1.目的與適用範圍
1.1為規範辦公用品管理程式，維護辦公裝置的完整、安全和有效使用，避免人為損壞和丟失，保證正常辦公的順利進行，特制定本制度。
1.2本制度適用於集團公司及其子公司所有部門辦公用品的管理。
2.辦公用品分類
2.1一次性消耗的辦公用品類：筆、墨、材料紙、等。
2.2管理用品類：
2.2.1基礎辦公用品:辦公桌椅、檔案櫃、計算器等.
2.2.2辦公設施(含公司配備的辦公用小車):空調、電扇、電暖器、**機等價值較高或使用壽命較長的物品。
2.3辦公自動化用品類:電腦、印表機、傳真機、u盤等物品。
2.4文印耗材類：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、影印紙、列印紙等。
2.5保潔用品類：拖把、掃把、水桶、塑料盆等。
3. 辦公用品的發放標準
3.1辦公用品的配置標準：集團公司董事長、總經理；集團公司副總經理；集團各部部長；集團各部副部長；集團各部一般員工；集團所屬子公司總經理、副總經理、部長、副部長、車間主任、車間副主任、部室一般員工、車間一般管理人員的配置標準見附件5-11。
3.2集團公司所屬子公司:總經理與集團公司副總經理標準相同；副總經理與集團部長標準一致；部長在集團副部長的基礎上加一部**；副部長、車間主任和集團一般員工標準一致；車間副主任、部室一般員工和車間一般管理人員標準見附件10-11。
3.3一次性消耗的辦公用品個人發放標準
3.3.1一般管理人員：4元/月
3.3.2中層管理人員：6元/月
3.3.3高層管理人員：12元/月
3.4根據實際情況,每半年對辦公用品的費用定額調整一次。
4.辦公用品實行專人專管:集團經營規劃部為主管部門，在該部設定一名辦公用品專職管理員,負責集團總部和融豐公司辦公用品的直接管理,負責集團所屬其他公司辦公用品的垂直管理；集團經營規劃部設一名兼職人員負責辦公用品的庫存保管和發放管理。
融豐之外的子公司辦公用品由所在公司經營規劃室(或辦公室)負責自我控制,但須接受集團經營規劃部的垂直管理.
5.辦公用品需求計畫
5.1一次性消耗品類需求計畫
5.1.1各部門應於每月26日前編制下月的《辦公用品採購申請單》（臨時急需計畫可按以下程式隨時編制上報）一式五份，由申請人、申請部門負責人、申請單位主管領導簽字後報辦公用品主管部門專職辦公用品管理員，核實公司辦公用品庫存和閒置情況提出新購或調配建議，經辦公用品主管部門負責人審核，集團行政副總簽批後報集團採購部採購。
5.2基礎辦公用品類、辦公設施類、辦公自動化用品類、保潔用品類需求計畫
5.2.1新進公司員工辦公用品需求
5.2.1.1集團人力資源部根據月份人力資源需求計畫,每月向集團經營規劃部預報送《新進人員到職情況表》。
5.2.1.2每位新員工到職，集團人力資源部均向集團經營規劃部出據乙份《員工到職單》，集團經營規劃部依據《員工到職單》編寫辦公用品領用單。
5.2.2當員工崗位發生變化時,按新崗位調整辦公用品計畫。
5.3辦公耗材類需求計畫：各辦公設施使用部門向集團經營規劃部申報計畫，由辦公用品管理員核實後按程式報批。
5.4辦公用品採購計畫在500元以下且在配置標準範圍內的由集團行政副總批；500元及以上的由集團總經理審批。
5.5標準之外的辦公用品需向辦公用品管理部門申請專題報告，並經辦公用品管理部門填報《辦公用品超標準審批表》，經逐級審核，最終報集團公司總經理批准後購買。
5.6 經核准後的《辦公用品採購申請單》申請部門乙份，集團經營規劃部留存乙份，採購部三份。
6.辦公用品的採購
6.1採購部門須根據已審批的《辦公用品採購申請單》及時採購，保質保量**。
6.2所有辦公用品的採購任務均由採購部統一負責,在規定的時間內採購回廠。
7.物品入庫
7.1固定資產類辦公用品的入庫手續由裝備部以《裝置驗收單》的形式負責辦理，並組織入庫到指定的倉庫。
7.2非固定資產類的辦公用品由集團經營規劃部負責入庫的驗收工作，並放入指定的地點納入倉庫管理範疇.
7.3對於符合規定要求的入庫辦公用品，由集團經營規劃部辦公用品管理員登記建帳；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。
7.4採購回廠的辦公用品由採購部負責採購建帳。
7.5辦公用品在保管期內確保完好,出現破損由保管部門責任人負責賠償。
7.6採購部辦理辦公用品入庫手續時,一併出據採購**表供建帳使用.
8.辦公用品的領用
8.1所有辦公用品的領用（新增和調劑）,均填寫《辦公用品領用申請單》（見附件2）。
8.2價值2000元以上的辦公用品的領用,必須由相應的財務部門在《辦公用品領用申請單》上簽字蓋章,倉庫見蓋有財務印章的領用申請單後方可發貨。
8.3各部門須指定專人領用和管理低值易耗品類辦公用品。
8.4新到職員工持《員工到職單》，按經營規劃部的通知領用辦公用品。
8.5員工崗位變動時,由經營規劃部門按新崗位調配辦公用品,通知本人辦理調配手續.
8.6辦公耗材的領用,經交舊換新後,方可發放.
8.7對辦公用品的領用從公司、部門和個人分別單獨建帳、實行一帳一表（《部門/員工個人辦公用品領用簽字表》）,定額管理,原則上超支不發。部門辦公用品領用發放時,要求建立二級臺帳,以規範部門辦公用品的使用。
8.8部門或個人領用的辦公用品因質量問題無法使用,經部門負責人確認後可退回採購部實行「三包」。
8.9對於各部門辦公用品使用情況，經營規劃部辦公用品管理人員應做好季度和年度統計，填寫《辦公用品使用情況統計報表》一式兩份,經營規劃部和財務部門各乙份，兩部門分別建帳，一季一彙總一季一兌帳。子公司每季末向集團經營規劃部報送乙份辦公用品使用情況報表,接受集團經營規劃部的日常管理,對出現的違規現象提出考核意見.
8.10電腦、桌椅、印表機、空調、電扇、電暖器、檔案櫃、**機由經營規劃部門負責統一編號，實行編碼管理。
8.11辦公用品領用流程:使用部門領用人提出申請→主管部門填寫《辦公用品領用申請單》→領用人簽字→辦公用品主管部門簽字→2000元及以上辦公用品需送達財務部門簽章→倉庫保管員簽章→保管員發貨→由保管員將簽章發貨後的票據於當日下午下班前0.
5小時內送達辦公用品管理員或財務部(2000元及以上用品)→財務部門和辦公用品主管部門建帳。
9.辦公用品的日常管理
9.1集團經營規劃部負責辦公用品的計畫、入庫、保管、發放、部門間調配、組織盤點、員工調、離職交接、報廢、及其臺帳的建立健全等管理工作；財務部負責管理類、自動化辦公用品類等的登記建帳(各種用品按財務管理分類標準進行建帳,集團財務部負責建帳的業務指導工作,財務部從資產管理角度建帳,經營規劃部門建立辦公用品日常管理臺帳)、以及賠償兌現等工作；集團採購部負責辦公用品的採購工作；裝備部門負責固定資產的入庫驗收工作；集團公司由經營規劃部、子公司由經營規劃室負責員工離職時辦公用品的監交工作（附：公司高管/中層領導/一般員工離職時工作交接分別由監事會/分管副總/部門負責人負責監交）。
特殊情況下的調動和離職監交由審計部負責。
9.2辦公用品的使用分個人使用和部門使用兩種情況。兩種使用情況均執行簽字制度,除個人簽字外,部門由單位負責人簽字。
9.3經營規劃部分個人和部門兩種情況登記建帳,一季度一盤點，一季度一考核.
9.4一次性消耗類辦公用品不列入辦公用品個人和部門簽字登記範圍,但在部門或個人辦公費用中列支；管理用品類、辦公自動化類列入個人和部門辦公用品簽字登記範圍，但不在辦公費專案中列支；文印耗材類除影印紙、列印紙外其它不記入辦公費用消耗, 紙張按各使用單位的實際印數攤入辦公用品費用中；保潔用品類不記入辦公費用消耗。
9.5技術部門、財務部門、生產部門、質量部門(包括qcd部門)、經營規劃部門（負責文印部門）列印、影印紙按《文印管理制度》sjzy/wm-22嚴格執行簽字限額使用。以上單位打字影印紙張的消耗不記入部門辦公費用消耗之中,單獨列支。
9.6管理用品和辦公自動化用品更換時均需交舊換新.其它辦公用品不在此範疇.
9.7辦公用品的調劑
9.7.1閒置辦公用品的管理
9.7.1.
1辦公用品出現閒置,經營規劃部門應將閒置用品妥善管理. 員工離職,辦公用品交接時,原則上辦公用品主管部門要收回離職人員的辦公用品,但若有直接接交使用人,可直接辦理辦公用品過戶使用手續；若無直接接交人，應視客觀實際情況分別管理：不易搬動的辦公用品，由部門負責人辦理代管手續實施代管；易搬動的辦公用品，全部收回主管部門統一調劑使用。
原辦公用品使用部門無權截留，也無權挪作它用。若出現部門撤銷無代管人時，放入庫房由經營規劃部門辦公用品管理員負責保管。
9.7.1.2閒置辦公用品統一納入正常管理,單獨建立臺帳,定期維護保養,定期盤點.
9.7.1.
3閒置辦公用品的調配流程:使用部門使用人申請→使用部門負責人簽字→經營規劃部辦公用品管理員核實→經營規劃部長簽字→集團行政副總簽字→個人或部門辦公用品領用簽字→辦公用品管理員建帳→調劑發放使用.
9.7.1.4辦公用品 (主要為低值易耗品類) 費用可月度間調劑使用，但不得跨季、跨年使用。每季結算、考核一次。
9.8嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
9.9員工離職時應依《員工個人辦公用品領用簽字表》所領物品一併退回。
9.10凡屬部門公用辦公用品,部門負責人調動和離職時辦理好交接手續。
9.11辦公用品的維修流程:需維修的部門通知經營規劃部門→經營規劃部門辦公用品管理員現場檢視→能夠內部維修的由經營規劃部門通知相關部門→外部維修的由經營規劃部門通知採購部→採購部負責聯絡外部維修單位並負責談價催辦維修進度和辦理資金結算有關工作→經營規劃部辦公用品管理員具體負責督辦內外維修的整體協調工作→維修完畢由使用單位、經營規劃部門和維修部門一同檢查驗收→維修不合格返工→合格辦理維修合格手續→交付使用人簽字使用。
10.辦公用品報廢
10.1管理用品類、辦公自動化用品類因使用時間過長，已喪失效能或喪失主要效能不能繼續使用需要報廢登出時，使用部門或使用人應提出書面報廢申請，經部門負責人審核，並報集團總經理批准後，到集團經營規劃部辦理報廢登出手續。
11.辦公用品賠償處理原則
11.1由於下列主觀原因發生事故，造成辦公裝置或物品的損失，應予賠償：
11.1.1不遵守操作規程或不按規定要求進行工作的；
11.1.2未經批准，擅自動用拆改辦公裝置和物品的；
11.1.3粗心大意，操作不慎的；
11.1.4由於其它不遵守規章制度等主觀原因造成辦公裝置和物品損失、丟失的；
11.1.5公物私用造成損失、丟失的。
11.2由於下列客觀原因造成辦公裝置和物品的損失，經過技術鑑定或有關負責人證實，可不予賠償。
11.2.1因辦公裝置和物品本身的缺陷或因長期使用，接近損壞程度，在正常使用時發生的損壞和合理的自然損耗。
11.2.2由於其它客觀原因造成的意外損失。
11.3處理辦法
11.3.1發生辦公裝置設施損壞和丟失時，必須在0.5個小時內報告部門負責人；一小時內由部門負責人報告分管副總和總經理；2小時內上報集團分管副總和集團總經理。
辦公用品管理制度
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