（內部材料）
為進一步提高我局承辦會議的質量和效率，促進承辦會議工作程式化、規範化、制度化，特制定本制度。
一、適用範圍
1、由我局承辦的系統內（**）及系統外的大中型綜合會議由辦公室牽頭，其他部門配合。
2、業務性會議及業務部門承辦的上級會議由對口業務部門負責，其他部門配合。原則上「誰主辦、誰負責」，特殊情況由局領導統一協調安排。
二、會前工作
1、成立組委會。根據會議內容及局領導意見，主辦部門牽頭成立組委會，並組織會務人員召開準備會議，明確工作職責，填寫《會議流程責任分工表》（附後），主辦部門負責制訂詳細的會議工作方案。
2、發出會議通知。會議通知由主辦部門發布，包括會議名稱、時間、地點、會期、內容、與會人員範圍。
3、印製《會議指南》。《會議指南》由主辦部門制定，辦公室統一印製。內容包括會議日程、會議檔案、食宿、乘車安排、座席安排、發言順序、作息時間、代表名單、注意事項等。
4、接、送站，訂票。主辦部門提前與代表聯絡到達車次（航班）時間及返程計畫，安排車輛專人接送站。
5、會務籌備。主辦部門與辦公室做好協調配合做好相關會務籌備工作。
1) 食宿安排：根據會議型別確定酒店，預定代表酒店，落實用餐方式，擺放宴請座籤。
2) 落實會議室：會議室的選擇預定，設計、布置方案。
3) 印製證件：會議憑證、會標、引導牌、桌簽、出席證、列席證、工作證、請柬、通訊錄等。
4) 裝置：膝上型電腦、投影儀、照相機、攝像機、錄音器、網際網路等裝置。
5) 用品：簽字筆、資料袋、筆記本、水果、礦泉水、濕巾等。
6) 禮品：根據要求制定。
6、會場布置。主辦部門與辦公室做好協調配合做好相關會場布置工作。
1) 會場座位安排、主席台桌簽擺放。
2) 懸掛會標、擺放花卉。
3) 保證照明、通風、錄音、錄影、投影、話筒、空調裝置齊全、有效。
4) 迎賓區入口處有醒目的引導牌。
5) 簽到區設定在會場路口處，要求乾淨、整潔，最好有台布。
6) 諮詢處桌子正上方懸掛印有「諮詢區」的展示牌。
7、會議預算。根據會議要求及安排情況編制詳細的會議預算，報局領導審批。
8、會前檢查。主辦部門在會議前檢查、協調、落實會務籌備情況，發現問題及時解決。
三、會中工作
按照會議分工責任要求，主辦部門做好以下工作：
1、會前準備。做好會議檔案、材料、會議用品的準備與分發工作。
2、會前檢查。會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場會標、桌簽、燈光、音響、投影儀、茶飲等。
3、會議招待。會議報到、就座、食宿安排、車輛使用等接待工作。
4、核實人員。落實主席台領導、發言人是否到齊。
5、會議記錄、照相。認真做好會議記錄和領導講話、大會錄音、錄影、照相和多**演示等工作。
6、會議值班。從報到當日開始到代表離會期間，實行24小時值班，及時聯絡解決各種可能出現的問題。
四、會後工作
主辦部門要做好相關善後工作：
1、安排離會人員退房、送站。
2、資訊整理。會議記錄、領導講話、代表發言、攝影**等資料的彙總、整理。
3、會議檔案及用品的清理、收集、歸檔。
4、宣傳報道。向辦公室報送與會議精神有關的資訊和新聞**，向各級**進行投稿。
5、會議相關費用的結算工作。
6、組委會進行會議組織工作總結。
五、會議責任分工表
會議責任分工表
備註：該錶可根據具體會議內容由主辦部門進行增減。
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