為確保辦公用品的申請、採購 、管理、發放、領用有序進行，減少公司不必要的資金費用，公司秘書部門、採購部門 、行政部門負責辦公用品的一切工作。為此特別制定了辦公用品管理規定，各個部門工作人員必須嚴格遵守並貫徹執行。
一、 辦公用品的採購流程
辦公用品與裝置的採購一定要嚴格遵照程式進行，各個環節都要嚴格把關，以確保經費的合理使用。為此要嚴格遵守以下的採購程式。
（一）、提出購買申請
由需要購買辦公裝置或用品的部門人員填寫《辦公用品及裝置申購表》，並交由部門領導簽字批准。在每月二十日前將此表交秘書部門彙總，根據彙總的資訊，確定當月實際需要採購的辦公用品名稱、數量、金額、規格等。
（二）審批落實經費
根據秘書部門彙總的資訊，交由財務部進行綜合平衡，確認採購經費**，財務主管簽字後交給採購人員。
（三）招標選擇**商
採購人員向**商發出購買需求，各**商提供**單，經過篩選，最終選定**商。若為大額採購，按公司的相關招標採購程式進行。
（四）簽定供貨合同
選擇好**商後，與其簽定供貨單，並約定好交貨方式和付款方式等。
（五）貨物入庫
1．確定好**商後，採購人員負責催促，確保貨物能夠按照申購部門要求的時間及時到貨。
2．辦公用品到貨後，採購人員要對照交貨單和自己的頂購單檢查貨物。經核對無誤後，在交貨單上簽字驗收，然後將交貨單聯留存歸類，另一交貨單聯交給送貨人員帶回，做結算憑據。
3、辦公用品進入倉庫後，倉庫管理人員按照貨物種類、規格、等級、存放次序等分割槽堆放，並由記帳員按訂貨單序號和貨單類容在辦公用品收發存帳冊上進行登記。
（六）支付貨款
財務部收到發票後，對照交貨單、訂購單和入庫單，確認三單貨名、數字相等，經財務主管簽字批准，支付貨款。
二、 辦公用品庫存管理
1貨物入庫後，倉庫管理員利用庫存記錄卡進行管理。每一種物品都要有一張庫存記錄卡，庫存卡可以用來登記，接收和發放物品，隨時掌握用品的最大庫存量，最小庫存量和再訂貨量。
2、辦公用品應定期進行盤點，一年兩次。要做到賬物相等，賬賬一致，若出現盤盈或盤虧應及時查詢原因。
3．對庫存的辦公用品進行規範堆放，標誌清楚，定期清掃和整理，並採取並要的防火防潮防盜等安全措施。
4．對過時失效報廢的辦公用品要填寫報廢單，經審核批准之後方能報廢。
三．辦公用品發放及領用流程
1．辦公用品入庫後，由秘書部門按照申購單在每月十日通知相關部門辦理辦公用品的領用手續。
2．領用辦公用品時：
（1）需持有蓋有部門專用章或領導簽名的領用申請表。
（2）領用申請表應填寫規範，不得塗改
（3）領用人簽字，部門負責人簽字。
（4）憑符合上述三點的領用申請表向倉庫保管員領取辦公用品，並當面點清。
3.領用後的記賬結算
（1）領用申請表一式四聯，三聯撕下後叫給倉庫保管員，一聯由領用人自行保管。
（2）領用的那一聯由倉庫保管員留存歸類。
（3）記賬聯由記賬員憑單日賬
（4）結算聯由記賬員逐部門逐單位彙總結算
注意事項：
1. 凡與申請採購、入庫、驗收、盤點、結算等相關表單都應按月歸類後歸檔儲存。
2. 年終時對供貨方提供的服務質量進行分析，終止不合格的供貨方供貨。在年終總結的基礎上使辦公用品的採購和領用管理工作與時俱進，更好地為公司的需要服務。
四.此管理規定的解釋權歸某某公司所有。
五.自2023年4月22日起此規定開始生效
某某公司（蓋章）
二oo九年四月三日
附件：1《申購單》
2.《訂購單》
3《領用單》
4《庫存記錄卡》
附件： 辦公裝置、用品申購表
訂貨單交貨單庫存記錄卡
辦公用品管理規定
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