徐州精藝成食品****
為了規範公司物資採購流程，提高物資採購效率，控制物資採購成本，確保採購的各種物料及外協工程及時有序開展，特制定本制度。
本制度適用於徐州精藝成食品****，涉及採購部業務範圍內的物資採購、外協維修、物資報廢處理、外協施工隊伍、外部租賃等,不包含商品鴨的採購但包含鴨苗的採購。
本制度所稱貨物或物資，是指各種形態和種類的物品，包括生產用物料、工程用材料、電信類商品、工器具等,貨物或物資的具體分類見《常規物資規劃表》。本制度所稱工程，是指各類外包工程，如建築物和構築物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等，機電裝置類的安裝、維修、技改等，網路施工工程，通訊施工工程等電子資訊化軟硬體工程。本制度所稱服務，是指除貨物和工程以外的其他採購物件，包括運輸、廣告宣傳、諮詢等。
本制度所稱**商指材料**商、裝置**商、服務提供商、工程施工方等與公司發生業務往來的單位或自然人；
一、採購計畫管理
採購計畫按照實施週期分為月採購計畫和半月採購計畫，除此之外，為管理特殊情況下物資需求，增加了臨時請購和緊急請購。常用物資，對生產經營活動影響不大，應按月制定採購計畫，主要包括：辦公用品、清潔用品、機電物料、基建物料等。
對於生產經營有較大影響的物資應按半月指定採購計畫，主要包括：原輔材料、包裝材料等；
1、月採購採購的實施
對於常規按月採購的物資，由每月25日物資需求管理單元填寫《月需求計畫表》按照需求物資類別分別提交到相應物資歸口管理部門，物資歸口管理部門核對庫存情況後，制定出《月採購計畫申請單》和當期採購預算，於每月28日前經過歸口管理單元負責人審核、分管高管審核，總經理審批後交採購部採購。
2、半月採購計畫的實施
對於常規按半月採購的物資，由每月11日物資需求管理單元填寫《半月需求計畫表》按照需求物資類別分別提交到相應物資歸口管理部門，物資歸口管理部門核對庫存情況後，制定出《半月採購計畫申請單》和當期採購預算，於每月13日前經過歸口管理單元負責人審核、分管高管審核，總經理審批後交採購部採購。
逾期未報的採購專案安排至下乙個採購週期採購或按臨時請購流程請購。由於請購計畫性不強導致物資到位不及時影響工作正常開展的，責任由需求管理單元承擔。各類物資計畫請購流程見《物資請購計畫操作細則》。
4、臨時採購
對於公司的急需物品和緊急的採購專案，按公司的臨時採購流程執行，以下出現的情況可視為需要臨時採購：
（1）公司出現的突發、緊急事件
（2）需求量超過原申報使用量且急需；
（3）總經理或董事長的直接指示。
臨時物資採購的請購審批由部門負責人、分管高管、歸口管理部門負責人，歸口管理部門分管高管審核，最後由總經理審批。
5、緊急**申請採購。
特別緊急的物資採購可以通過**申請，**申請採購時的審核審批使用**辦理；**申請採購發生後24小時內需求管理單元要補齊採購手續，如因採購手續不齊全或不及時導致的一切後果由需求管理單元申請人負責；每個部門每月緊急**申請採購的次數≤3次，否則部門經理承擔責任。
6、物資採購計畫執行
採購部在接到《月採購計畫申請單》《半月月採購計畫申請單》後，必須分析物資的類別、品種、規格，以及是否為初次採購，按流程要求執行，同時考慮臨時採購是否可以納入；採購組織的優先順序為招標採購、合同採購、比價採購、詢價現購。對工程服務類的採購定價亦須制定月度計畫，報採購部門知悉，以便於工作排程。
二、物資採購管理
為了提高採購及時性，降低採購**，提高採購效率，有必要對採購形式進行梳理，按照採購集中性，可以分為打包採購和分散採購，打包採購是指同類物資或者同種物資不同型號打包在一起採購，以增加採購量獲得採購優勢，除了打包採購外的即為分散採購，具體見《常規物資規劃表》。按照採購形式可以分為詢價現購，比價採購，合同採購和招標採購。
1、詢價現購
詢價現購是指單價小於100元，批次總價價值≤0.5萬元，採購員需進行口頭的貨比三家，採購員報銷時附上《詢價現購比價表》的採購形式，禁止不進行貨比三家直接採購物資，導致採購**不合理，除固定資產類的物資原則上不需要簽訂採購合同，固定資產類或有售後服務期的採購原則上需簽訂採購合同。
2、比價採購
當單價0.01萬≤單價＜0.2萬元，或0.5萬＜總價≤2萬時要進行比價採購。
比價採購是指找到至少三家**商，對**商的商品的**、規格、效能、配送能力、材質、質量等因素進行對比，選擇最適合我公司要求的**商作為我公司合作**商的採購形式。報銷時應附上《採購**審批表》，固定資產類的採購原則上需簽訂採購合同，其餘物資是否需要簽訂採購合同，由分管高管認定。貨比三家時要注意以下幾點：
（1）貨比三家要盡量選用能夠提供同品牌同型號的三家**商進行比價；
（2）當無法滿足同品牌同型號進行比價時，要盡量選擇質量和使用效能相當的物資進行比較，並在**申報表中註明主要引數和使用效能；
（3）貨比三家不僅僅要比較物資的**，**商的供貨能力、結算方式、開票種類、運輸方式和能力等都應作為比價時綜合考慮的因素；
（4）《採購**審批表》由採購員填寫，經採購部經理、分管高管審核後由財務**詢價，最後由總經理審批。
3、合同採購
當單價0.2萬≤單價，或2萬＜總價≤50萬時要進行比價採購。
合同採購除了要進行貨比三家外，還必須與合作商簽訂合同，約定雙方責任和義務，通過對比**初步確定**商後，必須及時與**商簽訂合同。合同盡量選用公司批覆的標準合同，並按照部分負責人、分管高管、歸口管理部門負責人、分管高管、財務部負責人和總經理的順序進行報批。嚴禁達到簽訂合同標準的採購專案不簽訂合同。
合同審核、審批、蓋章時及付款、驗收、決算時必須附上貨比三家的《採購**審批表》；
合同採購特殊規定:基建、機電施工和基建維修合同不論金額大小,必須簽訂合同.服務類合同金額＞5000元時必須簽訂合同。
4、招標採購（按打包採購, 50萬＜價值）
當單價50萬＜總價時要進行招標採購。
招標採購是通過招標的方式確定合作商的採購形式。招標由採購部分管高管主導，財務部、物資歸口管理部門參與，組成招標小組，按照一事一議的原則具體展開招標工作。招標分為公開招標和邀請招標兩種方式。
招標的立項、公告發布、標書發放、收取、開標、評標、考察、定標等各個主要環節都應形成書面材料由招標小組籤後報總經理審批。招標定標後，應簽訂採購合同，採購合同審批時應附上定標報告。
三、物資驗收入庫 （固定資產、低值易耗品的驗收由財務部擬定《固定資產管理制度》進行規定）
物資的驗收入庫一般由倉儲部門、採購部門、物資管理歸口管理單元一同進行，驗收結果分為以下三種：
1、接收入庫：物資規格型號、質量、數量均符合要求，辦理入庫手續；
2、讓步接收：物資規格型號、質量與合同或訂單要求有出入，但其能暫時滿足我公司使用要求，不影響正常使用的，由物資歸口管理單元及使用管理單元決定可以讓步接收，但需要**商給予讓價等優惠條件，具體條件由採購部與**商協商並按物資**申報流程逐級報批完畢後方可辦理讓步接收入庫手續；
3、拒絕接收：物資規格型號、質量與合同或訂單不符，且不能讓步接收的物資要拒絕接收。對於規格型號、質量符合要求但多於訂單數量的物資原則上拒絕接收，但確實存在貨已到公司回運條件代價大時，可讓步接收。
不得多於訂單數量，少於訂單數量的原則上亦須接收，但只有在補齊數量後才允許報銷。
四、費用結算
1、費用報銷
計畫採購費用的報銷:由採購員發起，月度、半月度計畫採購物資，填寫《報銷單》，並將需求材料請購單（或《月計畫採購單》《半月計畫採購單》）、《採購**審批表》、詢價採購詢價表(比價採購比價表或合同採購**表或定標報告）、入庫單、發票、一同審核審批，經過採購部經理審核、分管高管審核、財務經理審核到財務出納會計處領款或匯款至**商帳戶。請購單（或《月計畫採購單》《半月計畫採購單》）在報銷時不要貼上。
匯款帳戶盡量選擇**商公戶，私戶匯款需**商開具書面證明並加蓋公章。具體流程見財務相關管理制度。
**商無法開具發票的，可用加蓋**商財務專用章或公章的收據報銷，連收據都無法開具的，需**商填寫領款單按報銷流程簽批後自行至財務中心管理部資金科現金會計處辦理領款手續。
2、預付賬款和應付賬款
由採購員填寫《預付賬款申請單》或《應付賬款申請單》，經採購部經理審核、分管高管審核、財務經理審核、總經理審批後，到財務出納會計執行付款。公司有合同的，應將合同作為申請單附件。
3、保證金的退還（質量保證金、投標保證金、履約保證金、圖紙押金）
質量保證金：按合同在貨款中扣款作為質量保證金的，保證金到期後由採購部按應付賬款流程支付給**商；**商交現金到我公司並有收據的，保證金到期後憑收據經過歸口管理單元負責人、財務經理審核、總經理審批後支付；如無法提供收據原件，**商應開具收據，註明收款原因為退質保金並附原收據影印件；
投標保證金：公司未中標的**商，憑財務中心開具的收據經歸口管理單元負責人、財務經理、總經理審批後支付；如無法提供收據原件，**商應開具收據，註明收款原因為投標保證金並附原收據影印件；中標**商投標保證金轉為質量保證金的，待質量保證金到期後按質量保證金退還；
履約保證金：為完成某項任務，**商向本公司繳納的保證金，該項保證金在完成約定的任務後退還。憑財務開具的收據經歸口管理單元負責人、財務部經理、總經理審批後支付；如無法提供收據原件，**商應開具收據，註明收款原因為履約保證金並附原收據影印件；
圖紙押金：在工程類管理中，為了保證**商退還圖紙向其收取的保證金。憑財務開具的收據經歸口管理單元負責人、財務部經理、總經理審批後支付。
如無法提供收據原件，**商應開具收據，註明收款原因為退圖紙押金並附原收據影印件。
五、現金採購
借款採購由採購員填寫借款單經採購部經理、分管高管、財務經理、財務總監、總經理批准後至財務出納會計處領款。
現金採購由採購員，按規定程式實施採購業務後，按正常費用報銷流程報銷費用並沖抵借款。
六、後付款採購
對**商較多，所採購物資替代性較強的物資採購,我公司對**商易於控制的情況下，要進行後付款採購，即物資在公司入庫後再付款。工程類和服務類必須要求採取後付款方式；採取其他方式必須經總經理審批。
七、預付款採購
**商較強勢，市場上又沒有替代物品和**商代替，採購部採購難度大及緊缺物資時，可以進行預付款採購，原則上預付款採購必須簽訂採購額合同。合同簽訂後依據合同要求進行付款。
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採字 2009 第001號簽發人 關於下發 置業 採購管理制度 試行 的通知 公司各部 室 屬下各公司 為加強公司內部採購管理，規範採購申報程式，統一驗收標準，嚴格控制成本，合理調配 利用資源,嚴明採購紀律,根據集團修訂下發的 地產集團地區公司管理辦法 地產集團採購管理制度 全國性材料物資採購 管理...
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