辦公用品管理制度

第一節總則

第一條為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，加強制度建設，厲行節約，制止奢侈浪費，規範採購行為，強化現金支出管理，加強支出的準確性和可控性，特制定本制度；

第二條本制度適用於員工辦公用品的申請、領用及管理；

第三條辦公用品包括：公司為員工個人配置的通訊工具（手機）、辦公桌椅、**機和員工日常工作所需的辦公文具。公司為部門配置的檔案櫃、傳真機、印表機、掃瞄器等。

公司配置的公用的辦公裝置，如公共區域的傳真機、印表機、影印機、碎紙機、飲水機等。公司統一購置的書籍、雜誌和報刊。按使用情況可分為耐用辦公用品和易耗辦公用品。

第二節辦公用品採購管理制度

第一條採購範圍具體包括辦公用文化用品、辦公裝置、辦公用勞保用品等消耗性支出和會議支出，凡需列入財務的所有辦公經費支出專案都屬於本制度規定的採購範圍。

第二條公司各部門要有專人負責採購管理和使用監督，不定期對需要辦公用品的部門進行抽檢，避免鋪張浪費的發生；

第三條日常消耗性辦公用品採購的方法和程式：

（一）各公司部門經理根據業務工作需要，提出辦公用品需求計畫，並以書面形式報辦公室彙總；

（二）辦公室根據辦公用品需求彙總情況制定出採購申請單報總經理、財務總監批准，經領導簽字後，辦公室連同各部門採購申請報到採購專員處採購；

第四條固定資產採購辦法，本制度所指固定資產是指使用年限在1年以上或單項價值超過2000元的固定資產。

採購辦法：

（一）單項價值在2000元（不含）以內或採購總額在10000元（不含）以內的大單辦公用品，各部門因工作需要購置的，須先寫出採購申報，註明用品名稱、規格、型號、用途等具體要求，報部門經理簽署意見，報總經理同意後，到辦公室登記，由辦公室和財務部負責統一採購結算；

（二）單項價值在2000元以上和採購總額在10000元以上的重大採購專案由公司確定；

第五條計算機及其配套裝置、軟體和其它辦公電子裝置的採購。該項裝置採購由公司例會以辦公必需為原則研究確定採購目錄，凡目錄以外的電子裝置及其配套裝置一律不能採購。因工作需要增加或減少採購目錄專案，需採購中心研究決定，是否更新採購目錄；

第六條對於用量大的易耗品如a4紙、拖布、掃把、洗衣粉等物品，應按季度採購。避免單一採購照成的**損失。同時也避免了物品突然沒有而照成脫節現象，影響辦公或衛生的打掃；

第七條特殊急需物品的採購，也應先上報主管經理審批，經同意後方可購買。憑發票到財務報銷；

第八條辦公用品應實行定點採購。避免營私舞弊及**過高。

第三節辦公用品管理制度

第一條公司各部門領用日常辦公用品和備品的基本程式是：各部門要填寫申領計畫單，部門經理簽批，辦公室責任人簽批，由經手人到專職保管員處簽字、登記後領取，特殊情況,各店主管或主管副總口頭或批條同意後,方可出庫,並及時補簽出庫手續；

第二條負責管理辦公用品的部門應對日常辦公用品的備品定期檢查分類，及時添補欠缺的備品，尤其是常用或是應急用的必需品；

第三條綜合辦公室每年對各單位辦公用品費用進行考核，對超標單位進行扣獎，並次年減發；

第四條綜合辦公室每半年對各部門，各連鎖店進行一次核定，對應該領用辦公用品的管理人員和非管理人員人數，報送人事行政部核定人數後發放，並存檔備查；

第五條要加強辦公用品和備品的管理，堅持勤儉節約，反對奢侈浪費，實行嚴細管理的原則，以不浪費每一分硬幣為尺度，以合理計畫、緊縮開支、不影響公司正常辦公秩序為目的；

第六條公司辦公用品和備品的採購，由辦公室統一制定計畫，統一由專職人員採購、保管、登記、發放，並建立個人臺帳備查；

第七條公司各部門臨時急需購置的辦公用品或低值易耗品要填寫申請報告單，詳細註明商品名稱、質量標準、數量、參考**，由部門經理簽批，辦公室負責人簽批，主管副總批准後，由專職人員採購，財務部門審核，費用由部門列支；

第八條公司監察部門負責辦公用品及備品的管理情況的監督，並對發現的違章、浪費等現象，按規定執行處罰；

第九條對所採購的商品應由財務部門審核後，方可登記發放。建立電子的辦公用品檔案,辦公用品由專人負責管理,建立健全的購、領、存制度。

第四節財務辦公用品管理制度

第一條財務人員杜絕浪費，開票時如出現營業員自身錯誤致使票據作廢，財務人員有權對營業員扣獎,如有其他原因由相關責任人負責；

第二條財務人員出納時所使用的一切票據，如出現毀壞、丟失、作廢等情況，視情節嚴重給予相關責任人扣獎；

第三條對於內部所使用的其他票據，財務人員有責任實施監督，禁止浪費的行為出現，並應做好所有票據的使用情況的記錄；

第四條財務辦公用品由專人負責，如有外借、外用現象發生，須經財務主管領導同意方可領取；

第五條財務部門有權利對專屬部門、連鎖店的所有辦公用品及商場用品的使用情況予以監督，發現情況應及時上報解決或處理；

第六條財務辦公用品按所需用品歸類放好，如有丟失、私用每次處罰20-50元；

第七條財務辦公用品必須由專人保管，如有休息必須詳細填寫交接單，並由雙方本人確認簽字認可。

第五節易耗辦公用品管理制度

第一條易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個人所需用品；

第二條部門所需用品包括：傳真紙、復（寫）印紙、列印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光碟、墨水、裝訂夾、白板筆等；

第三條個人所需用品包括：簽字筆（芯）、原子筆（芯）、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、塗改液、信箋紙；

第四條辦公用品嚴禁帶回家私用，部門常用易耗辦公用品月用量依據每月平均用量進行合理調整；

第五條每月22日前，由各部門將次月《易耗辦公用品需求計畫表》填好（常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準），經部門經理初核，綜合辦經理，副總複核，批准後交採購部統一採購；

第六條發放時間：每月1-2號（如遇假期，順延）。其餘時間一般不予辦理辦公用品的領用手續；

第七條領用方法：由各部門文員按發放日期統一到辦公用品倉申領，填寫《領料單》，經部門經理簽字後交專管員按《易耗辦公用品需求計畫表》發放，若部門領用超出需求計畫的，須經綜合辦公室批准後方可發放；

第八條部分辦公用品（油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、原子筆芯、原子筆、塗改液、各種電腦墨盒）實行以舊換新原則，傳真紙領用時須以中間紙交換；

第九條電腦耗材品（滑鼠、鍵盤、墨盒、列印墨水碳粉、硒鼓等）由網路技術人員審核，綜合辦公室批准後方可領用，申領時須依舊換新；

第十條本著節約與自願的原則，可不領用或少領用的應盡量不領用或少領用。公司對於節儉成效突出的員工，公司將予以表揚。

第六節辦公用品使用及維護制度

第一條公司所有員工應當愛護公共辦公用品，公司員工應本著節約的原則使用辦公用品。列印影印避免浪費。對於公司內部檔案資料，提倡使用二手紙；二次用紙。

第二條對辦公用品設立監管制度，辦公用品規定最低使用時間，對頻繁損壞辦公用品的部門，查實後給予嚴肅處理；

第三條員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向綜合辦公室或公司網路維護處報修。辦公設施在保管過程中發現裝置附件或設施丟失,必須立即通知主管部門組織追查，公司根據辦公用品使用人追究損壞賠償責任；

第四條公司員工領用辦公用品須至行政部填寫「辦公用品領用登記」。公司員工應當自覺愛護公司財產，節約使用辦公用品；

第五條辦公用品管理安全規定。辦公用品的安全按照「誰使用、誰保管、誰丟失、誰負責」的原則實行；

第六條辦公室與採購中心對採購的辦公所用固定資產進行登記，並明確相應的責任人。因工作關係進行移交需將移交清單送乙份給辦公室、採購中心備案，辦理責任人變更登記；

第七條責任人對所負責的辦公用品必須正確使用，精心愛護，保證完整性。不准用辦公所用固定資產辦私事。未經許可，不得將辦公所用固定資產借給外公司或非本公司工作人員使用。

辦公所用固定資產出借，應由借用人寫出書面借條，明確使用期限，由批准人簽字同意，方能出借。借用人到期歸還後，責任人應對所借資產的完整性進行檢查；

第八條因不正當操作使用、或因個人過失、或因故意損壞，對辦公所用固定資產造成損壞，責任人或過失人應予賠償損失，承擔全部責任。故意損壞的還應責令寫出書面檢查，給予嚴厲批評。

第九條因保管不善造成辦公用品丟失，責任人應予賠償，承擔全部責任。固定資產出借後造成損壞或丟失的，由借用人或批准人賠償；

第十條經妥善保管後，辦公用品發生被盜的，責任人應當寫出情況說明，由公司例會研究認定責任；

第十一條對於可再利用的辦公用品和生活必需品，指派專門人員跟蹤負責；

第十三條員工離開本單位，應退回領用的辦公用品；

第十六條營業員所使用的銷售小票不得用於其他用途，只供銷售時開票時使用，不得浪費，否則一經發現，對當事人及主管領導進行扣獎處理；

第十七條營業用辦公用品每季度清點一次，如有丟失、損壞按價賠償；

第十八條耐用可持續使用的辦公用品應於員工入職時按標準發放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新；

第十九條所有財產均由辦公室指定專人負責和管理，任何人不得隨意侵占、挪用公共財產；

第二十條辦公室管理人員須及時做好各類辦公用品的入庫及出庫手續，出庫時由領用人簽字，不得由他人代簽、代領；

第二十一條各部門辦公人員除領用普通辦公用品外，只限領用本部門專用的辦公用品，不得領用與本部門無關的特殊辦公用品；

第二十二條使用人員在使用辦公設施時，應嚴格按使用要求進行操作，並做好日常維護工作；

第二十三條部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至辦公室變更記錄；

第二十四條公司公共辦公用品要指定專人管理和維護。辦公用品在使用初期先鑑定使用時間，對於超出使用時間的給予獎勵，反之給予扣獎。

附表：物品申購單、個人辦公用品申領單、個人辦公用品領取登記表、部門辦公用品領取登記表、會務組用品申領單、會議期間物品領取登記表、辦公用品交接登記表。

個人辦公用品申領單

日期：年月日

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