近年來，湛江移動公司因戰略規劃和市場運營需要增加了一些機構和部門，在提公升公司運營能力和緩解員工壓力的同時，隨之帶來的還有密集的會議日程。臨時會議、突發會議太多、議事缺乏規則、會議層次不清楚、會前準備不足、會後執行不力、會議紀律淡漠……這些早已成為眾多企業必須面對的普遍現象。面對眾多會議，想必公司多數員工也有著同樣的疑惑和無奈，一直苦惱於「會而不議，議而不決，決而不行，行而無果」，那麼到底怎樣才能開好一場高效的會議呢？
一次高效的會議，需要有技巧的組織人、有技巧的參會者，二者缺一不可，否則，就會乙個巴掌拍不響了。任何工作都需要有嚴密的流程，會議的召開也不例外，本文列舉了下表，詳細回答了開好單一會議所必需進行的五大步驟。
會議五大步驟：「組織者」和「參會者」分別擔當職責與需要掌握的技巧
乙個成功的會議包括會議目標、議程模板、會前充分準備、會中決策流程，四者缺一不可，否則就難以保證單個會議召開的高效。
一、開好單一會議的「四項基本原則」之一：無目標不開會
開好單一會議最重要的是什麼？是不是來開會的人都準備不足，沒有帶腦子和嘴巴來？因此要敦促每個來開會的人要做好充分準備嗎？——顯然不是。
是會議的目標不明確！
連會議的目標都不明確，就遑論會前去準備了——讓參加會議的人圍繞什麼來討論呢？因此，會議的組織者或者主持人一定要多問問自己為什麼開會。請讀者注意，如果已經做好了會議地圖，即明確了哪些會要開，哪些會不開，要開的那些會議的目的是什麼，那麼開會的時候執行就好了，不必再為這次會議的目的是什麼而感到煩躁。
如果不談會議體系，關於「會議目標明晰」，還是有一些速效的小技巧的：
◆制定會議通知模板，「會議目標」應是必寫內容，如不寫就可以不參加。
◆為了提示會議發起者不要動輒發起一些錢多辦事少的會議，可以制定乙個制度，即在會議通知上寫清楚本次會議的成本。
◆取消不必要的會議，從而提高會議的目的性。可選的辦法有：尋找可替代途徑，通過**、郵件而不是會議來諮商，會議合併，偶爾取消一兩次試試，取消不必要的例會，甚至所有例會，將議程合併到急需時才開，所有多少人以上的會議，都需要上級批准……
二、開好單一會議的「思想基本原則」之二：無議程模板不開會
會議目標確定以後，然後是議程的問題，一般企業都很重視「會議的議程」，很多經理拿到會議議程表後，都批評事前的會議議程不當，那麼，檢驗議程是否得當的標準是什麼？其唯一的標準是什麼？
是根據目標來確定議題，根據議題的重要性排定來確定先後次序和時間分布。我們可以看出，單個會議要做到緊密圍繞「議程」，而不是「跑題」，「老總訓話」或「部門扯皮」，「議而不決」為中心，就一定要般議程做成模板，使之標準化，並堅決執行，持續改進這個模板。
議程的標準模板是什麼？和乙份臨時起草的、口頭通知的、拍腦袋決定的、會上開到哪兒算哪兒的會議議程有什麼不同？
◆它是對以往會議經驗和教訓的沉澱
◆它是對會議目標的樹形分解
◆它是對會議各個議題的重要性的取捨和排列
◆它是對會議各段時間的約束和提醒
◆它把會前準備的顆粒度變小、變細。從而使得真正的會前準備成為可能。
三、開好單一會議的「思想基本原則」之三：無會前充分準備不開會
我們說會議的「共同時間」是寶貴的資源，最好被利用在人們無法單獨解決的問題上。因此，個人為會議做充分準備，就可以提高「共同時間」的利用質量。
那麼，在會議前準備階段，除了參加會者按照「議程模板」進行準備外，還要預防哪些容易出現的問題呢？
■決策人不能出席
在非常情況下可以考慮事前明晰一條原則並周知：決策人如果不能出席，則會議當即取消，讓決策人感覺到不能出席是有代價的，是拖累他人。從而決策人的會議時間安排的合理性、確定性。
■會議可能亢長拖沓，擠壓吃飯和就寢時間
攻略：設定一名「休息經理」的角色（最好不是行政職務最高的人，也不是會議的組織者），有權利決定會議進入休息時間。國內某民營企業家曾經宣布「站著開會」，以避免參會者太舒適，從而達到縮短會議時間的目的。
■會議規模不當，人員安排不當
攻略：由於「溝通管道」會隨著「與會人數」呈幾何級數增長，n個人會有n×(n-1)單向溝通渠道，所以在決定與會人員的時候，要首先說「某某可以不來」而不是「某某也可以來」
■地點選者不當
因設施、場地大小、交通干擾等因素導致達不成目標時，可以考慮以下攻略：換位思考、模擬出行、場地的會前除錯至少需要兩次。
當然，要做到會前準備得當，光靠「事前籌畫」是不夠的，還要靠「會後反饋評價」。以形成乙個事前事後的閉環，不斷總結不斷反思改選。
我們給出乙個會後反饋評價的清單
◆會議的目標是否清晰？
◆議程與有關資料是否在開會前適當的時間收到？
◆會議是否準時開始於準時結束？
◆倘若會議不是準時開始於準時結束，那麼原因是什麼？
◆會議是否按議程所制定的次序進行？
◆會議的目標是否達成？
◆如有必要分配工作並決定其期限，則這些工作是否能做好？
◆在全部會議時間內，有百分之多少的時間沒有被有效利用？為什麼？
四、開好單一會議的「思想基本原則」之四：無會中決策流程不開會
到了會中的決策，最容易出的毛病是什麼？議而不決，就像有的會議一樣，都開到華燈初放上了，連扯皮都沒有力氣了，但該決策的事情還有沒有個說法。
估計這種議而不決的會議，還是同乙個主題，還會再開一次、兩次。
怎麼辦？這種會議的決策角色上，有乙個rapid決策模板：要想決策快，就要明晰五種決策角色，先後順序是：
r:reference建議者的角色
i:input參考意見者的角色
a:agree批准者的角色
d:decision決策者的角色
p:practice執行者的角色
值得說明的是，批准者和決策者有區別嗎？當然有，而且這種區分即非常重要也非常微妙
◆首先，承擔批准者角色的人對建議擁有否決權，行駛否決權會引發與建議者之間的爭論，促使對方修改建議.
◆如果爭執不下，他們就會把這個問題交給手握決策權的人
◆最後，擁有決策權的人是正式的決策者，打破決策過程的僵局並讓組織投入行動。
乙個有效和高效的會議，需要會議負責人和與會者共同的努力。從會議前期的準備到會議的召開再到會議決議的落實，我們都需要採取有效的措施來加以保障。
為了避免這種惡性迴圈：，讓我們記住可以高效開會的四項基本原則。
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