目錄一、檔案人員崗位責任制
二、檔案保管制度
三、檔案複製制度
四、檔案查借閱制度
五、檔案庫房管理制度
六、檔案立卷歸檔制度
七、「三納入」、「四參加」制度
八、檔案史料編研製度
九、檔案材料歸檔制度
十、檔案移交制度
十一、會計檔案管理制度
十二、聲像檔案管理制度
十三、實物檔案管理制度
十四、檔案保密制度
十五、檔案鑑定銷毀制度
十六、檔案利用制度
十七、檔案統計制度
十八、檔案鑑定銷毀制度
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、洩密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類檔案材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去儲存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案「八防」工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和資訊反饋，編制利用效果例項和檔案資訊。
8、積極開發檔案資訊資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑑定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的檔案材料，並整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規範的卷皮和卷盒，並排列有序，便於查詢。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等「十防」設施。
4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，並適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便於管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案複製制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得複製。
2、複製檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行複製。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和複製。
4、對利用較多的檔案，可複製數份，以利用使用，並保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。
3、外單位來查詢利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不准在檔案材料上劃槓、打圈、勾畫，不准塗改撕毀，不准將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不准將檔案保密內容外洩。
5、查閱檔案時，禁止吸菸、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果資訊反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、塗改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、保持庫房內清潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，並認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%範圍內，並注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等「十防」工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的檔案材料、圖表、帳薄、聲像、**、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的檔案材料，各科室應在工作完成後及時向綜合檔案室移交。
（2）專案在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年後移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的檔案材料一般一式乙份，本單位發文、基建專案檔案一式貳份，堤防建設專案檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止原子筆、複寫紙書寫，貼上裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的檔案材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便於利用。
（4）歸檔的檔案材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的檔案材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字後，各自保管乙份，以備查詢、負責。
七、「三納入」、「四參加」制度
1、將檔案工作納入到工作計畫，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程專案建設、科研、裝置安裝、除錯等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技專案的鑑定，有檔案專職人員參加。
5、基建、裝置、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的**資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研製度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎資料統計、專題檔案匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批准後，方可辦理手續。
九、檔案材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如檔案、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即**、錄影、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應於檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應於形成年度為單位，於決算批准後，繼續在財會部門儲存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在乙個科研課題、乙個試製產品、一項工程或其他技術專案完成或告一段落後及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑藉指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的檔案（包括正式檔案和一般檔案材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄影、**等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔檔案材料的種類、稿本、份數以及每件檔案的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的檔案材料，須在「保持檔案之間的歷史聯」的同時按檔案的儲存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔檔案材料中的檔案與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、**檔案的批文與原文、多種文字形成的同一檔案不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批覆一併歸入復檔案，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議檔案歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內檔案必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一檔案的正件在前附件在後，印件在前定稿在後，重要檔案的歷次稿件依次排在定稿之後；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的檔案材料在前依據材料在後。
檔案檔案管理制度
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