會議活動是一種典型的群體活動，是乙個由諸多人為因素同時聚合並相互作用的複雜過程。作為會議組織者或會議主持人，要想通過有效的組織把所有與會議活動有關的因素有機地結合在一起，從而形成乙個為所有與會人員所期望的過程和功能輸出，圓滿地完成會議預定的任務，就必須具備整體思維的能力，為會議建立起乙個具有整體性特點並能運**如的組織工作系統。要召開乙個會議，不管會議的形式內容怎樣，都有許多方面的工作要做，特別是一些大型會議的組織工作，其情形就更為複雜，除了要做好會議本身的組織工作以外，根據會議活動的需要還要和公安、交通、警衛、新聞單位等方面發生聯絡。
一是會議組織者必須具有整體觀念，具有統攬全域性的能力，在會議組織工作中，能在首先做出整體設計和部署的基礎上考慮和安排具體工作，避免那種見「樹」不見「林」，只偏重於某一項工作的做法。二是會議組織者除了對會議的全部組織工作要做到統籌規劃、分工明確以外，還要特別注意和強調各個方面在整體目標一致的前提下的協同配合，不允許任何不顧整體需要，強調分工而拒絕配合的現象存在。三是會議組織者除了要做好對會議本身的組織以外，還要能夠處理好與會議活動有關的其他各種社會因素，以免顧此失彼，造成不良的社會效果。
例如，不能只考慮對會議的氣氛和規格而忽視了政策界限，不能只考慮對會議的廣泛宣傳而忽視了會議的保密工作等。為了保證在會議活動中能有一整套符合整體性原則的組織工作，通常在組織一些大、中型會議時，會議主辦者都要吸收所有與會議組織有關的部門的負責人參加大會的組織工作機構，並按照會議的統一的要求，各方分兵把口，協同配合，從而使會議組織工作自始至終顯示出有條不紊的工作秩序和強有力的整體功能。
二、動態性原則
會議組織是乙個動態管理過程，在這個過程中，會議組織者既要面對和處理許多確定因素，又會遇到許多隨機因素。因此，要想成功的組織乙個會議，也必須適應這個動態過程，並使會議的全部組織工作顯示出動態管理的特性。會務工作動態性原則要求會議組織者對會議的組織既要符合整體性的原則，同時，又要把會議的全部組織工作放到乙個或多個並列的時間上去認識，在動態中去預見和解決所出現的或可能出現的問題。
實踐證明，在實際的會議活動中，如果不把會議的組織工作視為乙個動態過程，有些問題是很難被發現的。會務工作動態性原則要求會議組織工作也必須同時間一樣是流動和連貫的，在會議進行的每乙個時間段上都有與之相對應的會議組織工作。在一次會議召開之前，會議組織者應設想在各個環節上可能出現的問題，並採取相應的措施，以使會議組織工作萬無一失。
三、時效性原則
會務工作時效性原則突出強調的是：會議組織者在會議活動的任何一項工作做出布置時，必須同時明確開始和完成此項工作的時間。在會議組織工作中，任何一項具體的工作都不是孤立存在的，而是與會議活動中的其他工作互相聯絡、互相影響和互相作用的，更何況會議活動是在預定的日期和在限定的時間內進行的，所以，這一切都要求會議工作人員在會議組織工作中特別要強化時間觀念、時效觀念，全部工作必須在規定的時間開始和完成，不然，由於某一項工作的拖沓，就可能招致整個會議組織工作受到影響，甚至致使會議延期。
為保證會議組織的各項工作的時效性，作為會議的組織者，首先要運用統籌學的方法，把會議的全部組織工作在同乙個時間軸上展開，根據各項工作相互間的時空關係，依次排出各項工作的次序及開始和結束的時間。除此之外，在會議進行過程中，還會遇到一些臨時增加的工作，但即使對這些工作臨時做出安排時，也要對其完成的時間做出明確的規定。強調會議組織工作的時效性，還要在會議活動中，選派那些時間觀念強、工作熟練的人員參加會議的組織工作，堅決摒棄那種時間觀念淡薄，不按規定時間完成工作的做法，從而使會議組織的各項工作都可按預定的計畫進行。
四、超前性原則
會議組織工作的超前性原則就是強調會議各項組織工作的計畫性，即盡可能做到事事有計畫，凡可提前做的，都提前做好準備。同時還必須使會議組織工作的計畫具有預後性，是指在計畫遇有變化時必須有應變措施，有補救的手段。乙個計畫制定的再嚴密，執行起來也難以做到一成不變。
所以，為了使會議組織工作的超前性切實得到保障，在做計畫時，對每乙個內容都要考慮，並根據可能出現的情況準備應付變化的第一套或第二套方案。如果沒有應變措施，遇有變化便無可奈何。如果在組織會議時，既做了計畫，又有相應的預後措施，那麼，對會務工作中出現的新問題便能應對自如。
第四節會務工作的要求
正是因為會議組織工作對於會議活動來講有著特別的重要性，並有一些需要特別依循的工作原則，所以，人們為保證會議活動的正常進行，為保證會議的效率和質量，對會議的組織工作也就有了一些特定的要求。
一、準備充分
會議活動是由多人（有的甚至是成千上萬的人）共同參加的種群體性活動。會議組織的所有工作都是直接和同時面對許多人的，若出現紕漏常常都是當場「**」，除了直接影響到會議的正常進行不說，還往往會產生難以挽回的影響。因此，任何會議無論規模大小，都要做好會前準備工作，準備工作必須要有詳細的具體計畫，這是保證會議順利進行的首要前提。
對會議組織工作來講，準備充分是指對會議全過程的組織工作都要準備充分，要盡可能把所有問題都解決在會議召開之前，寧可推遲會期，也不要倉促開會。
二、組織嚴密
組織嚴密是會議得以順利進行的保證。組織嚴密是指整個會議系統能形成乙個靈活暢通、操縱自如的整體。其主要包含有三方面的內容：
一是政策落實，即會議目標的提出和各項會議內容必須符合黨和國家的各項方針政策，符合本組織整體管理目標。在會議活動中，不能出現違背黨和國家的方針政策，違背組織管理目標的做法，以免對社會、對本組織產生負效應。二是人員落實，即與會議活動有關的每一項組織工作、每乙個工作環節都要有專門的人員來做，責任到人，並要求明確。
三是時間落實，即對會議的每一項組織工作開始和完成的時間都做出明確規定，並在完成過程中定期檢查監督。
三、服務周到
會議的服務工作也是會務的主要工作之一。作為會議組織者對會議期間與會人員可能遇到的情況都要盡量考慮周全，不要怕麻煩。在會議所提供的常規服務以外，對一些有特別需要的與會人員，在政策和實際條件允許的情況下，也應盡可能滿足，以保證與會人員能以良好的精神和身體狀態，參加會議的各項活動。
對難以解決或一時難以解決的困難，要耐心向有關人員解釋清楚。
四、確保安全
這是會務工作的一項基本要求。確保會議活動的安全包括兩個方面的內容：一是保證會議各種檔案、資料的安全，一些有特別保密要求的檔案，要制定出相應的保密紀律，不能出現丟失和隨意擴散的情況；二是人身安全，特別是在有較高階別的領導人員參加的會議，就更需要有特別的安全保衛措施。
除此之外，在會議期間，如何保證與會人員在飲食衛生、醫療保健、外出交通和個人貴重物品的安全，防止出現意外，也是需要會議組織人員認真考慮，嚴格防範的，切不可存在一絲一毫的僥倖心理。
五、講究效率
會務工作的時效性非常強，它要求參與組織和服務於會議的工作人員在一定的時間內必須完成一定的任務，否則就會影響整個會議的程序，嚴重的還會造成惡劣的影響。因此，會前應該準備的工作，必須按時、保質保量的完成，會間的各項服務工作也要講究效率，確保會議質量。會議的善後工作雖然在會議結束以後進行，但並不意味著可以無限拖延，如果效率不高，時間過長，也會影響到會議精神的傳達、貫徹和落實，同樣會影響會議的效果。
第五節會議的組織程式
會議的組織程式有多種多樣，根據會議的規模、形式、所要達到目的採用不同的組織程式。但通常有以下內容：
一、會前的準備工作
（一）制定會議方案
制定會議方案就是根據會議要解決的問題和會議目標，對計畫召開的會議所做出的總體性規劃。制定會議方案的工作，通常由承擔會議前期準備工作的部門辦理。會議方案屬會議工作文書，一般僅涉及會議活動的一些最基本的內容，如會議因由、會議目的、會議方式、會議議程、會期、與會人員的身份特徵、計畫與會人數、會議預計總費用和開支辦法等。
制定會議方案應遵循如下兩個原則：（1）合理原則，即會議主辦者對會議方式、規模、會期、會議經費的數量和開支辦法的確定必須合理，必須和會議主辦者的身份和職權相適應；（2）節儉原則，即在滿足會議活動的基本需要的同時，盡可能減少會議投入，少花錢，多辦事，杜絕各種鋪張浪費。
（二）會議經費預算
會議經費預算是會議主辦者就計畫召開的會議活動的支出（和收入）情況所做出的計畫。在會議活動當中，會議經費預算是會議主辦者獲得所需的經費和會議財務管理工作的乙個重要程式。會議經費預算應根據會議的規模、方式、會期和特定的標準列出有關專項費用和總費用的數額（如會議活動帶有贏利的性質，還應按照有關的規定，列出預計的各項收入和總收入的情況）。
在做出會議經費預算時，對會議所需支出的各項費用，通常按以下幾個專項開列與計算，這就是：檔案印刷費、交通費、公雜費、住宿費、伙食補助費、醫療費、專項活動費和無收入者與會費用等。會議經費預算做出後，應上報上級領導和財務主管部門。
編制會議經費預算是會議組織（籌備）當中的一項重要工作，在這項工作中應特別注意以下兩點：第一，要嚴格遵守財務制度，不能以任何藉口或名義，將一些超出會議活動範圍以外的，違反財務制度的費用（或收入）列入會議預算之中；第二，如實列報，即使是屬於會議的合理支出（或收費）專案，也應從嚴掌握，精打細算。
（三）會議報批
會議報批是會議組織者對計畫召開的會議辦理請示和批准手續的過程。在實際生活當中，任何乙個部門凡計畫召開乙個會議，當這個會議達到一定規模時（人數、會期、費用等），就要按照規定，向上級領導機關做出請示，只有在上級機關批准之後，會議活動才可按計畫舉行。凡需履行報批手續的會議，要在文書請示中寫明計畫召開會議的理由、目的、任務、會議方式、參加人數、會期、會議地點和所需費用等情況。
除此之外，如還有需向上級機關說明和需要有關部門給予特別關照的情況，也應在請示中一一寫明，以便於在獲得上級機關批准後開展工作。
（四）組建會議機構
在實際工作當中，有兩種形式的會議工作機構，即會議常設工作機構和會議臨時工作機構。會議常設工作機構是為安排領導機關日常的會議所設定的工作機構，如在一些辦公機構內部設立的會務處、會務組一類的部門。會議常設工作機構的職責就是為領導同志安排、承辦一些日常的辦公會議、例行會議和小型會議。
如遇主辦或承辦的較大型會議，也多由這些常設機構的人員作為骨幹，組成會議的臨時工作機構。會議臨時工作機構是為籌備和組織特定會議而臨時組建的工作機構，常見的「××大會組織委員會」、「××會議籌備組」、「××會議秘書處」等就是這種臨時的會議工作機構。
根據會議的方式和規模不同，會議臨時工作機構的組建常有三種不同的形式。
1、會議**工作機構。會議**工作機構是大型會議的籌備和工作機構型別。內部是由三個級別的機構所組成的，這就是：
大會組織委員會──大會組織委員會辦公室──各職能處（組）。大會組織委員會是大會組織工作的最高權力機構，有權決定大會組織工作當中的一切重大事宜；組委會辦公室是組委會的辦事機構，負責對組委會決定事項的辦理，作為中介機構，將會議組織工作的有關事宜分解到各個職能處（組），並對各職能處（組）的工作情況進行必要的協調；各職能處（組）的工作則是按照分工和組委會辦公室的布置，具體從事對大會的各種事務性工作的辦理。在這種**工作機構中，組織委員會的負責人即是大會負責人，辦公室負責人即是組委會組**員，各職能處（組）的負責人也應是組委會辦公室組**員。
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