1．目的
物資採購工作是保障生產順利進行的前提條件，也是資金運作的關鍵控制點。為了加強物資採購管理的規範性，使採購工作能準確及時的完成，特制定本管理規定。
2.適用範圍
本制度適用於採購管控的全過程。
3.管理職責
3.1 公司總經理領導負責到**款支付申請的審批及採購計畫執行過程的監管。
3.2 採購主管負責採購過程的**、進度的監控管理及貨款的審核。
3.3採購人員負責編制採購計畫、詢價及審批後的合同簽訂、圖紙傳遞及採購計畫的實施。採購過程的跟催、運輸安排、運費控制等管理。
採購計畫完成狀況的各項統計、月度報表。採購款項的申報辦理及發票的收集、登記、上報。
3.3生產部負責按照生產任務單下達的採購清單列印下發。
3.4技術部負責客戶特殊技術要求及相關技術指導。
3.5質量部負責採購物資的品質驗收確認。
3.6倉庫負責按照採購計畫單驗收及核對入庫採購物資的數量、補庫物資申請（存量控制）。
4.採購計畫審批程式
4.1生產訂單所需機電產品（大宗類）及客戶特殊技術要求或需單項特殊採購的採購計畫由總經理審批。
4.2補庫物資如五金、軸承類等由主管負責人審核、總經理批准。
4.3原材料、輔助材料由主管負責人審核、總經理審批。
4.4生產零星採購如：工量具、低值易耗品及備用品等由主管負責人審批。
4.5辦公及勞保用品採購，由主管負責人審批。
5.物資採購原則
5.1 所有物資採購一律按照生產部下達的採購清單（機電大宗產品）、生產所用原材料、零星物資、刀具、低值易耗品的採購申請單、倉庫補庫物資的申請計畫單，經逐級審核、批准後方可進行採購作業。
5.2 凡本地解決的，原則不到外地區採購。如情況特殊需經公司總經理批准後方可辦理。
5.3 採購時應進行尋價、比價、議價，實行貨比三家的原則。
5.4 關鍵物資及重大特殊物資的採購應及時匯報情況，實行特殊申辦處理的原則。
5.5 物資採購原則上不允許超計劃採購，如遇特殊情況必須向總經理匯報徵得同意後，方可進行採購。
5.6 非生產性物料或生產急需的物料採購，應由需求部門填寫採購申請單，按照審批程式報批後方可進行採購。
6.物資採購的過程控制
6.1 採購計畫的編制
6.1.1接收到生產部下達的銷售訂單所需物資採購清單後，採購員先查詢庫存情況，並在二天內編制銷售訂單的物資採購詢價單，銷售訂單急需採購的物資或特殊要求物資等應加註明顯標識，本著先詢價、比價選擇確定**商後編制銷售訂單急需物資採購計畫單。
6.1.2生產所需原材料、輔助材料採購，由生產根據銷售訂單及補庫原材料數量申報採購，採購人員根據申報的材料名稱、材質、數量、規格等核對無誤後編制採購詢價單。
6.1.3接收到補庫物資請購單後，應先查詢庫存情況，根據不同物資所規定的庫存經濟批量額度與補庫數量核對後，編制採購計畫詢價單（原有**不變的，可直接編制採購計畫單）。
6.1.4其它物資及日常零星採購、勞保用品採購，以所需部門的申購單為準。因零星採購的品種比較多，在與申購部門核對品名、數量、規格型號後，編制採購計畫單。
6.1.5辦公用品採購由各部門提出需求申請，生產統計統一彙總報採購，採購根據辦公用品彙總表編制採購計畫。
6.1.6採購計畫的實施過程應本著先詢價、議價、比價的原則，**和交貨期能滿足採購計畫要求的，應及時向主管、總經理匯報，最終確定**商後，方可進行下一步採購程式。
6.2採購計畫下達
6.2.1經審批確定的物資採購計畫單應及時編制採購合同，當天下發至**商進行確認（數量、交貨期、**、運輸及質量要求）加蓋**商公章回傳，再上報採購主管、總經理進行作業審批、加蓋公司合同章回傳至**商。
報批時間不得超過2天，預期未審批的，應及時與主管或總經理溝通催付，保證採購計畫按時實施。
6.2.2對原有**不變可直接編制採購計畫單的物資，審批後可直接下達採購計畫。
6.2.3對有特殊技術條件的物資採購，採購人員在下達採購計畫的同時，一併將技術檔案、質量要求條件等下達給**商。（詢價時應先將技術條件告知**商）
6.3採購合同編制
6.3.1凡是需要編制採購合同的採購物資，採購人員必須在**商確認的採購計畫單的基礎上，及時編制採購合同。
合同內容應包括：採購物資名稱、數量、材質要求、規格型號、質量技術條件要求、運輸到達地、貨款支付方式、違約責任、退貨辦理等相關內容。
6.3.2**商擬定的採購合同，採購人員必須嚴格按照合同法規定的進行審核，或報採購主管審核。
對不合理或有違背合同法規定的（特別是解決經濟發生所在地問題及單方不合理要求的），必須向**商提出修改意見，經雙方達成一致意見後方可執行所簽訂的採購合同（即生效）。
6.3.3採購合同由法人直接簽訂或出具委託書委託採購人員簽訂，並加蓋公司對外合同章，採購合同一經簽訂，將具有法律效力。因此，採購人員應具備一定的相關法律常識依法辦事。
6.4採購實施過程控制
6.4.1採購計畫單下達後及時將所有採購內容及資訊進行統計
a.按生產任務單號對採購實施進行統計。
b.按**商月度採購實施計畫進行統計。
c.按採購物資分類統計。
d.月度支付**商貨款情況統計。
e.月度**商開票情況統計。
f.月度物資採購發生額統計。
6.4.2採購計畫下達後的跟蹤、催付
a.對到期採購物資的跟蹤及催付。
b.對未到期的採購物資進行跟蹤，落實具體到位時間。
c.對銷售急需採購到位的物資實施全面跟蹤、催付，直至物資按時入庫為止。
d. 採購人員應報告採購計畫單落實情況，對採購計畫不能落實的物資，應及時以書面形式報告採購主管及總經理，以免延誤採購物資到位。
6.4.3其它及零星採購的辦理
a.原材料採購經審批後，採購人員必須辦理好**商發貨、匯款、運輸等事項，並落實好送達時間。
b.零星物資及辦公、勞保用品採購需採購人員外出直接購買的，採購人員必須按照到位時間要求及時外出辦理，並辦理和攜帶購物款以及購物票據、物品清單等。
c.直接送達的採購物資，由採購人員**通知**商按規定時間內送達並跟蹤、催付。
d.若原採購單因各種原因需要更改內容或撤消採購時，應迅速以書面形式通知**商並得到其認可，將**商有關問題及時向主管領導匯報及時加以解決。
7．物資採購到位後的有關規定
7.1 採購物資到位後，採購人員應及時通知質檢員和倉庫管理人員按相關程式要求進行質量、數量和時效方面的驗收入庫工作。（倉庫依據審批的採購計畫單接收貨物）
7.2 採購員對物資檢驗入庫過程發現的下列問題應作出處理：
a.名稱、品種、型號、規格等與採購單不符合的應立即退貨，重新購買。
b.對質量不符合要求的應在三天內退貨（在生產使用過程中發現質量問題的，根據實際情況辦理退貨，但不得超過7天）。
c.對**及數量短缺的應補足，對超交應匯報處理。
d.對價、物不符的應及時與**商聯絡進行處理。
7.3 每到位一批物資，採購人員應輸入統計臺帳，每月30日前與**商及財務部進行帳務核對，每月底前**商發票到位，次月5日前出具上月物資採購報表，報總經理及採購主管。報表內容必須真實、準確、無誤。
7.4 物資採購的請款必須根據採購計畫、質量檢驗合格單、物資入庫單、物資採購發票等資料進行申報，經總經理批准，手續齊備方可辦理付款事項。
7.5 採購人員應隨時了解自己所採購物資使用情況，收集、了解各部門的意見和要求，及時處理和解決物資**工作中存在的問題，不斷提高工作效率和服務質量。
7.6對經質檢人員判定不合格物資並開具報告單的，採購人員應及時通知**商，並將報告單傳遞**商確認。
7.7為解決到位不合格物資需要我方協助返工返修的，採購人員應及時將返修問題及所發生的返工費用報告**商並徵得**商同意後，再通知生產進行返工返修。返工返修完畢，採購人員應將費用從採購貨款中扣除，並辦理相關扣除手續。
（從貨款數額中減除）
8．**商管理辦法
8.1 **商的管理工作由公司採購人員負責，倉庫、生產質檢等部門應給予協助配合。
8.2 採購人員應建立**商檔案，按照質量體系要求做好一年一次的**商評價工作，選定合格**商。對未進入合格**商的物資採購不得超過當月採購量的10
8.3 對選定的**商，公司與其簽定長期物資**合作協議，規定出具體的責任、權利、義務和雙方互惠條件。
8.4 公司對**商的評定、考核、淘汰均應按公司頒發的iso9001質量管理手冊檔案規定執行。
批准審核編制:總經辦
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