無紙化辦公實施方案

凱高玩具（重慶）****無紙化辦公實施方案

為節約辦公耗材，提高辦公效率，自2023年8月11日起，公司開始啟用無紙化傳輸平台，各級各類上、下行公文均以電子文字形式傳輸。為保證此項工作的順利開展，特制定實施方案如下：

一、無紙化辦公的實施步驟及要求

1．8月11日前，行政部完成「163」電子郵箱的註冊工作。電子郵箱使用者名稱統一使用「部門**」字首，加名稱全拼首個字母（小寫）。註冊完成後報行政部備案。

2．8月11日前，行政部it組完成各小組辦公室電腦及附件裝置、網路設施的配置和檢修工作，確保電腦系統和公司網路安全、可靠、穩定執行。

3． 8月11日09：00進行無紙化傳輸系統第一次試執行，8月12日上午8：00開始正式啟用，各級各類上、下行公文均以電子文字形式傳輸。

各部門文員負責檢視郵箱，並及時匯報傳達。緊急或重要資訊由行政部向接收部門打**提示。由於電腦故障,不能使用電子郵箱的部門，由主管負責傳達。

檢視郵箱時間一般為：8：00、10：

00、11：50、14：30、17：

00。4．各小組要建立電子檔案，儲存各類電子檔案。確須列印成紙質材料存檔的，方可進行列印。

5．上報備案的電子郵箱，由it專人管理，未經允許嚴禁登出或更改使用者名稱，嚴禁收發非公務郵件。

6．部門的部門** 和部門**為部門與上級主管部門之間收發公文的專用郵箱，非部門對上公務禁止使用。為公司與各部門之間的公文收發專用郵箱，非公務禁止使用。列印材料等事宜請使用個人或其他郵箱。

二、電子公文傳輸的基本要求

1．電子公文的排版設定。上、下行公文統一使用word文字處理軟體排版。**類檔案可使用excel軟體排版，**資料使用jpg格式。

2．電子公文正文按照公司常用公文正文模板的具體要求進行排版。

3．電子公文加蓋印章或簽名。部門下行公文經馮主管審批後方可登記傳送。通過部門公章相關使用流程後，由發文員在公文上加蓋電子印章。

印章為**格式，印章統一大小為120*120pix，印章位置在檔案落款文字上。部門主管簽名或批示均使用**格式。各小組上行公文暫不加蓋印章。

4．電子公文簽收時限的規定。電子公文緊急程度為一般、重要、緊急三個等級，緊急程度為「一般」的要求從發文之時起6小時內簽收辦理，緊急程度為「重要」的要求從發文之時起4小時內簽收辦理，緊急程度為「緊急」的要求從發文之時起1小時內簽收辦理。

三、加強領導，強化責任，確保無紙化辦公工作有序進行

1．加強領導，強化責任。建部門負責人為第一責任人，馮主管為具體負責人的管理體制，切實加強對無紙化辦公的組織領導。it要擔負起公文傳輸、網路維護、電腦管理等重要職責，在上班時間確保計算機正常開機,及時進行公文傳輸。

馮主管負責對各小組進行流程指導、協調和管理工作。

2．嚴格要求，加強督查。各小組負責人要認真組織，嚴格要求，確保無紙化辦公工作有序進行。督導室、行政部負責對各部門無紙化辦公的實施情況進行督查，及時通報督查結果。

並逐步將資訊化工作納入各小組月度考核內容，加快推動公司資訊化建設步伐。