1 目的
為合理配置各部門的辦公用品，同時確保資源利用率最大化，特制訂以下管理辦法。
2 範圍
2.1 本辦法規定各部門辦公用品定額消耗及管理。
2.2 本辦法適用於集團及下屬子公司。
3 術語
本辦法中的辦公用品指的是用於維持部門日常各項業務活動正常進行的輔助設施及可消耗物資。
4 職責
4.1 辦公室是各項辦公用品物資消耗定額標準的制訂及考核部門，同時負責各部門日常辦公用品物資申領採購計畫的統計彙總、審核及計畫外申領採購物資的審查（合理性、必要性審核），建立健全各部門月度辦公用品物資消耗統計臺帳（含計畫內與計畫外），並對辦公用品的採購質量及使用情況實施有效監控（可參與指定採購供方的考察評審，同時負責指定物資更新換舊管理）。
4.2 生產部倉儲科（五金倉庫）負責公司辦公用品物資的保管、定額發放，同時按領用部門為統計物件，每月按時建立健全各部門辦公用品物資領用情況的記錄彙總工作。
4.3 採購部根據辦公室每月遞交的採購申請計畫按時落實採購，同時即時反饋市場上相關的物資**變動資訊，以便辦公室及時調整各部門辦公用品費用消耗額度（同時協助財務部門定期修訂樣本參照**體系），並確保辦公用品的採購費用控制在計畫**±10%浮動範圍內，對待產生質量爭議的辦公用品物資進行質量索賠。
4.4 財務部對屬成本目標控制指標之一的辦公用品費用額度實施即時監控，按期核實當月的各部門辦公用品費用總額與發生明細，以便報備至辦公室作對比審核。
4.5 審價科負責辦公用品計畫**體系的正常調整與審核。
4.6 企業管理部負責落實公司總體辦公用品費用額度超支情況的爭議仲裁及獎懲實施。
5 管理辦法
依據使用特性與消耗週期辦公用品物資分為日常消耗類物資（分可定額類日常消耗物資
與非定額類日常消耗物資）與固定消耗類物資（具體明細見固定消耗類辦公用品清單）。
5.1 日常類消耗物資
5.1.1 日常消耗類物資費用支出總額明細由辦公室統一制訂，並根據各部門實際情況做靈活調整；各部門在每月申報辦公用品需求計畫中根據實際需求情況在額定消費總額內提出物品選配要求。
5.1.2 各部門對於超出額定控制總額外（計畫外）物資需求以《報告審批單》形式報辦公室審批；辦公室對超支費用額度視性質（正常或異常）從部門當月工資總額中或下月度辦公用品申領計畫中予以相應扣除（按季考核）。
5.2 固定類消耗物資
5.2.1 額度管理由辦公室根據各部門實際情況做靈活調整，同時固定類消耗物資將納入部門日常財產登記保管工作範圍內，公司辦公室將定期對各部門實施部門辦公財產月末盤點，並根據人力資源部提供的人員離辭或崗位調動即時跟蹤、辦理物資移交手續。
5.2.1 對於已經到了使用更換期限的固定消耗類物資將統一歸口由辦公室核對鑑定，物資發放堅持「以舊換新」的原則，即部門須交回原殘舊的物資方可領用新物資。
5.2.1 對於未到規定使用期限而發生遺失或損壞的物資將由倉庫按折舊追償的方式予以扣回損失（折舊殘值=原值×（1-已使用年限/規定年限）×100%）。
6 辦公物資管理交接
各部門對離、辭職或崗位調動人員所使用、保管的財產安排交接，由崗位接替人接管，或由部門主管指定專人接管，要辦理交接手續，月末上報辦公室後勤科。
7 報表管理
7.1 各部門於當月25日（遇節假日順延）將下月辦公用品消耗需求統計表統一報備至辦公室，逾期者只能作為計畫外採購物資（屬總額支出外物資，費用將由需求部門自行承擔）或挪至下月度執行採購。
7.2 辦公室負責在每月27日前將各部門上報的辦公用品需求計畫進行分類彙總同時對個別增補需求提出審核意見，最終以辦公用品物資採購計畫彙總表的形式傳遞給採購部，同時在次月6日前將各部門超支領用明細情況及考核處理意見反饋至企業管理部。
7.3 採購部接到採購計畫彙總表後須在每月5日前完成對各項辦公用品物資的定額採購任務。
7.4 五金倉庫按辦公室傳遞的各部門月度辦公用品消耗需求統計表對已經採購入庫的物資實施專向定額發放，並對領用情況做相應統計記錄。
7.5 財務部須在每月5日前完成對上月各部門辦公用品物資費用額度的統計核實並報辦公室。
5.5 辦公室須在每月6號前完成對上月各部門辦公用品物資費用額度的統計核實並提出考核意見報企業管理部。
7.6 企業管理部將於每月7日前完成對各部門上月辦公用品物資費用額度的獎懲考核。
8 罰則
9 附錄
9.1 相關檔案
《物資申領採購管理標準》
9.2 相關記錄
《部門月度辦公用品消耗定額表》
《固定消耗類辦公用品清單》
《非定額類日常消耗物資清單》
《月度辦公用品消耗需求統計表》
9.3 相關流程
《物資申領採購流程圖》
附加說明：
本標準由辦公室負責起草。
本標準由辦公室負責解釋。
固定消耗類辦公用品清單
非定額日常消耗類辦公用品清單
_____月份辦公用品消耗需求統計表
部門月度辦公用品消耗定額表
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