會務一般分為三個階段，會前準備、會間服務、會後處理
(一) 會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當簡化）
1、 制定會議方案。
對會議的名稱、主旨、形式、規模、會期、議題、日程安排、經費預算、組織領導等拿出意見，提交領導討論審定後，即作為組織籌辦會議的依據。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。
2、 拿出會務工作實施計畫。
主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務的領導和具體辦事人員心中有數，避免忙亂和大的疏漏。
3、組織召開協調會議。
較大型會議會務任務重，服務保障的部門多，要根據需要，組成會務工作組，召開會議籌辦工作協調會。召開會議籌辦工作協調會的主要內容是：傳達或印發會議方案，明確各組或各人的任務，研究和補充《會務工作實施計畫》，協調一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責任到組到人。
3、 印發會議通知。
召開會議的基本問題確定以後，要盡快發出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括「八要素」：即會名、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。
注意事項主要講需要攜帶什麼材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數及所乘坐車次，以及有問題如何聯絡等。
4、印製會議票證。（大中型會議）
對正式出席會議的人員要發給出席證，列席會議的人員要發給列席證，會議工作人員要發給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印製使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印製車輛通行證。各種票證顏色要鮮豔，且互相區別，以便於辨認。會議各種票證應於會議報到前印製好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發。
如會場有條件擺座籤，最好用擺設座籤的方法取代座次證。
5、準備會議用品。
本著勤儉節約的原則，按照會議方案中的預算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括檔案包(袋)、筆、本等。茶歇可根據給出的預算按照個人分配。
表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務，要提前準備選票、票箱、監票和計票人胸簽及計票所需物品。
6、會議用品申請流程
根據方案中的預算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯絡函，先交由部門負責人簽字，部門負責人同意之後交由行政負責人統一採購。
7、印製與會人員和工作人員名冊。
8、印製《會議須知》。
《會議須知》一般包括6個方面的內容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務組等會議工作人員的**號碼、注意事項。會議編組主要根據會議的任務確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。
9、安排好生活保障。
主要包括食宿、醫療、交通和通訊4個方面。會議方案確定後，要把會議人員、伙食標準及其他服務保障要求及時通知接會的酒店。
10、設定會場。
設定會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設並試用話筒，座次要按照「中為主、左為上」的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等裝置要全面了解，如無把握，應有應急方案。
11、做好接站準備。
依據與會人員報到時所乘車次，列清什麼時間、接哪個車次的哪些人、什麼車去接、由誰負責等，發給有關人員按表抓落實。
(二)會間服務階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據實際需要，做好以下8項工作。
1、組織好會議報到。
提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，並向上級匯報，得到指示之後妥善安排。
2、會場組織工作。
每次舉行全體或分組會議時，會務工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設定和裝置，然後協助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點並報告到會人數，掌握和隨時通知有關人員調控會場音響、溫度、照明等；督促服務人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員範圍等，也需要隨時進行排程，作出適當安排。
3、會議主持詞的撰寫。
主持詞有時由材料組負責，有時由會務組負責。即使由材料組負責，會務工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學習討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。
尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等於會議的「指令碼」，會務工作人員必須熟悉主持詞，才能協助主持人順利完成會議預定議程。
4、做好會議記錄。
要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發材料的要分別依據重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發材料的，要著重記錄講話人作出發揮、增補或解釋的地方，作為已印發材料的補充留存。
重要報告、講話要錄音、錄影。領導人的即席講話，重要的也要錄音，以便事後按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內容和程序，為日後查考提供依據。
5、現場參觀組織工作。
事先要派員察看現場，與被參觀單位商定現場會開法和參觀路線，提前做好各項準備。現場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛工作。參觀時，會務工作人員要分工把口，加強聯絡協調，統一指揮排程，維持好參觀秩序。
6、會議演示文稿編印工作。
有的會議為使領導成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領導主持和指導會議提供依據和參考，要編印會議演示文稿，由材料組或會務組編印分發。編印演示文稿的一般要求是：標題要醒目，內容要精煉，篇幅要簡短，印發要及時。
7、會議材料**工作。
會議印發的屬於保密範圍的檔案材料，在會議結束前應予以**，以防發生失洩密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會後仍要跟蹤**，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱檔案的人員，發文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時**。
8、做好與會人員的返程服務工作。
會務組應在會議結束前知悉返程需要住宿安排的人數，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天徵詢車次，是否需要預購車票，並分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關鍵的是抓好安全，應在會議結束時，通過主持會議的領導強調返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規定。
(三)會議善後階段。會議結束，會務工作不能同時結束，還要繼續做好會議的善後工作。會議善後工作主要有以下4項：
1、做好財務結算。
會議結束後，會務組要及時與酒店有關人員一起，核算住房、伙食等費用，並盡快結算外圍賬目。對凡屬已列入會議預算或預算外開支應納入會議報銷的經費，都要作出處置，不要有遺留的問題。
2、做好會務工作總結。
會務工作基本完成後，大會秘書處應及時召集全體會務工作人員進行總結，肯定成績，指出問題，找出經驗教訓，並對表現好的人員進行表揚。
3、會議檔案材料的合訂留存。
會議形成的一切檔案材料，包括主持詞和發言記錄等，在會間都要注意收集，會後要系統排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。
4、會務用品的歸還和整理。
每次會議結束後，對一些常用的會議用品，借來的應立即歸還，自置的應加以整理，以便下次再借或再用。
會務接待流程
一 會務工作總體思路 一 任務分解 將會務工作分解為各專項任務，明確分工 保證質量。二 責任到人 每項任務均有專人負責。三 周密計畫 每項任務均須制訂周密的工作計畫。四 逐項落實 計畫的每個環節 步驟均須嚴格落實。二 會前準備 一 成立會務組 1.會務組組長 總體負責。2.文秘材料小組 負責組織 收...
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一 會務工作總體思路 一 任務分解 將會務工作分解為各專項任務，明確分工 保證質量。二 責任到人 每項任務均有專人負責。三 周密計畫 每項任務均須制訂周密的工作計畫。四 逐項落實 計畫的每個環節 步驟均須嚴格落實。二 會前準備 一 成立會務組 1.會務組組長 總體負責。2.文秘材料小組 會議邀請函 ...
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工作職責與訓練流程 場內總監 守門 面帶微笑，跨立姿勢，在門口負責檢票所有嘉賓憑票入場 一人負責檢票，一人負責開門，統一問候語同時彎腰15 下午好，請出示您的門票和座位牌,請帶好您的票，祝您學習愉快！開課後，提示遲到的學員手機調至振動或無聲狀態 中場休息時，配合其他助教鼓掌提示客戶入場 學習顧問未著...