檔案編號: ms-xz-07
檔案型別： 管理規定
檔案版本： a0
編制批准
2012-3- 23發布2012-3- 23實施
1 目的
建立公司會議決議、交辦事項的明晰量化、責任落實、計畫制定、計畫執行、跟蹤督辦、考核評價的閉環管理工作流程，保證會議決議、交辦事項實現有力督辦和有效執行，強化會議決議、交辦工作的執行力度和提高效率。
2 適用範圍
適用於公司周例會、各類工作專題會形成的會議交辦事項的督辦管理全過程。
3 定義
4 職責
4.1 計畫管理專員
a) 負責周例會部署工作【督辦任務單】的發起、報批、下發、備案；
b) 負責各類專題會議部署工作【督辦任務單】工作項的審核；
c) 負責對【督辦任務單】工作項執行過程中重點工作完成進度的即時監控、提示和督促；
d) 負責【督辦任務單】中各項工作與各部門周工作總結對接的審核；
e) 負責對【督辦任務單】中各項工作完成成效的檢查驗證和確認；
f) 負責將對各週【督辦任務單】的彙總，及其工作項完成情況的統計、分析；
g) 負責對【督辦任務單】的各項檔案資料的檔案管理。
4.2 專題工作會組織部門
a) 負責專題工作會【督辦任務單】工作項的提出，向計畫管理專員提交並解釋說明；
b) 對本部門提出的專題工作會【督辦任務單】工作項，負責輔助計畫管理專員進行完成成效的驗證；
4.3 督辦任務單工作項的責任部門
a) 負責確認【督辦任務單】工作項本部門責任人、審批或確認人、完成時間、完成標準；
b) 負責【督辦任務單】本部門工作項的執行和進度管控、匯報；
c) 負責【督辦任務單】本部門工作項完成情況的總結；
d) 負責於周例會上對【督辦任務單】本部門應完成而未完成工作項的匯報分析。
4.4 行政中心總經理
負責對【督辦任務單】的審核。
4.5 總裁
負責對【督辦任務單】的批准。
5 工作程式
5.1 流程圖
5.1.1 周例會【督辦任務單】工作流程圖
5.1.2 專題工作會【督辦任務單】工作流程圖
5.2 督辦任務單的發起
5.2.1 周例會督辦任務單發起
計畫管理專員根據周例會的決議或公司領導交辦事項，在會後乙個工作日內，按照【督辦任務單】格式填寫督辦任務的工作項內容和責任部門、責任人、完成時間、完成標準、審批或確認人等。對於會上未明確指出責任人、完成時間、完成標準、審批或確認人，計畫管理專員在例會後的乙個工作日內，與責任部門負責人溝通確定督辦單中各工作項的責任人、審批或確認人、完成時間、完成標準。
5.2.2 工作專題會督辦任務單發起
工作專題會督辦任務單發起：專題工作會的組織部門，如需要提出工作專案，納入【督辦任務單】進行計畫管控的，須在專題工作會結束1個工作日內，將需要編入【督辦任務單】的工作項按照督辦任務單格式填寫，連同其他相關資料（如會議紀要、工作需求確認材料等）提交計畫管理專員，並做出解釋說明。計畫管理專員發起【督辦任務單】，與組織部門、責任部門確定工作項的責任人、審批或確認人、完成時間、完成標準，完成【督辦任務單】。
5.3 督辦任務單的報批
計畫管理專員將【督辦任務單】提交行政中心總經理審批。
5.4 督辦任務單的審批、批准
行政中心總經理對【督辦任務單】進行審核批覆。
5.5 督辦任務單下發
計畫管理專員將獲批的【督辦任務單】發給各工作項涉及責任部門負責人和責任人，作為工作任務的確認。
5.6 督辦任務單工作任務的執行
責任部門負責人應按照【督辦任務單】中工作任務，對本部門責任人進行安排、布置，指導、監督完成工作任務。督辦任務單中開列的各工作項的負責人，須按時間期限和達成標準認真完成工作任務。
5.7 計畫管理專員督辦執行進展
計畫管理專員可以在必要時對【督辦任務單】中各工作項的執行進展即時了解溝通，提醒、督促工作任務的完成。
5.8 督辦單工作完成項的部門自查驗證和總結
各部門負責人或其委託人需最晚於每週五開始對本週應完成的督辦工作項執行成效進行內部自查驗證，將本週應完成的【督辦任務單】工作寫入周工作總結中，在周五15:00之前發給計畫管理專員審核。對於完成的工作，提供驗證完成成效所需的檔案資料或相關證明；對於未完成工作，須總結分析原因。
5.9 計畫管理專員複核和外部驗證
計畫管理專員審核部門周工作總結中是否加入了督辦任務單的工作項，對於沒有體現督辦任務單工作項的周工作總結，要求部門負責人在2個小時內進行修改，並再次提交，至通過為止。對於完成的督辦單工作項，計畫管理專員於每週五下午15:00開始對各部門督辦單工作完成成效進行外部驗證，依據驗證結果對【周工作總結表】進行複核，至複核確認無誤為止。
5.10 計畫管理專員匯**計
計畫管理專員對以前各週形成的督辦單任務進行統計彙總，出具【督辦任務單完成成效彙總表】，填寫出具考核結果，在周五17:30之前提報行政部總經理。
5.11 周例會匯報
計畫管理專員負責在周一例會上，組織對上週應該完成的督辦單工作項的完成成效進行通報。對本部門上週應完成而未完成的督辦單工作項，部門負責人進行總結匯報，分析總結未完成的內部原因或外部原因。
5.12 考核
5.12.1考核辦法
【督辦任務單】工作項的考核，將與人力資源部對責任人的年度考評、勝任考核與薪酬調整、晉公升考評等對接。以下行為的次數將由計畫管理專員負責統計彙總，以季度為週期報人力資源部，作為考核的基礎資料依據。
a) 未將當周應完成【督辦任務單】工作項加入當周工作總結的；
b) 未能按時提供【督辦任務單】工作項執行成效驗證的資料檔案或其他證明的，或提供驗證資料檔案或其他證明不實的；
c) 督辦單工作項當周應完成而未完成的。
每季度內累計超過三次督辦單工作應完成而未完成的，由人力資源部談話，並作為重點管理物件。
5.12.2 考核實施
a) 計畫管理專員為督辦單工作項考核的責任部門和組織部門，負責驗證各部門督辦單工作項的執行成效，並出具考核結果，在與被考核人溝通認定考核結果後，於每週二15：00之前將考核結果通報至各部門、各部總經理並提交人力資源部。
b) 被考核人如對督辦單工作項考核結果有重大異議的，可以向人力資源部提出考核結果申訴要求，由人力資源部組織進行考核結果複審及考核結果申訴的處置。
6 記錄
qr-xz07-01【周督辦任務單】
qr-xz07-02【周督辦單任務完成成效彙總表】
7 相關檔案
ms-xz-08《周工作計畫總結管理規定》
8 修改歷史
督辦管理辦法
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