組織大中型會議（含活動）是企業對外宣傳的重要視窗，也是企業檢驗公司行政管理和後勤保障工作的試金石，會議的後勤保障工作有沒有做到位，對會議的成功召開具有重大影響。好的會議組織形式，有積極的正面宣傳作用，一場糟糕的會務組織對企業不僅沒有起到積極的作用，而且還會帶來負面的影響。通過對近年來公司已成功舉辦的各類活動進行總結，建立具有本企業特點的大中型會務組織方案，供今後舉辦會議（活動）參考。
一、會務組織的4個階段：
（一）前期籌備階段：活動前的1個月至10天之間。（二）會前響應階段：活動前的5天至會議召開前。（三）會務保障階段：活動開始至會議活動結束。
（四）會務清理階段：會議活動結束後參會人員開始撤離至會務組完成全部工作後解散為止。
二、各階段會務工作任務：（一）前期籌備階段工作任務
1、根據會議**（如年度工作會議/半年工作會議/企業周年慶典等）按貫例召開會議前乙個月左右，辦公室（或綜合辦）負責人，通過工作請示的形式，向公司領導請示，是否召開相應的會議活動。如經領導批示需舉行，則會務組織方案啟動。啟動的最初期主要由辦公室負責人與公司領導溝通，只需少量行政辦公管理人員參與即可。
需要做以下3個方面的內容：
2、草擬會議通知並及時下發到各受文單位。通知的內容主要包括
以下3個方面：
（1）準備召開什麼會議；
（2）準備什麼時間在什麼地方召開；
（3）明確各受文單位在這一階段需提交什麼材料或做哪些會議材料。要求準備的材料要在什麼時限內完成（上報）。
注意事項：檔案通知時，下文單位應充分考慮到受文單位完成的時限，要留有一定的工作時間餘量，不可過於精確計算時間，以便在執行過程**現變故，不能按時完成從而影響後續工作。
3、下文通知後，在距上報時限的前3天開始，保持與受文單位的溝通，了解材料準備情況，提醒相關單位在限時內完成。
4、會議前20天，需與擬召開會議的賓館（活動場所）進行溝通，了解會場、入駐客房、生活條件、餐飲等。會議前10-15天左右，與舉辦會議的場所提供方簽訂預定合同（如有必要，可預交定金以防酒店方因客源爆滿造成臨時改址的嚴重後果）。
（二）會前響應階段工作任務
1、會前4天下發會議正式通知。通知的內容主要包括：（1）召開會議的具體位址，報到時間段、地點（2）報到地點接待人及聯絡**
（3）需要帶的會議材料，告知會議指南什麼時間發放。（4）參加會議的人員名單
（5）參加會議的費用，及費用報銷方式。2、會務材料準備
（1）大會主要議題材料的列印，裝訂。
（2）會議指南列印、裝訂並將要發放的材料按份數裝袋好。（3）簽到材料準備。
（4）為應付大型會議臨時要用材料，會務組在入駐時需安排記錄攝影組自帶好備用電腦、印表機、紙張、投影儀。
3、會務組建與成員分工
一般會務組由5-10個人組成，一般分為以下6個組：1、接待組（負責報到，接送客人（會務用車）等工作）2、文體活動與節目組（負責晚宴的主持，演出的安排、文體活動的安排等工作）
3、結算組（負責會務費的收取、開票，酒店方的費用結算等工作）4、後勤組（負責客房服務，茶歇及工作餐和晚宴的安排等工作）5、燈光音響組（負責會場、宴會廳燈光、音響的調控，活動攝像等工作）
6、記錄攝像組（負責會場布置，會議的記錄，宣傳，會議資料等工作）
注意事項：每乙個組要有專人主負責。由會務組總負責人進行協調。會務安排過程中，要事先按排誰入住哪個房號，並事先列印好。不能出差錯，如有臨時調房的，要及時修正。
4、會場布置工作（1）大會條幅準備：
要明確要懸掛幾條，文字的內容是什麼，掛在什麼地方（一般在主會場主席台和會址大樓前）。大會其他展物的準備（如先進事蹟展示牌或易拉寶等）
以上物品需在會前預訂好，在會議召開前布置會場時到位。（2）主會場布置：掛條幅（展物），按參會人數擺放桌椅，（有時）大會需安排擺放主席台。
擺放要求：以會場整體的美觀和便於參會人員進出為原則，如有投影的，要充分考慮無遮擋和走線。
（3）會場、座次安排
①會場安排根據會議的內容、發言人及參會人員數量而定。大會、講座等參會人數較多時，採取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，採取圓桌式就座。②座次排列
座位順序一般以座位的面向為準，先中間，後左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規律應是：
a、職能部門對排名有詳細規定的，以其排列的順序為準。b、按幾大班子常規排列；按單位排列；按行政區劃排列。c、同等職位的，按任實職時間為先；同等資歷的按班子，同班子的按排名先後；不在職的同志，根據場合酌情排列。
d、上級來人參加會議時，應根據來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。
e、應注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。座籤是與會人員身份的標誌。既充分體現對該座人員的尊重，同時有清點人數的作用。
座籤一般應當用淺紅色紙、黑字書寫。應寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。
（4）音響裝置除錯：（麥、投影、音控臺三大塊）關健是主持人麥和發方席麥的除錯好，擺放要到位，以免臨時出現不出聲的問題。會前**要事先**一次。
明確入場時、主持人宣布會議開始時、頒獎時的**要區分。一般進會場時可播氣氛輕鬆的輕**或交響樂，會議開始時播《國歌》、頒獎和散會時播《運動員進行曲》。
（5）會場外準備放置茶歇時茶點的桌子和會議材料堆放小間。（6）影相器材的準備。檢查照相機及電源等是否完好。拍集體照用哪個裝置，是否外請專業人士照相，要事先協調好和除錯好。
5、吃、住、娛樂安排
（1）會議前3天與酒店協調確認妥入住客房號、飲食安排。（2）察看文體（娛樂）活動場地。
（3）會務組應在參會代表入住前準備好會務和客房茶點。
（三）會務保障階段1、報到接待：
（1）事先與酒店方協調，將入住人員清單列印乙份交酒店前台介面人。了解會場洗手間走向。
（2）人員報到前，後勤組人員將預備好的水果放入客房。供客人使用。人員報到時，按規定發放乙份裝有會議材料的資料袋，引導客人入住。
（3）會議期間茶水準備及指定倒茶水人員。由後勤組協助酒店服務生完成。
（4）茶歇期間準備。要求茶點乾淨，擺放整潔美觀，易於客人食用。如有準備熱飲，要預先估計茶歇時間，提前準備，紙杯要準備足量。
各組分工不分家，隨時觀察並處理突發事件。由會務總負責人協調人員。
2、就餐工作：
監督預定的餐桌數量、菜譜變動情況、根據會議議程變化，與酒店餐飲部溝通上菜時間和上菜順序。如晚宴期間有安排活動的，要分階段上菜。酒水及酒杯要在就餐前按桌數全部準備到位。
3、文體與娛樂工作：
應在活動開始前，將本次活動的地點，文體或娛樂的方式及時通知到每個人。在活動期間，接待組和後勤組要隨時觀察參加人員的精神狀況。防止人員失蹤等遇外事件發生。
活動結束後，清點現場和結算。
（四）會務清理階段工作。
1、參會人員返程前，接待組要了解與會人員返程交通工具，事先安排好接送的車輛。
2、退房與開票，接到入住人員退房通知後，及時與酒店方前台聯絡，協助辦理開票。如有安排購票的，應在辦理開票時交付車票。
3、撤離酒店前，需再次一一清點入住時我方攜帶的物品，核對清楚無誤後方可撤離，防止遺漏丟失物品。對有涉及公司的剩餘材料不得留在現場。
4、由會務總負責人負責召集會務組成員召開一次簡短的會務總結會。
辦公室編二0一0年七月
大中型會議承辦制度
內部材料 為進一步提高我局承辦會議的質量和效率，促進承辦會議工作程式化 規範化 制度化，特制定本制度。一 適用範圍 1 由我局承辦的系統內 及系統外的大中型綜合會議由辦公室牽頭，其他部門配合。2 業務性會議及業務部門承辦的上級會議由對口業務部門負責，其他部門配合。原則上 誰主辦 誰負責 特殊情況由局...
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慶典樂隊 演出人員 禮儀 模特 特勤護衛 一 德州分公司承接大中小型活動，以下是公司可以與您合作的範圍 演唱會，展會，開幕式等活動 臨時勤務 短 中 長期安保 禮儀，模特，走秀，平面模特 1 展會 國展 新國展 會議中心 農展 北展等大型展館內 等 2 服務派發 志願者 臨時工作人員等 3 禮儀 模...
會議會務制度
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