五十一條協助財務部進行材料（裝置）詢價工作。
第十一章採購人員職業規範
第五十二條採購是一項重要、系統、嚴肅的工作，採購人必須具備高度的責任心和職業道德觀念，時刻維護公司利益，為公司考慮。
第五十三條採購人員代表公司形象，工作中應當有禮、有利、有節，不允許有傲慢的舉止和不公平的對待。
第五十四條採購人員只有在有助於商業合作及協調工作的前提下，經領導同意後方可接受**商的邀請，進行考察、參觀等公開的商務活動。
第五十五條採購人員只有經部門主管領導的認可後，方可接受**商的宴請；在採購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受**商直接或間接的帶有娛樂性質的邀請。
第十二章罰則
第五十六條採購人員有下列情形之一，給公司造成經濟或名譽損失的。根據情節輕重，公司將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰及200-10000 元經濟處罰；給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責任：
1、採購人員私自接收或向**商索取財、物的。
2、採購人員接收財、物後未主動上繳公司的。
3、採購人員應嚴格遵守保密制度，杜絕任何有意或無意的洩密行為，以下行為均視為洩密：
洩露其它**商對同類產品的**；
招投標中洩露其它參與的**商名稱；
洩露標底的；
洩露其它對公司不利的秘密或公司認為是洩密行為的；
⑤ 故意規避本制度或未按本制度規定執行的；
⑥ 隱瞞**商及**材料（裝置）問題，給公司造成經濟損失或工程質量問題的；
⑦ 因工作疏忽或知情不報甚至與投標人串通在投標過程中作弊的；
⑧ 在**商年度考評中徇私舞弊的；
⑨ 其它有損於公司形象或不利於公司行為的。
第十三章附則
第五十七條本制度由公司財務部負責解釋、修訂和補充。
第五十八條本制度由公司採購購部門實施。
第五十九條本制度自簽發之日起開始實施。
成都美美力誠百貨****
2023年5月16日
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