協同辦公系統應用方案研究
一、專案背景
計算機技術、網路技術已經滲透到企業的日常工作中，大量的公文、報告、報表、資料等各類資訊量越來越大，涉及到的部門、合作夥伴越來越廣泛。傳統的手工處理方式，檔案、報表的傳遞方式和資訊的利用方式已經不能滿足企業發展的需要，影響了企業領導的決策和業務的發展。
協同辦公系統正是作為這樣乙個資訊管理系統，架起了使用者之間資訊的橋梁。利用已經擁有的計算機、網路資源，加快內部的資訊流通與資訊的有效利用,為公司各項工作提供乙個良好的辦公平台，提高公司的經營管理水平和工作效率。
二、協同辦公系統建立目標
協同辦公系統是以開放、先進的intranet/web技術為核心，在單位內部實現資訊資源共享和流通，系統是實現應達到以下目標：
（一）、為各級領導及時了解各方面情況，為巨集觀管理和科學決策提供高效便利的服務。
（二）、企業員工及時掌握各方面動態。
（三）、減輕辦公人員勞動強度，提高工作效率。
（四）、提高工作流程的規範化和制度化。
（五）、管理並合理利用企業各方面資訊資源，以促進企業業務的提公升。
（六）實現企業無紙化辦公，節約成本。
從公司的實際工作來說，協同辦公系統的匯入，可以有效的縮短公文處理的時間，減少人力、物力的損耗，提高工作效率；促進對行業資訊或相關業務資訊的收集、儲存、檢索、處理、分析，提高決策效能；還可以優化現有的管理組織結構，增強各部門、員工之間協同辦公的能力，改善提高經營管理手段和管理水平。
三、系統功能模組
協同辦公系統是乙個通用的資訊管理平台，平台主要包含四個主要部分：個人事務、公共事務、資訊交流和系統管理。
個人事務：主要是與個人辦公及通訊有關的模組的整合。
公共事務：提供了公共事務與業務綜合管理的相關模組，以及可自定義流程的工作流功能。
資訊交流：是單位內部進行交流的有力工具。
系統管理：用於規劃本單位資訊系統的結構、內容。按照組織機構、業務分類、功能需要設計資訊系統的選單，按照使用者所屬的部門、角色、管理範圍進行管理和許可權指派。
通過使用者許可權的管理，不同身份的使用者進入系統以後，可以見到、使用的功能模組是不同的，也就是說，如果沒有某項功能的使用許可權就不能得到相關的資訊。對於單位內部的資訊管理來講，許可權的管理十分重要，某些資訊只能領導掌握，某些資訊只能相關部門掌握。
四、基本執行環境
網路結構：區域網內部伺服器（資料庫伺服器、應用伺服器）、客戶端。如需外網訪問、需加防火牆。
伺服器需安裝windows 2000/2003作業系統或linux/unix系統。
客戶端只需要安裝windows 98以上的版本，使用ie5.0以上版本的瀏覽器。
五、實現步驟
將協同辦公系統真正融入到公司的各項工作中，要有乙個時間的過渡，也要有乙個各部門和全體員工逐漸轉變認識，逐步接受的過程。因此，協同辦公系統的匯入需要循序漸進地實現各項功能。在實際應用中逐步完善企業資訊化平台。
（一）、硬體條件
目前公司各部門及員工已配備了較完善的電腦、印表機等辦公裝置，構建了企業內部區域網路，較高速率的internet接入，為公司及各部門之間提供了資訊共通共享的硬體平台。
（二）、全員培訓
通過全員培訓，使全體員工盡快掌握協同辦公系統的應用流程和各項具體操作，具備相應的業務技能。同時在培訓中要注重系統管理員的培訓，系統管理員具備較高的硬軟體知識，以滿足協同辦公系統的維護需要。
（三）、建立系統管理制度
協同辦公系統的有效正常執行，公司公文和各種資訊的快捷暢通傳遞，需要有一套健全完善的管理制度。通過制度的建立，明確各部門職責，加強檔案和資訊收發流程管理、使用者的使用和許可權管理、系統安全和維護管理等內容，為系統的執行提供制度的保障。
（三）、逐步推進協同辦公系統的實現
1、協同辦公基礎功能的初步試用
目前，公司已將現試用的一款協同辦公軟體，在人力資源方面進行了試用，完成了經營班子滿意度調查，員工對系統的執行反映良好。在此基礎上，將內部資訊檔案共享、資訊傳達、非重要公文傳閱等其他日常辦公功能逐步投入使用，讓員工認可系統，為企業資訊化的順利執行打好基礎。
2、各部門相關協同辦公功能的實現
（1）工作計畫功能
根據每週例會各部門上報本週工作計畫，經營班子通過系統隨時可了解到各部門工作的進展情況、完成情況。
（2）、工作日誌功能
工程部、計畫部等相關部門將每日工程現場出現問題及處理情況記錄備案，經營班子可了解每日工程現場的相關情況及總工程進度。
（3）、人力資源管理功能
考勤管理、工資管理、績效考核等功能在協同系統中實現。
（4）、客戶服務管理功能
將客戶各方面資訊匯入系統，以使客服部各項工作有效進行，將其工作處理流程通過協同系統實現，經營班子可隨時檢視每日處理工作情況及作出指示。
3、全面除錯及意見收集
根據系統執行過程中的出現的問題及時進行處理，並徵集各部門的各種意見，優化系統服務功能，爭取達到協同系統與公司經營的完美結合。
4、協同系統的全面執行
經過對辦公系統進行全面除錯，全面執行辦公系統各項功能，使辦公系統滿足公司辦公需要，最終建立企業的資訊化管理平台。
綜上所述，匯入辦公自動化系統，從現實意義和實際操作性來講，目前公司基本條件都已具備，協同辦公系統作為資訊化發展趨勢，對於推進企業資訊化建設，提公升企業經營管理水平，降低決策風險，提高辦事效率具有重要的意義。因此，辦公自動化系統得實施勢在必行。
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目錄 1 第一部分工作目標和範圍 3 1.1建設目標 3 1.2專案目標 3 1.3專案實施的功能模組 3 第二部分實施流程介紹 4 2.1專案諮詢階段 4 2.2專案準備階段 4 2.3專案建設階段 5 2.4專案交付階段 5 2.5執行支援階段 5 第三部分專案實施計畫 6 3.1專案實施流程 ...