實行無紙化辦公的建議
及實施方案
近年來，隨著我公司的業務不斷開展，在日常工作中各種紙質單據、檔案、檔案的使用量和使用頻率越來高，公司的運營成本也在不斷增高，而且大量使用紙質檔案進行檔案記錄、傳達和管理，無形中也耗費了大量的時間降低了辦公效率。在當今計算機被廣泛使用，計算機網路日益普及的情況下，為適應現代化企業發展的需要，節約辦公成本，提高辦公效率，倡導「低碳、環保、綠色」理念，我建議公司著手推薦「無紙化辦公」程序。
一、 無紙化辦公的好處
1、有效地提高了工作效率
提高效率、資訊共享、協同辦公是大多數企業實行無紙化辦公的最主要的出發點。通過無紙化辦公，公司的會議紀要、工作總結、質檢報告、通知通告等等，都可以通過內部網路或oa系統（辦公自動化系統）向特定物件予以發布，節省了大量檔案印發、轉送、通知等方面的時間、人力和物力，同時，運用電腦進行操作後，檔案的存檔、查詢等更加方便，快捷，從而大大地提高了工作效率。
2．更好地體現了綠色環保
無紙化辦公除了讓大家「省力」，極大提高工作效率之外，「綠色環保」也是現在現代化企業採用網路互聯辦公的乙個重要原因。利用網際網路絡進行無紙化辦公，在不知不覺中紙質檔案大量減少。從小的方面說節約了紙張也就是節約了錢，從大的方面說，符合國家提倡的綠色環保政策，為保護環境貢獻乙份自己的力量。
除此之外，還大大減少其他如印刷、列印、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公費用。
二、 具體實施辦法
結合我公司實際，建議先從公司檔案管理方面率先實行無紙化，具體措施：
1、紙質檔案進行統一化編碼，實現中心一庫的檔案管理。我們可以根據業務分類，由各部門制定統一的檔案分類編碼，保證檔案的統一性和惟一性，和電子檔案一一對應，為檔案在各部門之間的呼叫和流通，為實現業務的異地辦理提供物質基礎。
2、建立公司內部伺服器網路，連線區域網至公司各部門，形成橫向通道，為下一步銜接辦公系統打好基礎。針對電子檔案與紙質檔案「雙套制」儲存問題，建議在紙質檔案和電子檔案之間建立乙個「通道」：即配置掃瞄器、數位相機等裝置，將紙質檔案通過掃瞄、拍照等科技手段使其影像化、電子化，建立「準及時」的影像系統。
3、建立檔案資訊保安機制。一方面要保證資訊利用安全，要建立層次分明、角色明確的資訊利用機制，建立檔案資料的儲存、遷移、及校驗機制確保資訊保安。另一方面要加強硬體（計算機、伺服器）的安全管理和軟體的安全管理。
硬體方面嚴把資訊儲存介質載體質量關，做好二級備份、多級備份，為電子檔案的長期儲存打下基礎。軟體方面就是使用專門、規範的檔案管理軟體，通過規範管理系統、規範許可權密碼管理，多層結構，加密通訊等安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的資料不被非法訪問、修改和破壞。
4、進行業務培訓，提高管理水平。我們應該加大檔案管理人員的培訓，學習《檔案法》、《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》等相關法律法規，提高電子檔案管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數位化管理的轉型工作，努力提高檔案管理水平。
無紙化辦公給我們帶來了便捷、高效的辦公環境，雖然目前還有很多的不足之處需要我們去不斷完善，但我相信，隨著辦公自動化技術的不斷創新，隨著人們對無紙化辦公意識的不斷提高，無紙化辦公會離我們越來越近。
無紙化辦公實施方案
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