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辦公用品及物業備品備件管理辦法
編號：hyjglz0007
版次: a/o
1 目的
為加強辦公用品及物業備品備件採購、保管、發放和使用管理，控制辦公費用，規範辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費節約成本，提高工作效率，結合公司實際，特制定本辦法。
2 範圍
本辦法適用於集團各單位、各部門辦公用品及物業備品備件採購、保管、發放和使用管理。
各子、分公司應當根據實際情況遵照執行,待子公司達到公司製執行條件後可依據本辦法制定本公司的管理辦法。
3 職責
集團行政監察中心負責本辦法的組織實施及解釋，並負責辦公用品、物業備品備件的保管、發放和使用管理。
集團採購部負責辦公用品、物業備品備件的採購。
4 辦公用品、物業備品備件分類：
4.1本辦法所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三類。
1）消耗品：鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮、筆記本、複寫紙、檯曆、卷宗、標籤、便條紙、信紙、夾子、油墨、釘書針、電池、塗改液等一次性消耗物品；
2）管理消耗品：簽字筆、原子筆、碳素筆、列印台、墨盒等可多次反覆使用的物品；
3）管理品：剪刀、美工刀、資料夾、釘書器、打孔機、削筆器、打碼機、計算器、u盤等可較長時間使用的物品。
4.2 本辦法所稱物業備品備件分為兩類：物業工程備件和保潔備品。
5 採購計畫及物品採購
5.1 行政監察中心每月月初徵詢集團各部門及相關子、分公司需求意見，擬訂辦公用品、物業備品備件季度需求意見，經集團領導審批後，報集團採購部。
5.2 採購部購回物品，由行政中心驗收入庫。
5.3 採購部購回物品，由行政監察中心驗收入庫。
對於不符合採購標準及破損的物品，行政監察中心應當要求退換。
5.4 因集團或有關部門特殊需求，行政中心可提出零星採購需求，提交採購部按5.2項程式審批、採購。
6 物品保管
6.1 辦公用品、物業備品備件由行政監察中心統一保管。
辦公用品、物業備品備件分兩個庫房分別保管。
6.2 行政監察中心應當建立物品保管賬簿，記載保管物品的品名、規格、單價、數量、總價等情況，對於管理品、物業工程備件等應當建立賬卡，實行專屬管理，做到賬卡相符、賬物相符。
6.3 辦公用品、物業備品備件保管實行定置定位管理，劃定區位或貨架分別存放不同物品，並標註物品管理標籤，做到擺放整潔，訪問方便。嚴禁亂堆亂放，交叉混放。
6.4 庫房內要建立、上牆防火防腐防霉制度，並嚴格執行。
6.5 行政監察中心事務文員接受採購物品應當填製《物品入庫單》，與採購員進行交接，雙方簽字確認。
在物品出庫之前需確認《提料單》是否有領取人、部門負責人及行政監察中心事務主管的簽字，手續完備方可辦理出庫。
6．6 行政監察中心事務主管與事務文員每月要進行庫存盤點，核對賬、卡、物，填寫盤點表。如實際盤點數與台賬數量不符，應及時查明原因，並予以說明。半年度盤點表應當提交行政監察總監和財務中心進行核查。
7 領用及發放
7.1 各部門原則上實行月領用制度。每月10日前各部門應當根據在崗人員工作類別、職位進行定額配備，填寫本部門《月辦公用品需求表》，經部門負責人簽字後，報行政監察中心審批發放。
消耗品使用原則上實行定額制度。碳素筆、原子筆等每人每月不超過2支；筆記本、稿紙、信紙等每人3個月1本；鉛筆、刀片、膠水、大頭針、曲別針、橡皮等每人1年1支（盒、管、塊）。其他消耗品按實際需要領用。
管理品、管理消耗品領用實行「以舊換新」制度。各部門人員第二次領用管理品、管理消耗品的，在提交領用計畫時應當同時向行政監察中心提交該物品的舊物，經行政中心確認確實不能使用時方可重新領用。
因特殊緊急情況需領用辦公用品時，可填寫《物品急需單》，註明原因，經部門負責人簽字確認後，交由行政中心審批發放。
7.2 新員工入職時，行政監察中心根據員工類別、職位核發文具用品，新入職人員辦公用品標準配備為：簽字筆、筆記本、計算器（因崗配備）、資料夾。
7.3 員工離職或調崗，應當將未到使用週期的管理品、管理消耗品交還行政中心或在行政監察中心的監控下交給本部門其他人員，方可辦理離職、調崗手續。
7.4 保潔員和食堂人員每月17日、27日領用保潔用品，領用時應當填寫《保潔用品領取單》，經行政中心事務主管審批後領取。
7.5 維修工領用維修配件，需填寫《配件領用單》，經行政監察中心事務主管複核、批准後領用。
庫存沒有配件時，由行政中心提交購件需求，報開發採購部按5.2項程式審批採購。
採購部應根據備件使用的緊急情況，及時採購，交行政中心驗收使用。
8 需要報廢的辦公用品或備品備件，由行政監察中心填寫《報廢處理申請單》，報總經理、副董事長審批後，按廢品處置，並辦理登出手續。
9 集團全體員工應當樹立勤儉節約意識，節約使用辦公用品和備品備件，杜絕浪費。
10 有下列情形之一，責令整改，並處以50元以上，200元以下罰款。
1）騙領冒領辦公用品、備品備件的；
2）將辦公用品、備品備件帶回家私自使用的；
3）員工離職或調崗時，未將未到使用週期的管理品、管理消耗品交還行政監察中心或在行政監察中心的監控下交給本部門其他人員的；
4）未按規定建立辦公用品、備品備件賬簿、賬卡或編制報表的。
11 因第10條規定的行為給集團造成經濟損失的，集團追究相應民事責任。
12 本辦法自發布之日起施行。
辦公用品管理制度
2 個人領用辦公用品應據實填寫 個人辦公用品申領單 經部門負責人審核並簽字後，交綜合辦公室主任審批同意，由管理員負責辦公用品的發放。附件 表3 個人辦公用品申領單 3 管理員根據個人領取情況做出詳實登記，負責建立辦公用品發放台賬，根據申請單對應詳實填寫 個人物品領取登記表 附件 表4 個人物品領取登...
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