辦公用品管理規定

一、目的

為了加強公司辦公用品的管理，控制費用開支。規範公司辦公用品的採購與使用。本著勤儉節約和有利於工作的原則，根據公司的實際情況，特制定本管理辦法。

二、行政部的辦公用品管理職責

為了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，行政部派專人負責公司辦公用品的採購、驗收入庫、保管、發放與統計等管理工作。

1、辦公用品的採購

（1）採購人員應嚴格遵守職業道德，及時了解市場商品資訊，選擇對口適用，質量可靠，**合理的辦公用品。

（2）採購物品前由相關負責人簽字認可後實施採購任務。購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用（預算內），由行政部經理審批後可進行採購、報銷；購置金額較大的辦公用品，必須按財務管理規定報總經理批准後方可購置。

2、辦公用品的驗收和入庫

辦公用品入庫前，管理人員應認真檢查驗收，建帳登記，做到帳物相符；對不符合要求的，由採購人員負責辦理調換或退貨手續。

3、辦公用品的保管

（1）行政管理人員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

（2）為避免辦公用品的不當流失，管理人員需作好安全工作。

（3）辦公用品倉庫一年盤點兩次（6 月與12 月）。盤點工作由行政部經理負責監督。盤點要求做到賬物一致，如果不一致，必須查詢原因，然後調整台賬或物品，使兩者一致。

並填寫《辦公用品盤點表》（見附錄）。

（4）印刷製品與各種用紙的管理按照盤存的台賬為基準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出餘量。一旦一批消耗品用完，立即寫報告遞交行政部經理。

（5）必須對各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷製品做出調查。調查方式是，每月20日對前一月領用量、使用量以及餘量做出統計。行政部門對各部門報告進行核對，檢查各部門所報統計資料是否與倉庫的各部門領用台賬中的記錄相一致。

最後將報告分部門進行彙總儲存。

（6）對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、**、數量及報廢處理的其他有關事項。

（7）及時填寫《辦公用品庫存表》（見附錄）。

4、辦公用品的發放

辦公用品的領用必須認真履行手續。管理人員要嚴格要求領用人在填寫《辦公用品領用單》後，方可發放辦公用品，嚴禁先借後籤的行為。

三、其他部門的職責

公司各部門設專人負責辦公用品計畫申報、統一領取以及控制使用工作。

1、計畫申報

（1）實行每月申報一次。各部門由專人負責填寫《辦公用品申請表》（見附錄），經部門經理批准，行政部經理審批並簽字確認後，交行政部門相關負責人，統一實施採購。各部門若需採購臨時急需的辦公用品，由部門專人填寫《辦公用品申請表》，並在備註欄內註明急需採購的原因，經部門經理批准、交主管副總審核、行政經理審批並簽字確認後，交行政部相關負責人，實施採購任務。

（2）各部門不得超標申請辦公用品數量，核定的用量實行增人增費、減人減費，根據部門內人員變動情況進行調整。

2、統一領取

（1）各部門派專人領取辦公用品。

（2）領取辦公用品前需請示部門經理，經部門經理審核，確實為工作所需的，可以到行政部相關負責人處領取。

（3）領用辦公用品時須填寫《辦公用品領用單》（見附錄）。

（4）各部門不可以對辦公用品超前儲備，造成不必要的浪費。

3、控制使用

（1）公司員工均有責任監督辦公用品的使用，避免浪費。

（2）各部門需製作填寫辦公用品領取記錄單。每個月將辦公用品的領取、消耗和剩餘情況做一統計。並於月末交到行政部彙總。

辦公用品採購申請、審批流程圖

本規定由行政部負責解釋，自公布之日起開始執行，公司原有關辦公用品管理規定同時廢止。

附錄：《辦公用品申請表》

《辦公用品領用單》

《辦公用品庫存表》

《辦公用品盤點表》

附錄1：

辦公用品申請表

附錄2：

辦公用品領用單

附錄3：

辦公用品庫存表

附錄4：

辦公用品盤點表

辦公用品管理規定

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